进出口档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司进出口业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有进出口业务相关的文件、资料、记录、报表等档案的管理。

第三条档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保进出口业务档案的全面性和连续性。

2. 准确性原则：档案内容真实、准确、无误。

3. 安全性原则：确保档案的物理和信息安全。

4. 有效性原则：提高档案的利用效率，服务于公司进出口业务。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集：
1. 公司进出口业务部门应按照业务流程，及时收集进出口合同、信用证、商业发票、运输单据、检验检疫证明、通关文件等原始资料。

2. 档案管理员应定期检查各部门档案收集情况，确保档案的完整性。

第五条档案整理：
1. 按照档案的分类标准，对收集到的档案进行分类整理。

2. 对档案进行编号、编目，建立档案目录，方便查阅。

3. 对档案进行立卷，确保档案的有序存放。

第三章档案保管与利用
第六条档案保管：
1. 档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的档案室。

2. 档案柜应定期清洁、消毒，保持档案室的整洁。

3. 档案管理员应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。

第七条档案利用：
1. 档案利用应遵循“谁保管、谁负责”的原则，未经批准不得擅自复制、借阅档案。

2. 查阅档案时，应填写查阅登记表，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

3. 查阅人应爱护档案，不得随意折叠、涂抹、损坏档案。

第四章档案归档与销毁
第八条档案归档：
1. 档案整理完成后，应及时归档。

2. 归档时，应按照档案的编号顺序，将档案装入档案盒，并在盒上注明档案名称、编号、起止日期等信息。

第九条档案销毁：
1. 档案保管期限到期后，应进行销毁。

2. 销毁档案前，应进行审核，确保档案销毁符合规定。

3. 档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式，如焚烧、碎纸等。

第五章奖励与处罚
第十条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十一条对违反本制度，造成档案损坏、丢失或泄露的个人或部门，给予批评教育，情节严重的，依法予以处罚。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。