公共活动是什么

公共活动策划与管理
第一章公共活动是什么
一、概述
公共活动是公民社会中很重要的一项生活内容。

有史以来人类一直用不同的方式来标示自己生活上的重要日子或事件，如节气变更，月盈月亏，春暖花开。

无论是中国的新年，还是欧洲的圣诞节，都是为了解释天体运行，节气嬗变而建构出的一系列神话及仪式。

无论是奥运会，还是爱丁堡艺术节，都是为了文化的代代相传和对生活的美好追求。

人们总想纪念自己生命中的重要日子，庆祝生命中的关键时刻，如生日、婚礼。

同样在公共层面上，大型的公共活动也会变成我们生活的里程碑，如1949.10.1，如2008.8.8.
虽然处在今天的网络时代，我们不必严格遵循往日社会的规范，也不一定要信奉宗教，但仍然需要外在的大型社会节庆事件来凝聚人心、增强自信与尊严。

因此，各类、各项公共活动并非凭空产生，它与我们的生活的各个层面社会产生密切联系。

1、活动的定义：
“活动”一词是指为了纪念、庆祝特殊的时刻，或者为了达到特定的社会、文化、企业目标而精心刻意设计出来的独特仪式、典礼、
演出、庆典。

它包含了如国定节假日庆祝；重要的社会发展纪念日；特定时刻的民族文化展演；重要的运动竞技；企业的产品发布会；品牌推广会；招商或促进贸易大会……
2、它可以有两种角度来审视：
①活动是一种主办单位“非经常性举行”的事件，有别于该单位“例行性举行的事件”。

②对公众而言，活动是在日常生活中例行的选择或认可之外，一个能够提供休闲娱乐、社交或文化体验的场合。

3、活动成功与否的标准：
它是在特殊场合营造一种特别气氛，由一种节庆式的感觉，但必须有独特的气息，精致的品质，卓著的荣誉，宾至如归的感觉，超越日常生活内容的体验等等组成。

它是有明确可知的主题，准确的定位，媒体的涵盖，广泛的参与人群，深度的影响力并满足各方面的需求，期望和利益。

4、举办活动涉及的知识：
举办活动必需要有一套严谨的科学程序，它包含调研、策划、设计、执行、评估等过程。

它需要具备政治、统计、管理、行销、艺术、科技、传播、法律、物流等等领域的专门知识。

5、活动主办者需具备的素养：
①七项特质：a、想象力
b、领导和组织能力
c、适应力
d、逻辑思维能力
e、沟通能力
f、市场行销能力
g、伦理道德自律力
②知识专长：a、创意策划
b、财务预算
c、语言写作
d、媒体传播
e、商业企划
f、人力资源管理
g、法律法规
二、活动的分类：
1、规模分类
①超大型活动；②大型活动；③重要活动
2、情质分类、举办目的、针对对象、主办者背景等。

如：运动竞技活动、休闲旅游活动、婚礼庆典、企业品牌推广活动等。

①超大型活动
无数的参与人群，天文数字的预算，无限的市场营销，深远的政治影响，广泛一致的媒体大幅报导，庞大复杂的建筑设施，巨大的社会与经济冲击。

即整个社会和经济体系都难逃其影响，并在公众中造
成一种“非去不可”的欲望。

如奥运会、世博会。

②大型活动
可以指一个反复举办，并有重大意义的活动。

它对传统的维系，观光客的吸引，举办地（举办者）信誉名声的建立都有正面的帮助，使其变得具有高度的竞争优势。

也可指已与举办城市、地区的精神特色、名称完全相符，几乎成为该地的代名词，并得到当地人的广泛认同与支持。

如：里约热内卢狂欢节、幕尼黑啤酒节、卡塞尔文献展、爱丁堡艺术节。

③重要活动
从媒体报道的强度以及活动本身的规模来衡量，它所指的是可以吸引相当数量的参观人数，引起一定数量的媒体报道，产生一定规模的经济效益的节庆活动或特别意义的活动。

3、会议与商业展览：
会议与展览也是活动的一种形式。

①会议：不在露天场地举行的一切人的聚会，其中心活动内容是“分享并流通资迅”（群众集会除外）。

它的形式有：大会、议会、讨论会、论坛。

②商业展览：将某个特定行业（或很多行业）的上下流厂商聚集一处，直接面对买主客户。

它可以只对专业人士开放，也可以让一般大众参观。

如：车展、家俱展。

第二章筹办公共活动的条件
一、概述
一个特定的活动在形成过程中最重要的一环是，尽可能详尽了解该活动所处的“环境因素”，及涉及其中的“特定人”，也就是利害关系人。

一个活动的成败，往往取决于该活动在何种环境和气氛中进行。

活动的策划执行者若要了解举办的环境因素，首先要理清哪些个人、哪些团体的权和益涉及其中。

他们的各自目标利益是什么？哪些因素影响他们对该活动的支持、配合或参与积极性。

即一个活动必须满足多样、不同的目标及群众的需求，如政府施证目标、法令规章、媒体报道需求、赞助商的要求、举办地的期望。

活动策划者和执行者必须对以上“环境因素”有比较清晰的了解，才能立足最合理的基础上，展开策划的创意和构想，并将这抽象的想象落实为具体可见的活动。

二、条件
1、主办单位（协办单位、承办单位、赞助单位）
必须满足主办单位的需求
处理好协办单位、承办单位、赞助单位的关系
2、举办地点
①必须充分了解举办地的需求和期盼；②掌握该地的地理环境，人文历史，民俗风情，性格特征；③在全球化、高科技时代下，如何维护地域文化的独特性。

④还要了解道路、交通、商店、警力、消防与救护等信息，必须把他们的力量和特长纳入活动中，使活动更加顺利。

3、媒体
①资讯饥渴现象（媒体需报料，读者需要八卦）
②媒体的影响力量（体育活动的成败影响最为明显）
③最好将媒体纳入协办单位，甚至是主办单位（媒体有独特的视点，对创意有很好的帮助，媒体的直接介入会使宣传计划顺利展开）
4、策划与执行团队
①从总监到清洁工都必须拥有相同的理念。

②无论人数多寡，每位成员都是活动成败的一分子。

5、参与活动的人群
人（民）群（众）永远是活动的主角，更是活动的主裁判。

因此策划者和执行者在活动中要做到：
①以最美好的许诺和最强力的宣传，吸引到最可能多的人群。

②以最关注的姿态满足他们的需求，也包含他们身体上的幸福（如食物、饮料、厕所），情绪上的稳定，场地的安全，交通的方便等等。

第三章活动策划的前期工作
一、活动的影响力
社会大众之所以支持举办活动，最重的原因是它可以带来正面效益，并由各界对这种正面效益加以宣传、评估、研究使其最大化；它能使人们留下共同的记忆，或增强了地方荣誉感，或对某一群人造成特别深远意义。

总之，活动最大程度上挑战了公众的生活想象力，探索无限美好的可能性。

研究显示，活动举办地的公民往往为了追求举办活动产生的正面意义，享受活动的热闹气氛，盼望活动能为地方带来新的建设，增加经济收益，创造就业机会以及自信与自豪感，大部分人都愿意暂忍受举办活动带来的不便。

不仅如此，活动的举办使政治考量与政治人物扮演了极为重要的角色。

尤其在超大型活动中，最重要的因素就是政治。

它能改变整个时间结构，改变政治决策，更可以决定政治思想和社会文化的内容的产生或变异。

“执政者不断利用超大型活动来凸显自己任期的政绩，激发的爱国主义，聚集各地人气，最后把这些化为支持自己的选票。

而且这样的社会成本，远低于发动战争或军备竞赛”。

——Arnold
二、调研与预测
1、社会调研
①经济利益的调研
办活动的经济效益比较表
*数字仅包含实际的活动参与者，不含陪同而来的工作人员及家人阿得雷一级方程式大赛车的社会利益与成本
悉尼奥运的经济冲击
②主办单位及相关利益人的调研
③举办地历史文化、民俗风情、地理环境、人口特性的调研
④可能成为赞助商的调研
⑤媒体力量的调研
⑥相关设施与材料的调研
⑦可能成为合作单位的调研
2、影响力预测
3、调研与预测的目的
①有利于策划的说服
②有利于策划案的创意
③有利于事前对负面影响的防范和控制
④有利于正面影响获收最大化
⑤有利于成本的控制和效益的预测
⑥有利规模的判断
⑦有利于执行力的实施
⑧有利于策划的定位
⑨有利于宣传策略的制定
第四章活动的策划
一、如何策划
在进行策划时要理清以下问题：
·首创还是续办？
·是何种类、性质？
·牵涉其中的各方利益和目的？
·可行性研讨（可否举办？能否承担？竞争对手？）
·能否获利？
1、五个“Ｗ”
①“why”为何举办？理由必须充分，并能足够吸收人群。

②“who”谁获益？（含获何益？）
出资人、执行人、举办地、参与人群、媒体、政客、嘉宾……
③“when”何时举办？
有无充分的时间调研？策划和执行时间够不够？时机是否适合？季节性气候如何？
④“where”何地举办？
场地是否合适？观众是否舒适、方便和安全？成本如何？
⑤“what”内容为何？
以上4“Ｗ”+群众的需求和期望。

2、3个“关键点”
①在围绕这5个“Ｗ”讨论时，必需找出该活动的特殊之处，有何独特的因素和资源能使这个活动与众不同，能使这个活动相当吸引
人，能使这个活动异常成功。

②讨论务必邀请牵涉其中的每一方人士，必须以最短的时间达成共识，形成概念性方案，同时建立起良好的关系，以便今后的工作顺利进行。

（此点在合同签订后较容易进行）
③评判创意点是否优秀和正确的标准如下：
a、符合目标？
b、规模大小？
c、能否实现？
d、成本如何？
3、1个“理念”
创意讨论必需要产生一个“核心理念”，围绕这个“核心理念”，我们可以展开对活动内容在策划阶段的修正和整合，这样才能顺利进入策划案的撰写。

二、策划书
1、步聚：
①方案策划书：a、初案或讨论稿；b、定稿。

②签订合同
③整体策划方案：a、初案；b、修正案；c、最终稿。

2、基本要素
(1)名称：a、直接式：全称；b、间接式：创意标题+全称。

(2)概述
(3)宗旨或目的（任务）
(4)主题语：核心理念的标语（也可加宣传口号）
(5)时间
(6)地点
(7)主办单位（协办单位、承办单位或赞助单位）
(8)组织架构
(9)活动内容：（《整体策划方案》必需包含平面图、效果图）
(10)宣传计划
(11)费用预算
(12)结束语
第五章活动的管理
一、概述
活动策划方案通过后，我们必须制定执行方案，通过严格监控、督导，对出现的问题进行实事求是的及时处理，同时我们不能过度拘泥，要保持适度的弹性，灵活安排，保证整体，使执行过程始终与终极目标保持一致；使活动能正常、顺利并有条不紊的进行，最终达到或超过理想的成功。

1、重点：
①细节决定成败！！！
②所有支出必需符合预算要求；
③时时监控并及时评估进度情况；
④协调并整合各部门的执行，确保既定目标未被歪曲；
⑤经常与执行人员进行沟通，激励士气，启发创新工作能力。

2、形式：
①会议。

各级、各部门依据时间表定期检（查）讨（论），形成制度；
②现场。

各级、各部门负责人定时深入现场，及时解决问题，监控质量。

二、执行、管理与控制
为了使策划方案顺利执行，我们必须制定与活动有关的，各个方面的计划表，对活动任务进行科学管理，严密控制，达到目标。

1、活动任务：
活动任务是指“整体策划方案”中策划的活动内容中，所有必需完成的项目，以及与项目有关的设备、材料订购任务，和与项目相关的人、事所产生的关联的事务。

①任务分解：
对策划方案中的所有活动内容进行任务分析，通过分析进行归纳、整理、编号，并将任务分别落实到各项目负责人。

②时间分析：
务必用倒计时的方法，根据策划方案的活动内容，分析出任务完成的时间需求，按照优先顺序，标出关键的时间节点，并对其进程严密控制，不能有任何理由延误。

③制定总体的工作计划表（总表）
根据任务分解和时间分析，以表格的方式将所有的任务、时间和负责人一一对应的，完整地排定。

（要醒目地标出关键的时间节点）
④制定分项任务的工作时间表（分表）
由各项目负责人根据完成的需要时间制定表格，但要符合总表要求。

⑤设备、材料计购详表。

2、人力资源
人力资源的规划和管理是活动成功的核心。

我们要在策划方案中的“组织结构”设定基础上，根据“任务分析”的需要，确保有足够的工作人员，这些人员都要经过适当的训练，并达到具备对“核心理念”的理解和追求的意识与热情。

①独特性：
a、“律动式”的组织架构。

即随活动开始而增加，随活动结束快速减少。

b、大部分人员依靠自愿者，而非正式雇员。

②管理要点：
a、成本控制：增加自愿者数量，降低缺勤率，减正式雇员。

b、职务分析：如针对某一特定的职务赋于明确的定义，即确切的任务和责任，必须具备的能力、知识、技术和资历。

c、职务说明：即该职务的工作内容，以及何时需要该职务的人，说明说下：
·职务名称·权力范围
·担负责任·必备条件
·工作时间·关联部门
·工作报酬·考核标准
·任务摘要
d、培训激励：通过培训提高工作人员的专业水平和保持热情的追求。

③组织结构
a、简式结构；
b、功能性结构；
c、网络结构；
3、财务预算
计算成本，预估收入。

①各目预算
②计划预算
③支出情况
4、宣传计划
有效的传播使活动的信息家喻户晓，标志着活动已成功在望；能得到媒体主动的关注，成功率已100%；媒体群大量、大篇幅的报道，活动已成为历史故事了。

●信息的传播渠道和媒介：
平面的；影像的；网络的；
5、法律契约：
“谁拥有这项活动？”是签订合同的法定代表人！
“谁执行这项活动？”是签订合同的法定代表人！
“谁给这项活动提供器材？”是签订合同的法定代表人！
“谁被起诉了？”是签订合同的法定代表人。

活动能够顺利展开的保证是法律，是契约，也就是合同。

所以，在活动期间任何与之有关联的工作展开，并发生经费关系的事宜，都必须签订合同，保证双方都受到法律的制约，保证不出意外阻扰。

当然，为了更有防范意识，尽可能作风险评估，并投保。

6、工作手册
为了便于工作的进行，尽可能地编制一本“工作手册”，大概内容如下：
①重要工作人员的通讯录；
②工作任务表；
③相关现场图；
④工作时间表；
⑤相关分包商、供应商的任务和责任；
⑥应急措施；
⑦纪律和规章制度。

7、文献记录
记录是为了宣传、为了回忆、为了评估、为了反思。

记录方式：
保存：文档（草稿、电子文件、平面媒体）；录音录像、摄影、截屏、日志。

第六章活动的评估与报告
一、概述
活动评估与鉴定是指以一种严格的态度来观察、评判和监督一项活动的执行过程，并为其成果做个正确的评分。

它能勾勒出该项活动的真实面貌，显现该项活动的基本特征和一些重要数据。

它是活动管理程序中的重要组成部分，通过评估分析，可以学习经验，改进工作，并使其部分内容成为今后的标准程序。

二、评估程序
1、收集资料；
2、观察和记录；
3、反馈会议；
4、问卷调查。

三、评估报告
把以上四项工作汇总，并进行分类归纳，以文字描述和数据表格的形式作总结报告。

评估总结的目的是要向“利害关系人”作报告。

1、主办单位会想要知道这次活动究竟获得哪些成就：
①活动是否如期举行？
②预算是否超支？
③目的是否达到？
④有多少观众参与？（他们是如何得知的）他们是否满意？他们从哪里来？他们还会来吗？）
……
2、赞助单位又有它的评鉴标准：
①它的产品（或服务）知名度有否提升？
②广告效果如何？
③哪些媒体报道了他们？
④有哪些人来参加活动？
……
3、各级政府则想知道：
①本次活动对当地经济有何推动？
②文化上有何推广成果？
③活动吸引了多少游客？他们花了多少钱？
……
四、财务结算
应收款还有多少？应付款还剩多少？到底是亏是盈？。