高校干部人事档案管理的现状与改进措施

高校干部人事档案管理的现状与改进措施

高校人事档案从客观上反映了一个学校的师资水平和管理水平，在高校教学、改革、发展中起着十分重要的作用。在分析高校干部人事档案管理现状的基础上，针对现阶段高校人事档案管理存在的问题着重论述了改进高校人事档案管理现状的几项措施。

标签：高校；人事档案；措施

高校是高级知识分子汇集的地方，是创造人才的摇篮，而人事档案是高级知识分子个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、职务、职称等方面的真实再现；是历史地、全面地考察教职工综合素质的重要依据，所以，人事档案从客观上反映了一个学校的师资水平和管理水平，在高校教学、改革、发展中起着十分重要的作用。

高校干部人事档案，一般由高校组织人事部门进行管理。它是个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，直接与个人职务晋升、工资待遇、组织关系等紧密挂钩。但是,随着社会主义市场经济的不断发展和人事制度的改革，高校人事档案的管理出现了一些新的问题。

一、高等院校干部人事档案管理现状分析

1.领导重视程度不够，支持力度不大

领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。目前，不少高校的决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。主要体现在:随着高校改革的不断深化，高校各部门均实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了档案工作的开展。

2.档案经费投入不足

档案经费投入不足致使办公条件不适应工作需要，特别是库房、办公、查阅没有实行三分开。档案现代化及档案保护设施配备不全。为此，学校领导应加强对档案工作的领导，采取强有力的措施，帮助解决档案工作中的各种实际问题，使档案工作在学校现代化管理中发挥更大的作用。学校领导应经常过问人事档案工作、参加学校的档案工作会议、研讨人事档案工作；应深入基层，听取人事档案工作人员提出的问题，了解他们的实际工作。学校领导应投入一部分财力、物力，严格按照干部档案工作条例增添必要的设备，从硬件建设上提供有力保障。特别是要做到“六防”和“三室”分开。六防即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。三室分开即档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。这既可以保证人事档案管理的安全性、科学化，同时又是对档案工作人员人身安全的保障。学

校领导还应加强对人事档案工作人员的关心和体贴。人事档案工作人员长期在案卷霉味和杀虫剂挥发的恶劣环境中工作，身体健康必然受到影响，学校应该同比档案馆工作人员的福利待遇，提高人事档案工作人员的津贴和劳保福利待遇，增加他们的休息时间。由于人事档案工作的单一，加之从事该工作的人员大都是非专业人员，因此,发表论文、评定职称、职务提升都不同程度的受到限制，学校领导应该根据实际情况重视提拔人事档案工作人员。此外，从事人事档案工作的人员应该相对稳定，这主要是关系到人事档案的保密性和人事档案工作的连续性。其次，由于档案工作职称的专一性，档案工作人员经常更换岗位不利于其职称的晋升。

3.人事档案工作人员素质跟不上时代的要求,有待进一步提高

努力建设一支高素质的高校人事档案管理队伍始终是高校人事档案工作的重点。从总体上来讲，高校人事档案管理人员的素质是好的，是一支值得信赖的队伍。但也要清醒地看到，随着形势的发展，高校人事档案工作人员在思想观念、业务水平、工作作风等方面还存在一些不相适应的地方，其素质有待进一步提高。首先是政治素质。人事档案工作人员要具备较高的政治觉悟，在高校人事档案工作中要始终全面贯彻落实“三个代表”重要思想，保持高度的政治责任心、政治敏锐性，严明政治纪律，全心全意为人民服务。工作中要认真贯彻执行干部档案工作条例，严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保护国家秘密法》。要坚决杜绝人事档案工作人员与人事档案本人联手修改个人档案，营私舞弊现象，严格禁止人事档案工作人员因个人恩怨修改他人人事档案。在业务素质方面，人事档案工作人员要做到业务精，干一行，爱一行，成为本行业的行家里手。随着现代化科学技术的突飞猛进，人事档案管理技术也在日益提高，传统的纸质档案管理正在向纸质档案和电子档案管理并重的新阶段迈进，这就要求从事高校人事档案工作人员要跟上档案科技发展的步伐，不断加强业务知识学习，积极研究人事档案专业理论，探索人事档案在实践中的发展规律，运用科学的管理方法来指导现行的高校人事档案工作。因此人事档案工作人员要经常参加本行业的业务学习培训，甚至外出学习参观，不断更新业务知识。此外良好的工作作风也是做好人事档案工作的关键。人事档案工作人员要充分认识人事档案工作的重要性，工作中要实事求是、严谨细致,一丝不苟，要对历史负责，对每一个教职工负责。人事档案工作是一项服务性很强的工作，高校人事档案不但要为组织、人事部门搞好服务,更要为学校的教学、科研等项工作服务。人事档案工作人员要树立全心全意服务的意识,在工作中要做到不厌其烦、爱岗敬业。默默奉献是人事档案工作人员的天职。

二、高校干部人事档案管理的改进措施

面对人事管理制度变化和人才资源流动、开发的新形势，人事档案工作作为人事工作重要组成部分，应随着实践的发展不断创新。以便为选拔人才、培养人才、使用人才提供服务。从而推动人事工作的改革与发展。创新是一个民族进步的灵魂，也是推动人事档案工作不断发展的动。唯有不断创新，人事档案工作才能保持旺盛的生命力。要弘扬与时俱进、开拓进取的创新精神、针对新形势下人事档案工作面临的新课题，总结新经验，不断有所创新、有所前进。

1.加强宣传，提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注。从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围。同时，档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

2.建立健全存档资料交接工作手续

制定办法，狠抓制度落实。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的归档材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的档案应定期向档案馆移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉行动,以确保声像档案归档质量。

3.不断提高人事档案工作人员的素质

人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作,既涉及国家又涉及个人的切身利益,因此要求人事档案工作人员坚持保密性原则,努力提高自身的政治素质、专业水平,不断学习新的管理技术,积极尝试和探索有益的管理模式,淡泊名利,正确处理好人事档案的利用和保密的关系,为学校人事工作和教育大局服务。

4.完善档案材料的鉴别工作,提高人事档案服务质量

在鉴别整理过程中严格审核,防止不真实材料入档,避免错漏,做到手续不全的材料不归档,不经审查的材料不归档,内容不实的材料不归档,与政策不符的材料不归档,填写不符合规定的材料不归档,简言之,实现档案材料的真实性、完整性、连续性。学校人事档案工作者应当增强服务意识,积极主动地开发利用人才信息,为学校的人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息,真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

5.加快学校人事档案信息化建设

进入21世纪以，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术日益渗透到我们日常生活工作的各个领域。在高校中很多行政教学工作都广泛采用信息技术来提高工作效率和提高教学质量的同时，人事档案管理工作似乎始终游离在信息化的浪潮之外，还停留在打字、打印目录等最基本的计算机操作上，严重制约了档案管理工作的高效和优质，所以人事档案工作的信息化管理显得尤其重要。高校