商务秘书ppt课件

学习和积累对于商务秘书来说是一项十分重 要的日常工作。因为商务秘书随时可能遇到突发情况，随 时要准备答复企业管理层的咨询，在有些情况下，商务秘 书没有时间查找资料，只能依靠日常的积累处理突发问题 。
首先秘书要做有心人，在日常工作中必须积 累大量的数据和资料。其次，要提高分析问题和解决问题 的能力，保证参谋服务的及时、准确、适宜、经济。只有 这样，参谋服务的效率才会提高。
秘书要在提高办事效率上下功夫，首先必须树 立
效率意识，把办事效率与公司经营管理效益结合起来 考虑，其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次，要 充分运用现代化的办公手段，尽量把办公设备能承担的 事务分离出去，集中时间和精力处理其他事务 。
二、商务秘的管理职能
（二）如何进一步提高商务秘书的管理能力
1、不断加强日常学习和积累
二、商务秘书的管理职能
3、 商务秘书要能够处理企业内部的各项具体事务 办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为
上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相 当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节 ，具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、 机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆 管理等。
二、商务秘书的管理职能
2、企业内部应当建立商务秘书定期培训机制
现代企业管理理论认为，企业管理机制中的 奖励机制应该更为灵活，不仅包括物质奖励，还应当侧重 于对员工实施精神奖励，比较有效的精神奖励方式就是对 员工实施职业能力再培训。企业建立针对商务秘书的定期 培训机制是十分必要的，而且培训机制应当注重灵活性， 可以采取多种方式进行。
三、商务秘书的素质
3、良好的知识结构 商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈
判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而 对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构 来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理 、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须 要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学 、公关学、经济法学、行政管理学等知识。
三、商务秘书的素质
4、较高的信息处理能力。 商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务
二、商务秘书的管理职能
2、商务秘书要承担协调企业内部及外部各项事务的职能
在现代企业中，商务秘书承担着承上启下的重任。 它要有机地将企业管理层和员工队伍连接起来，将管理层 的决策传达给员工，又要将员工的诉求反映给管理层。从 这个意义上说，商务秘书必须要具备协调各种复杂关系的 能力。商务秘书的协调职能还要包括协调与本企业发展相 关的外部各种关系，包括与客户、市场、竞争对手等等的 复杂关系。很多情况下，商务秘书要代表本企业出席各项 活动，这更是商务秘书管理企业职能的表现。
基本框架
一、商务秘书
（ 一）商务秘书的定义 （二）商务秘书的分类
二、商务秘书的管理职能
（一）商务秘书在企业中的管理职能 （二）如何提高商务秘书的管理职能
三、商务秘书的素质
（一）商务秘书的素质要求 （二）商务秘书的素质培养
四、参考文献
一、商务秘书
（一）定义
1、广义定义
指在从事各种商务活动的组织中，协助投 资者、经营者、企业管理者处理各种商务事务，负责 组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息 工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作 人员。
三、商务秘书的素质
2、较强的学习应变能力 商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层
出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况 。
这种学习能力具有以下特点：
一是强调自主学习； 二是强调持久的、终身的学习； 三是强调 “工作学习化，学习工作化”； 四是强调 “双环学习”； 五是强调学会学习； 六是强调学后有新行为； 七是强调组织学习。
2、狭义定义
指在企业里帮助上司处理各种商业性事务 ，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业信函 ，同时还参与商业考察、辅助上司商务决策、参与和 服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。
一、商务秘书
2、商务秘书的分类
助理级秘书：接待员、打字员 文书级秘书：秘书 执行级秘书：业务秘书、行政秘书 行政级秘书：办公室主任、行政经理、行政总监、
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2019/6/13
三、商务秘书的素质
（一）商务秘书的素质要求
1、良好的心理素质和创新能力
经济创新的丰富内涵和企业工作的快节 奏，以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书 必须具备良好的心理素质。
商业创新是企业生存和发展的关键。人是否 具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念 创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保 持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新 意。
二、商务秘书的管理职能
（一）商务秘书在企业中的管理职能
1、 商务秘书要为企业管理者提供决策的参考和依据
为企业管理者提供决策参考，是商务秘书通 过服务体现管理职能。企业管理层在进行决策过程中，往 往会要求商务秘书提供有关市场调查报告、数据分析、项 目可行性论证等，这些都是企业管理者进行决策的有效依 据。商务秘书收集这些依据的过程，实际上就是参与企业 内部决策的过程，也是对企业发展各环节进行了间接的管 理。
经理私人助理
二、商务秘书的职能
（一）商务秘书在企业中的管理职能
在现代企业制度中，管理不仅是企业管理层 的工作，商务秘书也应当分担管理的职能，而这也是现代 商务秘书区别于传统秘书的显著特征。
商务秘书工作是服务和辅助性质，因此它的 管理职能只能通过服务加以体现。这是商务秘书管理与企 业管理者从事的管理工作的最大区别。
二、商务秘书的管理职能
3、充分借鉴国际先进经验 企业要注意引进和吸收国际先进管理经验，有
条件的企业还可以与国外企业进行合作，将商务秘书派遣 到国外企业进行工作和学习，切身感受先进的管理工作模 式。这样有助于商务秘书迅速掌握先进管理经验，服务企 业发展。
三、商务秘书的素质
与其他行业秘书比较，商务秘书处 于商业环境之中，商业环境具有多样性、盈利 性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质 提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务 秘书必需具备良好的素质能力。