利用PDCA循环法规范医院公文管理实践

利用PDCA循环法规范医院公文管理实践

【摘要】目的：探讨医院公文规范化管理实践，分析公文管理存在的问题，以期不断完善和改进，使公文管理更好地服务于医院管理。方法：利用PDCA循

环法，分析2019-2021年医院印发公文存在的问题，制定持续改进的措施，对公文管理进行全面质量管理与促进。结果：公文管理质量和效率得到进一步提升，健全公文管理制度，优化公文处理流程。结论：通过公文管理实践，发现公文管理存在问题和不足，利用PDCA循环法，从人员、制度、管理、方法等方面不断

持续改进，可以有效改善公文质量，提高公文流转效率，提升公文管理水平。

Standardize the practice of hospital document management by PDCA cycle method

Sun Dandan1Wu haiping2

12Beijing Haidian Hospital (Haidian Section of Peking University Third Hospital)

【Abstract】Objective:To explore the practice of standardized management of hospital officical documents,analyze the existing problems ,in order to constantly improve,so that better serve the hospital management.Methods:Using PDCA cycle method ,the problems of hospital document from 2019 to 2021 were analyzed,and measures for continuous improvement were formulated to carry out total quality management and

promotion of document management.Results:The quality and efficiency of document management were further improved,the management system of document was imroved,and the process of document processing was optimized.Conclusion:Through the practice of document management,the problems and deficiencies of document management are found,and the PDCA cycle method is

used to continuously improve the

personnel,system,management,methods and other aspects,which can effectively improve the quality of document,improve the efficiency of document

circulation and enhance the level of document management.

关键词：PDCA；医院公文；管理

KEY WORDS:PDCA；Hospital document;Management

广义的公文是指党政机关、企事业单位、社会团体等依法成立的社会组织在处理社会公务活动时形成并使用的书面文

字材料。医院公文是在医院管理过程中形成的具有法定效力

和规范体式的公务文书，依据《党政机关公文处理工作条例》施行医院管理行政措施和进行医院管理活动的重要工具。具

有一定政策性和专业性，对推动医院管理具有基础性作用。

所以，本文以我院公文管理情况为例，探讨通过PDCA循环法在医院公文管理工作中的具体运用，从人员、制度、管理、

方法等方面认真思考，分析2019-2021年医院印发公文存在

的问题、分析原因，制定持续改进的措施，以规范医院公文

管理，有力提高公文管理效率，使公文更好地服务于医院管理，推动医院高质量发展。

1研究方法和对象

1.1研究对象

对2019-2021年我院印发的300件公文管理工作进行问题分析。

1.2研究方法

运用PDCA循环法对医院公文处理工作进行质量管理与分析，4个阶段具体实施情况如下。

1.2.1计划阶段（P）。

1.2.1.1分析现状，查找问题。公文管理工作一直持续开展，但梳理还存在一些问题。主要存在以下问题：①对公文

管理不够重视；②公文管理制度不健全；③公文处理欠规范，主要是格式问题和文字问题，标题不规范问题所占比例居高；

④公文处理效率低。

1.2.1.2认真讨论，查找原因。针对医院公文处理现状，

以问题为导向，采用“鱼骨图法”成因分析，主要原因：①

医院工作以临床为中心，非专业行政机关，对公文管理工作

的重要性和意义认识不足，重视度较低，办文人员缺乏系统化、专业化公文处理知识，未经过系统专业培训。②医院缺

少对公文处理的指导性、规范性文件。③发文审批流于形式，对公文具体内容把关不严，对公文格式掌握不准确。④传统

公文处理模式依靠人员在传递审阅，耗费人力、物力和时间

成本，且文件检索、流程查看繁琐，导致公文处理效率低。

1.2.1.3确定目标，制定计划。综合上述问题和原因分析，结合工作实际，落实整改措施。

1.2.2执行阶段（D）。总结问题，紧密联系工作实际，

从人员、制度、管理、方法等方面不断持续改进，采取以下

措施规范医院公文管理：①加大公文处理人员业务培训，提

升对公文管理的重视程度。公文管理工作政策性较强，规范

性高，综合公立医院具有医、教、研、防多项职能，树立公

文管理意识尤为重要，特别是医院各职能部门要加强对公文

管理工作的重视，设立专人负责本部门公文处理工作，使公

文管理将被动管理转变为主动管理，保证公文处理工作落到

实处。“办文”是医院办公室业务的重要工作之一，对公文

处理具有监督指导职责，需专人负责，能够掌握基本的公文

写作能力，采用多种形式定期组织公文管理人员培训，提升