工程项目档案归档管理探究

工程项目档案归档管理探究

发布时间：2022-04-22T02:29:18.345Z 来源：《中国科技信息》2022年1月中作者：董红云[导读] 随着社会主义经济现代化的持续发展，企业随之发展，目前对档案信息资料方面要求逐步趋向严格化、规范化，项目工程管理档案归档的系统性、精确性及全面性时不我待。所以，为了贯彻档案工作相关制度与法规，做好项目工程档案归档管理工作，成为目前实际工作中的重要内容。

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摘要：随着社会主义经济现代化的持续发展，企业随之发展，目前对档案信息资料方面要求逐步趋向严格化、规范化，项目工程管理档案归档的系统性、精确性及全面性时不我待。所以，为了贯彻档案工作相关制度与法规，做好项目工程档案归档管理工作，成为目前实际工作中的重要内容。

关键词：工程项目；档案；归档管理；特点；措施

工程项目档案记载了工程整体项目，从起始到竣工的过程，是最为精确、原始的记录，是对工程项目整体水平进行记录的凭据，也为将来工程项目管理及改建工作提供了依据。为了对档案工作相关法规制度进行深化与落实，本文就此做深入探究，并提出思路与建议。

一、工程项目档案特点及归档的必要性

工程项目类档案具有种类繁多且资料巨量的特点，在逐步构成过程中，因为工程类项目是系统性极强的工程，各种子体系经过归纳整合以后，才组合构成了整个工程项目，其档案构成过程同样如此，也是经由各个工程项目子体系中的档案所组合形成的。所以，要想档案归档工作得以有序进行，首先，需要有关档案工作管理人员，对档案实际组织工作与领导方面工作予以增强，依据工程项目在过程中的实际状况，配备及确立档案专项管理工作人员。与此同时，以科学为基础，设立健全化、完善化档案项目专项管理规则及管理制度，对档案专项管理规则制度责任、工作人员绩效考核、奖励与处罚规则制度予以明确，唯有科学性、健全及完善性的档案项目管理规章制度，才能够使工程项目管理档案工作得到有效的完善及健全，通过企业各个部门环节的有序协调、有序组织及管理监督等，才能够使档案管理工作的制度化、科学化等全面实现，使整体工程项目在建设管理工作实际展开过程中，有法能依、有法可依、有章能循。

随着企业的落成及实际运营，工程建设量的不断增加，工程项目在竣工投入实际运营后，极大部分工程中的竣工信息资料不能在保证质量的情况下，按时向有关部门移交，通常表现在如下几方面：

其一，工程项目建设与档案管理工作不能同步落实。参与工程建设的单位通常在工作开展中，只对工程建设进度予以重视，对工程档案资料的收集、编写无法及时闭环，和工程进度不能同步展开记录，大部分工程在投入实际运营后的三个月内，都不能按时将工程档案向档案室移交，有的工程项目拖到投入运营一年或者两年才完成档案移交工作，有的工程项目甚至移交档案时间更久。其二，移交到档案室的相关工程资料不能保证其质量。由于大多数建设工程单位，只是对工程建设进度予以关注，等到工程已经竣工验收了，才开始对工程建设档案进行整理并收集，造成资料不能真实精确化、及时化，不能完整编写及移交。其三，对电子文件的收集困难。大多数参与工程建设的单位在工程资料形成时，没有运用电子信息技术，缺少收集存档的意识，导致在移交档案室的时候，为了完成移交工作，要求对建设工程资料进行扫描移交，无形中加重了档案信息整理的工作量。其四，因为建立、设计及施工单位有着流动的特点，资料员也不是固定的，使档案管理者不能对其进行定向指导，造成档案工作者业务水平提升速度慢，通常体现在对档案资料移交范围不明晰、对档案管理平台软件的运用意识薄弱、不熟悉档案工作业务流程等方面。就此，通过对企业档案管理工作实际展开情况的分析，让企业档案管理工作科学化、规范化、稳固发展，又能够达成工作时效性提升的效果，为了对项目工程档案管理工作展开规划，采用档案信息管理媒介平台与离线录入软件相结合，工程项目档案工作提早介入并展开，前期归档工作尤其重要。

二、工程项目档案有序归档管理措施

(一)提前做好归档策划

在工程项目档案归档前进行策划，档案管理部门依据工程建设项目资料文件归档的范围，与工程项目实际情况相结合，提前制订与之相应的项目归档前策划，用以明晰建设工作各个环节、各种文件整理与收集的归档日期、责任人及档案整理标准，作为各参建施工单位工程建设项目档案工作的指导和依据。

(二)确定归档信息资料的范围

建设工程档案通常是指建设工程项目在对此项工程确立项目、审批、采购(包含招标与投标)、实地勘测、设计、施工、监理、调试、竣工验收及试运行工程整体进程中，构成的应该归档存放的图表、文字、影像、声音等不同模式与电子光盘、纸质资料等不同记录媒介的全部材料文件。

(三)明确建设工程项目档案的组成要求和进度

建设项目档案管理工作要和工程建设项目一起展开。建设项目工程申请通过后，成立项目时，展开工程建设项目文件的累积、形成与整理工作，并且创立健全化、完善化的工程项目档案管理机构系统，对相关责任进行明确，统一要求，依照工程项目建设文件构成的前后顺序，与建设项目阶段完成状况，展开对工程项目文件资料的收集、归纳、整理及归档，做到规范化收集、有序管理、同期验收。建设工程项目档案管理工作，应该归到电子网络建设管理程度、工作目标任务、日常工作管理与工程建设合同管理中。在签订工程建设项目设计合同、施工建设合同、监理合同、采购合同、调试合同时，应对其设立专门的相关条款，对与合同相关方提交工程项目档案套数、案卷水平、移交的范围、时间、电子文件及具体责任要求进行明确。另外，对参与工程建设项目单位，各自应该担负的职责进行明确。基础工程建设管理单位(部门)，对工程档案管理有关工作者的责权范围，进行明确与落实。一是对档案资料从初步形成、保管及归档这个过程关联到的工作者职责实行精准划分，依据工程管理档案的相关规定，对工作者职责进行落实，继而形成奖惩制度。管理建设工程项目档案要依照统一化领导、分层管理；统一规则、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明晰期限，按时移交等原则进行。企业基础建设工程部门作为建设工程项目的管理单位，由企业基建部门对建设工程项目档案的具体管理工作全权负责。工程项目档案管理工作依照相关合同需要展开分工管理，建设管理部门、设计、施工、监理及运营等单位部门均应该设立工程建设项目档案管理机构体系，把工程项目档案工作归入有关领导、部门及人员的责权范围，依照“谁构建就由谁负责”的原则，配备专项工作人员对规定的材料文件进行收集、归纳、立卷、审核、移交、归档。

(四)依据企业工程项目建设档案的现状，重点针对薄弱环节

一是开展建设工程时，关联到的资料较为繁琐，同时数量极多，工作人员在工程施工现场收集相关资料时(如合格证明、说明书、出厂试验报告等)，会出现遗漏的情况，所以，尤其要注意即刻开箱、即刻采集，安装设备仔细阅读厂家资料，严格依照制度执行实操；二是对工程档案要求收集的项目资料意识弱，比如对工程数码相片的整理和收集，通常是各个参与建设工程施工单位的薄弱点，因此，需要相关人员对此项工作的宣讲力度进行增强；三是档案资料管理相关人员对建设工程档案进行创优管理的意识淡薄，档案管理基础专业知识薄弱，所以资料管理工作人员要增强对工程资料规范管理知识的学习，以此保障各阶段工程项目资料规范化展开；四是要求基建部门落实及增强建设工程项目档案同步管理问题。做到提前策划，即刻执行，运用随时和定期对档案展开抽查结合的方式，组织人员对资料展开验收和检查。运用档案信息管理平台，和离线录入体系的实际运用情况，对电子文件资料及时归档与收集，以此促进工程项目档案管理工作效率的提升。

三、结语

综上所述，工程项目建设档案归档工作的有序展开，有效解决了档案移交实际过程中滞后的现象，提升了建设工程项目档案管理工作的水平与质量。在一定程度上，工程项目建设部门、参与工程建设等相关单位档案管理意识增强，只注重工程建设进度，不重视工程建设资料的现象明显得到改善。

参考文献

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