学校收费管理的内部控制初探

学校收费管理的内部控制初探

作者：刘新华

来源：《管理观察》2010年第32期

摘要：随着教育体制改革工作的进一步到位和教育事业的不断发展，我国教育的投入格局已经由过去的财政负担逐步演变为一种由财政、学校、社会、个人共同负担教育经费的机制。而学校的主要经费来源就是预算外收入。这种机制一方面弥补了教育投入的不足，另一方面，也对学校的收费管理提出了新的目标与方向。所以，为进一步贯彻国家财政法规，加强学校收费管理，确保学校收费工作更加规范化、制度化，本文对学校收费管理的内部控制进行了研究。

关键词：学校收费管理内部控制

1.收费管理内部控制的含义

学校收费管理的内部控制主要是指学校内部的收费管理控制系统，也就是为保证学校收费工作按秩序进行、收费收入顺利实现，保证相关数据的准确性与可靠性，法律法规的遵循性，提高收费工作效率而制定的一系列确实可行的管理措施。

2. 收费管理内部控制的目标

2.1对学校收费行为进行规范，确保资料真实完整。

2.2确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。

2.3补救漏洞，消除隐患，防止的同时也必须及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护学校资金的安全性与完整性。

3.收费管理内部控制的原则

3.1学校收费内部控制应当符合国家有关法律法规和本单位的实际情况的同时约束单位内部涉及收费工作的所有人员并且任何人都不得拥有超越内部控制的权利。

3.2学校收费内部控制应当精细化到学校内部涉及收费工作的每一个细节。

3.3学校收费内部控制应当将学校内部涉及会计工作的机构与岗位的合理设置及职责权限明确的区分开来，坚持不相容职务相互分离，有力的做到不同岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

3.4学校收费内部制度应当遵循成本效益原则，以合理的控制成本做到最好的成绩。

3.5学校收费内部制度应当随着外部环境的变化、业务职能的调整和管理要求的提高不断更新。

4.收费管理的控制环境

收费管理的控制环境控制环境指对建立、加强或削弱有关规定与程序的效率有重大影响的每一个因素结合的整体。良好控制环境的建立是实现控制目标的基础。要求所有的教职，特别是学校的领导应该起到带头的作用，在严谨科学的工作作风的同时夜应该具备良好的工作能力，这是保证内部控制有效性的原因当中的一个。在学校组织结构方面，要求将与收费管理相关的全部业务进行合理分配并设置岗位，明确的区分涉及收费工作的各类人员的职责分工，设置的岗位和职务要能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。在这时，学校也应该根据实际情况，制定合理的工作纪律，对人员的晋升、奖罚进行明确规定，对完成工作的进行奖励，对违反规定事项的进行处罚。

5.学校收费管理内部控制的内容

5.1 学校收费票据的控制内容

收费票据管理要严格执行有关规定，建立票据管理系统，对所有票据进行分类登记;设立票据专管员岗位，专门负责收据的领购、发放、缴销，并监督票据的合法使用情况。各类票据应专票专用，不应该混合使用。

5.2 学校收费项目、标准的控制内容

各类收费项目、收费标准的确定，应根据有关收费文件，结合本校实际情况，由教务、财务部门提出方案，经校长办公会讨论通过后，报物价部门审批并办理《收费许可证》，并实行收费公示，未经批准的项目不得收费，亦不得擅自提高收费标准。根据国家有关政策法规的更新和外部环境的变化，以及学校自身发展的需要，及时增加、减少和调整收费项目和标准，以适应和促进高校的顺利发展。

5.3 学校收费管理信息系统的控制内容

5.3.1收费管理信息系统的建立

学校通常使用收费管理信息系统进行收费管理，硬件及系统软件的配置主要是根据收费管理的要求，配置收费系统所需的计算机硬件及相应的系统软件；收费软件的取得有自行开发和购买两种方式。系统建立后必须检查测试其正确性、可靠性、安全性等，通过测试后在可以投入到日常工作中。

5.3.2学校收费管理信息系统的维护

由于电子数据被记录在磁性介质上，不易实现签字、盖章等具有法律效力的手段，字迹不可辨认，而且易受多种物理因素和人为因素干扰，因此，收费软、硬件系统的安全维护十分重要。系统维护要求运用电子信息技术手段减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施，同时要加强对数据输入与输出，文件储存与保管、网络安全等方面的控制。

5.4 收费管理组织的控制内容

与收费管理相关的全部业务要合理地进行分配，并明确规定涉及收费工作的各个人员的职责分工。根据不相容职务相互分离的要求，为防止有关人员在工作中出现错误和舞弊行为，设置的岗位和职务要能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。

对负责收费管理组织所有工作人员的规划出具体授权范围、权限、程序、责任等，必须做出明确的规定，并在系统中设置相应权限，各级管理人员只能在授权范围内使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。

5.5 收费程序的控制内容

（1）学校应收款编制。按照有关收费项目和收费标准，将应收取的各种款项按类别逐项进行编制。

（2）学校办理银行卡。学校全部收费采取银行代扣方式进行。在每年收费期到来之前，为每名学生办理银行卡并发放到学生本人手中，学生只需将款项存入卡内即可交费。

（3）学校基本信息的采集和整理。大部分信息可以从学校教务处的数据库中取得，交费账号信息须在办理银行卡后导入或输入。

（4）学校集中收费。在规定的收费期间，将审核无误的收费数据发送给银行进行集中扣划，银行在扣划后将数据返还，根据返还的数据进行集中收费的数据输入、整理，并打印收费票据。本项工作可根据实际情况，在年度内定期或不定期进行。

（5）学校收费档案管理。所有相关的档案，包括纸质和电子数据都应按照档案管理有关规定，由专人妥善保管。

（6）学校退费和减免费用。学生因退学、休学、获奖或其他不能报道的情况，会出现退费或减免费用的情况。所有退费和减免费用一律须经教务处、后勤公寓等管理部门准并详细注明原因，再由收费管理人员经过检查后可以按手续办理。

6.学校收费管理的监督