第1章Word基本操作

第1章Word基本操作Word是Microsoft公司专门用于文字编辑排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处理软件之一。

本章主要介绍Word的基本功能、工作环境、文档操作的方法和技巧等。

在应用Word时，文档的操作方法是基础的知识，本章重点介绍文档的操作方法。

1.1 Office简介1.1.1 Office的发展历史13年前，Microsoft公司发布了Office的第一个版本。

在这个版本中，将当时广泛流行的、独立的应用程序（如Word、Excel和PowerPoint）集成到一个软件包中。

但是，在这一版本中，这些应用程序之间缺乏集成性和提高生产力的工具。

Office在4.x和95版本时开始成熟。

在Office 97中，增加了协作和Web功能，并采用了智能感知技术，统一了VBA开发平台，使Office在机构中获得巨大的成功。

随后发布的Office 2000进一步强调了Web协作、生产力、个性化和部署，并且设计了个性化菜单和工具栏，使菜单和工具栏根据用户的使用情况调整显示状态。

Office XP在保持原有产品功能的基础上，为用户提供了更智能的操作环境，更有效的控制方式。

Office XP的“智能标记”使用户可以快速地访问Office中的其他信息，“任务窗格”使用户能够更好地控制Office 的工作方式；语音识别技术使用户的工作不再枯燥无味。

Office 2003是微软公司最新推出的办公自动化软件，为用户提供了一个既开放又充满活力的新外观，用户可以通过任务窗格的提示来完成一系列的操作。

较以前的版本，它主要在4个方面做了改进：本地以及远程信息的管理和控制、业务2处理能力的增强、团体的沟通与协作、增强个人工作效率，它的操作环境更漂亮，操作更方便、稳定，兼容性更好。

．31.1.2 Office 2003的组成和功能Office办公自动化软件中包括了Word、Excel、PowerPoint等一系列应用程序，同时还增加了许多个全新的应用组件：Office InfoPath 2003、Office Live Meeting 和Office OneNote2003，以及旨在进一步增强各组件功能间协同应用的Office SharePoint Portal Server 2003、Exchange Server 2003 和Office Communications Server 2003。

Office 2003的组成和各组件的功能如下：Word 2003 文字处理程序。

可以编排精美的文档、插入图片、排版，方便地编辑?和发送电子邮件，完成编辑和处理网页等操作。

Excel 2003 电子表格软件。

在财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域?中能够高效地完成各种表格和图形的设计，进行复杂的数据计算和分析等。

PowerPoint 2003 演示文稿制作软件。

可以在文稿中设置各种引人入胜的视觉、听?觉效果，然后直接在计算机上或互联网播放。

Access 2003 数据库管理系统。

使用它可以实现对信息的保存、维护、查询、统计、?打印、交流、发布，还可以方便地与其他组件交流数据。

Outlook 2003 邮件传输和协作客户端程序。

它集成了日历、联系人和任务管理等?多种功能，支持Internet标准和Exchange Server的电子邮件。

FrontPage 2003 创建、编辑和发布网页的应用软件。

它可以在WWW上创建自己?的网页，还可以轻松在网页中插入电子表格、表单数据透视表、Java小程序、ActiveX控件等。

InfoPath 2003 适合公司和企业使用的应用程序。

它可以使项目组和单位轻松地创?建和处理丰富、动态的表单，简化了收集信息的过程，并能带来增强的数据捕获功能而且可以灵活地管理信息，使主要决策者看到正确数据来作出明智决定，减少重复性的工作。

OneNote 2003 处理便笺的应用程序。

它能帮助用户捕获、组织和重用便携式计算?机、台式计算机或Tablet PC上的便笺，并为用户提供了一个存储所有便笺的位置，而且用户可以自由地处理这些便笺。

同时，它将便笺的自由和灵活性与数字组合工具的效率和强大功能相结合，从而使用户可以更高效地使用便笺和信息。

Publisher 2003 完整的企业发布和营销材料解决方案。

它可以帮助用户快速有效地?创建专业的营销材料，用户可以在企业内部更轻松地设计、创建和发布专业的营销和沟通材料。

451.2 初识Word应用程序1.2.1 Word简介Word是Office套件中应用最广泛的组成部分，它不仅具有齐备的功能群组，还为用户提供了赏心悦目、生动活泼的工作环境。

它的处理对象除了文字，还包括图形、图片、表格等内容。

利用它可以编辑出图文并茂的文章、报纸、书刊或者因特网上的主页。

Word的主要功能有：友好的用户界面Word提供的用户界面非常友好，同时，在屏幕上编辑的对象样?式与打印机打印出的样式是一样的。

它可以根据屏幕的尺寸和分辨率优化显示。

新增的阅读版式视图能有效地提高文档可读性，隐藏不必要的工具栏；配备文档结构图和缩略图窗格，以便快速跳至文档的各个部分；自动在页面上缩放文档内容，以获得最佳的屏幕显示效果。

强大的制表功能Word中的表格以框的形式插入在文档中，可以在表格内加入表?题、表头和表体。

表体可以嵌入各种数据库文档，表元自动填充数据。

表体具有自动跨页、多种表格斜线、自动排序、行列转置、字符表格自动转换等功能。

可以在表元中输入文字、图像或对象。

修改表格时，可以自由画线和擦线，表格可以整体自由缩放，表元可合并和分解，表格行高和列宽可灵活调整。

标准化的模板与样式用户可以使用系统原有的或自定义的模板和风格化样式来?进行文档编辑。

有效的文档保护文档保护可以控制文档格式设置及特定的内容，如可以限制格式?设置，有选择地允许某些用户编辑文档中的特定部分。

并排比较文档并排比较文档可以同时滚动两篇文档来辨认两篇文档间的差别，无?需将多名用户的更改合并到文档中再判断两篇文档间的差异。

预示效果的打印预览使用文档的打印预览可减少很多盲目的编辑工作。

?方便的自动功能Word提供的自动检查拼写和语法、自动更正、自动统计、自动?建立文档结构、自动编写摘要等自动功能。

良好的兼容性Word有着良好的兼容性，可以直接读取以前各个版本的Word文?档，也可以直接读入写字板、超文本HTML等格式的文档。

1.2.2 基本操作环境通常从“开始”菜单中启动Word。

单击任务栏上的“开始”按钮，在弹出的菜单上依次选择“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Word 2003。

启动了Word之后，所示。

1-1所示。

其组成如图1-1窗口，如图Word将显示出一个基本的．6标题栏控制菜单框菜单栏控制按钮常用工具栏格式工具栏任务窗格工作区Office助手视图按钮状态栏Word基本窗口组成图1-1标题栏标题栏是窗口上边线正下方的一块条形区，用来显示窗口的名称，即应用程序名称；双击控制菜单框可用来关闭应用程序，单击控制菜单框可以打开控制菜单，用户还可以利分别是应标题栏中的用控制菜单对窗口进行移动、最大化、最小化、还原等操作；用程序的最小化、还原和关闭按钮。

菜单栏菜单栏中列出应用程序的菜单名称，如文件、编辑、视图、插入等菜单，单击这些菜选择其中的命令便可以进行相应的操作。

菜单是操作命令的列表，单名就会出现菜单列表。

工具栏工具栏的使用相当简单，单击其中的按钮便会执行其对应的命令。

符号，则表示此工具栏还有一些按钮没有显示出来，单在工具栏的右边，如果出现击这个符号，将出现按钮列表，从中单击需要的按钮即可。

对于初学者来说，如果不知道工具栏按钮的作用，可将鼠标指针指向它，稍候，便会出现一个小提示框，指出其作用。

时，一般只显示常用工具栏和格式工具栏，常用工具栏用于文档的一般操Word启动作，比如打开文件、保存文件等，格式工具栏用于调整文档的格式，如设置字体、字号等。

7任务窗格任务窗格是把Word中的最常用的任务操作组织在一起，放在文档的右边一起显示的窗格，在任务窗格中集成了平时最常用的任务操作，如“打开文档”、“新建文档”等。

使用任务窗格是实现方便用户常用操作、简化操作步骤的有效途径。

任务窗格包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”、“信息检索”等。

任务窗格名前面带有标志的为当前使用的任务窗格。

要转换其他任务窗格可单击任务窗格右上方的按钮，然后在任务窗格转换列表中单击所需的任务窗格即可。

如果要关闭任务窗格以获取更广阔的文档区域视图，可单击任务窗格上部条框中的按钮。

Office助手Office助手是用来提供联机帮助的活动图标，单击它，可以根据当前编辑状态及时提出建议。

右击则会出现一个快捷菜单，可以在其中选择其他的助手图标及隐藏当前的助手等。

工作区在Word窗口中央位置是工作区，用户在工作区中输入文档、插入对象、制作表格等等。

用户也可以改变工作区的颜色和背景。

视图按钮用来在Word的普通视图、页面视图、Web视图、阅读版式视图和大纲视图中切换。

状态栏在窗口的最底部，用来显示当前打开文档中插入点的页数、节数、位置、所在行、列和编辑的状态等。

1.3 文档操作1.3.1 创建新文档在Word应用程序中，有以下几种创建新文档的方法：时，如果没有指定将要打开的文档，则在启动后将自动出现一个空白Word启动?8文档。

如果在操作过程中要新建文档，单击工具栏上的新建按钮（快捷键Ctrl+N），?此时将出现默认类型的空文档。

选择“文件”→“新建”，在Word窗口的右边会弹出一个“新建文档”任务窗格，?如图1-2所示。

在“新建文档”任务窗格中的“新建”选项组下单击“空白文档”选项，将新建一个新文档。

图1-2 “新建文档”任务窗口实际上，在Word中可以建立的不仅有文档，还有模板、Web网页等，如果要新建这些文件类型，选择“文件”→“新建”命令，在弹出的“新建文档”任务窗格中，用户可以根据需要选择创建空白文档、XML文档、Web网页或电子邮件等。

1.3.2 打开文档打开文档是调出已有的文档，并在窗口中显示它，方法如下：9（1）选择“文件”→“打开”命令（快捷键Ctrl+O），将调出“打开”对话框，如图1-3所示。

（2）在该对话框“查找范围”下拉列表框中选择要打开文档的路径，或者直接输入文档路径，再单击文档列表中要打开的文档，最后单击“打开”按钮。

另外，也可以单击工具栏上的打开按钮，将打开“打开”对话框，之后操作同上。

图1-3 “打开”对话框1.3.3 切换文档在Office 应用程序中，可以同时打开多个文档。

在打开的多个文档中，只有一个是活动的文档。