进货查验和查验记录制度范本

进货查验和查验记录制度范本
一、目的和适用范围
本制度的目的是规范公司的进货查验和查验记录工作，确保进货的质量和数量符合公司的要求，保障公司的利益。

本制度适用于所有涉及进货查验和查验记录工作的部门和员工。

二、责任与权限
1. 采购部门负责进行进货查验，确保供应商提供的货物质量和数量符合购买合同的要求。

2. 仓储部门负责对进货货物进行验收，并记录查验结果。

3. 采购部门和仓储部门有权拒收不合格的货物，并要求供应商进行退换货，或协商处理方式。

三、进货查验流程
第一步：采购部门根据公司的采购计划选定供应商，并与供应商签订采购合同。

第二步：供应商将货物送至仓储部门，并提供相关单据（如送货单、发票等）。

第三步：仓储部门接收货物并进行初步检查，包括货物的包装是否完好、是否有破损等。

第四步：仓储部门按照采购合同中的要求对货物进行详细查验，检查货物的数量、质量、规格等是否符合要求。

第五步：如果发现货物存在问题，仓储部门负责向采购部门报告，并与采购部门共同协商处理方式。

第六步：采购部门与供应商进行沟通，要求退换不合格的货物，或协商补救措施。

第七步：验收合格的货物，仓储部门负责入库，同时将相关信息录入查验记录。

四、查验记录要求
1. 每一次查验都需要填写查验记录，记录包括货物的名称、供应商、数量、质量等信息。

2. 查验记录需要填写查验员的姓名和日期。

3. 查验记录应存档备查，方便随时核对和查询。

4. 查验记录除标明查验结果外，还要详细记录发现的问题和处理方式。

五、查验结果处理
1. 若货物经过查验发现存在质量问题或数量不符合要求，采购部门应及时与供应商联系，要求退换货或协商解决方式。

2. 若供应商拒绝负责或协商不成，则采购部门可以考虑终止合作，寻找其他合格的供应商。

3. 若查验结果正常，则仓储部门负责将货物入库，并及时通知相关部门。

六、追踪和整改
1. 采购部门应定期对供应商进行评估，并记录评估结果。

2. 若发现供应商存在多次质量问题，采购部门应与仓储部门共同研究改进措施，如加强货物的检查和验收流程、寻找更可靠的供应商等。

3. 采购部门和仓储部门应定期召开会议，讨论并改进进货查验和查验记录制度。

综上所述，进货查验和查验记录制度旨在规范公司的进货查验工作，并通过严格的查验和记录，确保货物的质量和数量符合要求，从而保障公司的利益和声誉。

各部门和员工应按照制度要求履行相应的责任和权限，确保制度的有效运行。