采购交期管理规范

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在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的物料，维持正常的生产活动，减少因采购交期延误造成的公司损失。

合用于公司生产物料的采购过程，非生产物料不在本管理范围之内。

每年 1 月，由采购部根据上年度的供应商状况和物料需求状况、物料性质制定本年度《采购周期表》，并向各相关部门发放，作为物料请购管理、库存管理、采购交期管理之参考。

每年 1 月，创造部根据上年度经营状况和本年度营销目标制定合理《安全库存表》，采购部长应该提出合理化建议，共同确认合理化库存表，库存表应该发放至下料、总装、机加工、仓库和采购。

自采购部收到《请购单》至使用部门要求的交货日期止。

1、签订长期合约关系的物料及供应商，应该在收到请购单后 8 个工作时内在《合格供应商名录》中选择供应商下达定单和定单确认。

(通过定单回传，没有传真的供应商电话确认并做好记录确认供应商已经收到采购定单和确认接受交期)；
2、已经有合作关系的原材料供应商，应该在 8 个工作时内向其发出《询价单》，并催促其在 24 个工作时内提供报价单(最长不超过 2 个工作日)，收齐报价后12 个工作时内完成制作《比价单》、报价审批、制作采购定单、定单审批、定单下达和定单确认。

3、采购人员认为有必要扩大询价范围并准备向新供应商定货时，应该事先估计询价、报价、合同签订、付款、供应商准备、运输等各项作业所需的时间，最长不超过 5 个工作日完成定单确认，并确保在使用部门要求的时间内到货。

1、责任采购人员收到申购单后，应在 1-3 个工作日内采集供应商信息，采集报价，并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通，
共同筛选意向供应商，如有必要应该到供应商处实地考察，最终由总经理审核价格后下单定单，确保供应商按期交货。

2、只进行意向询价而未有明确采购需求的物料，使用部门应该填写《价格需求表》，明确物料规格和技术要求，价格需求时间；
责任采购人员收到《价格需求表》后及时采集供应商信息和报价，并根据实际情况和使用部门、技术部门沟通后共同筛选意向供应商，在使用部门要求的时间内把意向供应商和报价填写在《价格需求表》上反馈给使用部门。

采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交货期限的基础上，与供应商达成对交期违约责任的共识，并以合同条款的方式在采购合同中体现。

具体内容
(1)接单量超过供应商的产能
(2)供应商技术、工艺能力不足
(3)供应商对时间估计错误
(4)供应商生产管理不当
(5)供应商之生产材料出现货源危机
具体内容
( 1 )供应商选定错误
( 2 )业务手续不完整或者
耽误
( 3 )进度掌握与催促不力
(4)经验不足
( 5 )下单超过供应商之产
能
原
因
原因
供应商的责任采购人员的责任
(6)供应商品质管理不当
(7)供应商经营者的顾客服务理念不佳
(8)供应商欠缺交期管理的能力
(9)不可抗力原因及其他因供应商责任
( 1 )请购前置时间不足
( 2 )技术资料不齐备( 3 )紧急定货
(4)生产计划变更
( 5 )设计变更或者标准调整
( 6)定货数量太少( 7 )请购错误
(8)未能及时付款( 9 )其他因本公司人员原因所致的情形
( 6)更换供应商所致
(7)付款条件过于严苛
( 8 )缺乏交期管理意识
(9)其他因采购原因所致
的情形
( 1 ) 未能掌握一方或者双
方的产能变化
( 2 )技术资料交接不充分
( 3 )品质标准沟通不一致
(4)单方面确定交期，缺
少沟通
( 5 )首次合作浮现偏差
( 6 )未达成交期、单价、
付款等问题共识
(7)交期理解偏差
(8)其他因双方沟通不良
所致的情形
沟
通
不
良
所
致
原
因
其他部门责任
交期管理是采购作业重点之一，采购部长作为采购交期管理的首要负责人，应该不定期对采购人员进行培训，使其充分认识到交期管理的重要性。

1、导致创造部门断料,从而影响效率。

2、由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。

3、由于效率受影响 ,需要增加工作时间,导致创造费用的增加。

4、由于物料交期延迟,采取替代品导致成本增加或者品质降低。

5、交期延迟,导致客户减少或者取销定单,从而导致采购物料之囤积和其他损失。

6、交期延迟,导致采购、运输、检验之成本增加。

7、断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。

1、导致库存成本之增加。

2、导致流动资金周转率下降。

3、允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料。

4、由于交期时常提前，导致库存囤积、空间不足。

5、交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次的延误。

《采购周期表》
《安全库存表》
《价格需求表》
《交期确认函》
本规范由采购部制定，呈请总经理批准通过后生效，修改和废止亦同。

本规范自审核通过之日起生效并予以执行，执行中涉及的相关事项和问题由采购部负责解释和处理。

起草 :杨沂岗修订：杨沂岗校对：
表格一：山东金宝山机械有限公司采购周期表-2022 年度(样表)
大类序号
1
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37
38
39
40
41
类别
气体
油漆
油封
三角带
焊条
耐磨焊条
传动轴
钢弹簧
橡胶弹簧
普通螺栓
异形螺栓
铆钉螺栓
轴承
液压
齿轮
链轮
链条
铁链
启动柜
水阻柜
机电
托辊
皮带
筛网
消失模大轮
HT250/成品轮
沙模大轮
锤套
锻打锤头
消失模漏板
沙模漏板
板锤
TK 锤头
JNJS 锤头
鄂破动颚
颚破颚板
颚破大轮
铸造件
新铸造件
钢管
型钢
程序时间 (天)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
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3
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1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
3
3
交货时间(天)
1
1
3
3
3
7
5
5
5
3
7
7
3
3
10
3
3
10
5
15
3
3
1
1
8
10
5
3
7
8
8
7
10
8
7
7
10
6
15
7
7
采购周期(天)
2
2
4
4
4
8
6
6
6
4
8
8
4
4
11
4
4
11
6
18
4
4
2
2
9
11
6
4
8
9
9
8
11
9
8
8
11
7
16
10
10
紧急采购(天)
1
1
1
1
1
3
3
1
2
1
3
10
2
1
1
备注
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
按单申购
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
按单申购
安全库存
安全库存
安全库存
安全库存
按单申购
按单申购
按单申购
按单申购
按单申购
按单申购
安全库存
按单申购
安全库存
安全库存
按单申购
按单申购
按单申购
安全库存
安全库存
安全库存
按单申购
按单申购
按单申购
部份安全库存
按单申购
安全库存
安全库存
五金件
铸造件
原材
料
说明：42
43
44
45
圆钢
大轴
钢板
锤盘
3
1
3
3
7
3
7
7
10
4
10
10
2
2
部份安全库存
安全库存
部份安全库存
1、程序时间：采购收到《请购单》到下达《采购定单》所需要的时间；
2、交货时间：供应商收到《采购定单》或者电话通知后完成交货的时间；
3、采购周期：程序时间+交货日期；
4、紧急采购：采购收到《请购单》到交货所需的时间。

没有紧急采购时间的不允许紧急采购，否则处罚申请部门。

制表：审核：批准：
表格二：
山东金宝山机械有限公司
价格需求表
因未明确采购需求，请采购提供以下物品的价格作参考：
信息需求
部门
使用部门
物料名称
规格型号
技术要求详述：
提出时间
估计数量
要求回复时间
采购部回复
申请人
意向供应商
价格说明
交期说明
其它说明：
部门审批采购员采购部长
表格三：
至： ***有限公司
联系人： ***
手机：********
传真：******* ***您好：
(样表)
日期： 2022-05-21发件人：杨沂岗手机：
传真：
以下是未交货的锤头板锤，请赋予确认具体的交货日期，谢谢！
序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 定单号码
0055
0072
0072
0089
0089
0089
0118
0124
0140
0139
定单日期
2022-4-28
2022-5-3
2022-5-3
2022-5-9
2022-5-9
2022-5-9
2022-5-12
2022-5-14
2022-5-17
2022-5-17
规格型号
φ103*
φ70*280 (薄)
φ 100*365
φ50*220
φ70*290
φ90*340
φ 108*235
φ70*260
1311 板锤
φ60*290
要求交货日期
2022-5-5
2022-5-16
2022-5-15
2022-5-18
2022-5-18
2022-5-18
2022-5-23
2022-5-20
2022-5-30
2022-5-20
定货数
24
100
100
30
200
100
100
100
100
78
本月已
交货
55
140
64
58
欠数
24
100
45
30
60
36
100
100
100
28
余数交货日
期
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