办公用品采购与申领管理制度

办公用品管理制度

第一章、总则

第一条、为进一步规公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条、本制度的归口管理部门为综合部。

第三条、本制度的适用范围：公司各部门。

第二章、办公用品的分类

第四条、办公用品按使用性质及采购价格分为低值易耗品和耐用高值品两类。

1、低值易耗品：主要指签字笔、碳素笔、白板笔、记号笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、各类纸张、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、档案袋、文件盒、燕尾夹、大头针、回形针、线插板、钉书器、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。

2、耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、照相机、投影仪、文件柜、办公桌椅、U盘、移动硬盘等相对价值较高且耐用的办公用品。

第三章、办公用品的管理规定

第五条、办公用品的采购

1、低值易耗品的采购

（1）每月25日前各部门向后勤部报送下月办公用品需求计划。

（2）每月28日前后勤部汇总各部门办公用品需求，结合办公用品库存情况，完成公司《办公用品采购申请单》，经相关领导进行签批后进行采购。

2、耐用高值品的采购

购买耐用高值品、非常用或专属办公用品时，由申购部门填写《固定资产采购申请单》，由部门负责人、后勤部负责人、分管领导、总经理审批同意后，交由后勤部予以采购。如专业化较强的物品，可由部门与后勤部共同完成采购。

3、采购费用支付

对一次性采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的《采购申请单》到财务部借支现金，进行采购。

4、供应商的管理

后勤部应做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

5、常用办公用品至少应保持三十天的安全使用库存。

6、后勤部要加强对办公用品采购、保管、发放的监督和管理，如发现采购人员和保管人员有违规行为，视情况轻重给予警告、书面检查、停职、解除劳动合同等处分。

第六条、办公用品的入库

1、采购人员在采购后半日内，凭借《采购申请单》、供方出具的物资清单、发票等到保管人员处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。

2、保管人员办理入库时须核对《采购申请单》、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用品入库单。采购经办人、保管人员、后勤部长在入库单上签字确认。

3、保管人员凭入库单登记存货数据和相关账目。

第七条办公用品的保管、申请、领用、使用及管理

1、备用的办公用品由保管人员统一进行封闭保存，并实行每月盘存制。后勤部于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的责任人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。

2、办公用品的领用

（1）新入职员工办公用品的领用由部门负责人进行。人事专员应提前三天通知部门负责人做好相关准备，准备内容包括：办公桌椅的确定、电脑、电话机及办公用品的领用。

（2）在职人员领用办公用品需填写《办公用品领用申请单》（附件2），易耗低值品由部门负责人、综合部审查批准，耐用高值品的申请由部门负责人、综合部、分管领导审批。

3、各部门凭借审批过的《办公用品领用申请单》到保管人员处领取所需办公用品。领取人要在《办公用品发放表》上签署本人姓名和领取日期。涉及耐用高值品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。

4、已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）

第八条、办公用品的报废

1、公司对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

（1）对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

（2）可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》至综合部，由综合部联系专业维修人员统一处理。

（3）对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过综合部的故障认定，方可由该管理品的责任人填写《办公用品报废申请单》，经所属部门负责人、综合部、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过100元的，须报请分管领导及总经理批准。

（4）耐用高值品在经过报废审批后，由综合部进行回收处理，以求尽可能的开源节流。

（5）耐用高值品完成报废程序后，应当从《耐用高值品登记表》内核销，核销时须附上《办公用品报废申请单》。

第九条辞职清退情况处理

对于辞职、离职或不在公司工作的员工，须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取事项。

第十条本制度由综合部制定并负责解释。

办公用品采购申请单

固定资产采购申请单

部门：申请人：申请日期：年月

办公用品报修单

报修时间：编号：

办公用品报废申请单

申请人：所属部门：填写日期：

价值100元以上的报废申请必须经分管领导及总经理

批准！