内部控制具体制度——存货管理.doc

内部控制具体制度——存货管理1

存货管理制度

1. 总则

1.1.为了加强对公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，以及加强对成本核算的内部控制和管理，防范产品成本失真，提高成本管理水平，根据《中华人民共和国会计法》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》、《内部会计控制规范——存货（试行）》和《企业内部控制具体规范——存货》（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。

1.2.本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（以下简称各单位），参股子公司可参照执行。

1.3.释义

存货，是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。

2. 存货管理的组织机构和职责

2.1.股份公司财务部门的相关职责

（1）负责对供应分公司以及各矿供应部门、财务部门的存货管理监督检查；（2）负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核；

（3）负责各单位的成本核算；

（4）负责编制公司的设备、配件采购计划。

2.2.设备租赁部相关职责

（1）负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置；

（2）负责库存设备及配件的保管、保养以及安全管理；

（3）负责库存设备及配件的发放工作；

（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5）负责库存设备及配件的定期盘点工作。

2.3.供应分公司相关职责

（1）负责材料的入库验收以及不合格品的处置；

（2）负责库存材料的保管、保养以及安全管理；

（3）负责库存材料的发放工作；

（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5）负责库存材料的定期盘点工作。

2.4.运销分公司相关职责

（1）负责制定发运计划；

（2）负责产品调运管理。

2.5.各矿的供应部门相关职责

（1）负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置；

（2）负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的入库验收和不合格品的处置；

（3）负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理；

（4）负责库存材料、设备及配件的发放工作；

（5）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（6）负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。

2.6.各矿的产品仓储部门相关职责

（1）负责原煤、产品煤的入库验收；

（2）负责原煤、产品煤的仓储保管、安全管理；

（3）负责产品的装车；

（4）负责出入库产品的登记建帐，并定期与财务部门对账。

2.7.存货管理岗位分工原则要求

（1）公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

（2）存货业务的不相容岗位至少包括：

●存货的请购与审批，审批与执行；

●存货的采购与验收、付款；

●存货的保管与相关会计记录；

●存货发出的申请与审批，申请与会计记录；

存货处置的申请与审批，申请与会计记录。

（3）公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。（4）公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。

3. 授权审批规定

公司应建立存货管理的授权审批制度。存货管理的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。授权审批内容可以参见下表：

存货管理审批权力矩阵

4. 存货管理内控程序

图：存货管理内控程序

4.1.仓储部门负责验收的人员对物资进行验收，验收合格后出具验收报告单，办理入库登记手续并登记入帐。如验收不合格则报告采购部门协调处理。

4.2.仓库保管人员对库存物资进行保管、保养，并定期盘点。

4.3.需用单位领用物资需要填写领用单，经过审批后到仓库领取。

4.4.仓储部门在认真核对领用手续后，按照物资发放原则给予领用单位所需物资。

4.5.如果存货发生损坏、灭失、变质和长期积压等情况，保管人员应及时上报。

4.6.根据审批权限规定，相关领导对存货处置进行审批。

5. 存货取得、验收与入库内控要求

5.1.所有外购物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。

5.2.接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查，并与筹资合同或协议的约定相一致。

5.3.取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得应经过公司采购部门、质检部门、财务部门和管理层审核批准，对大额抵债应经过董事会审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。

5.4.材料、设备及配件的入库验收按照《采购与付款管理制度》相关规定执行。

5.5.原煤、产品煤入库验收

（1）原煤及产品煤入库要严格执行过衡制度，保证计量准确率。

（2）产品煤要严格分级仓储。

（3）建立入库产品的登记帐制度。

5.6.财务部门按照公司会计制度的规定，根据入库单、验收证明及发票对验