行政管理统筹艺术PPT课件

15
行政工作特点
行政管理工作具以下六大特点：
一、综合性强
二、政策性强
三、时间性强
四、工作内容繁杂
行
政
五、联系广泛
统
筹
管
六、被动性和突破性强
理
艺
术
2019/9/23
16
2019/9/23
17
行政职责
职责
行 政 统 筹 管 理 艺 术
1.承办职责
专项工作
2.参谋职责
对上级
3.管理职责
日常事务
4.协调职责
2019/9/23
8
如何归档
归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的
归档方法：
1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷
上下级/平行级 /内外部
5.指挥职责
工作分配布置/ 突发事件处理
6.效能职责
绩效评估/提高 效率
2019/9/23
18
行政工作的监测指标
--工作中--
--手术中--
• 部门满意度
血压 心率 失血 呼吸 麻醉
……
• 客户满意度 • 员工投诉率 • 人员流失率 • 领导美誉度 • 新标准新手段
※会议数量控制 ※会议时间控制 ※会场环境控制
理
※会议质量控制
艺
术
2019/9/23
10
办公管理
1.办公室布局（Layout）
2.办公用品管理
3.办公5S管理
4.办公保密管理
行
5.安全消防管理
政
统 筹
6.办公室搬迁
管
理
艺
术
2019/9/23
11
办公室布局
良好办公环境五大标准
舒适 美观
和谐 便利
实用、方便
1.文书档案管理
2.会议管理
3.办公管理
4.车辆管理
5.考勤管理
6.奖惩管理
7.接待招待
8.活动组织
9.信件管理
行
10.印章管理
政 统
11.通讯管理
筹 管 理
12.安全保卫 13.财务报销
艺 术
Hale Waihona Puke 14.应急事件的指挥与安排
2019/9/23
7
文书档案管理
1.文书管理：
公文：报告、请示（申请）、通知、通告、备忘、联络、介绍等 ——收文管理；登记、分发、拟办、催办、归档 ──发文管理：拟稿（起草）、审稿、校对、用印、签发、归档
行
归档案卷内的基本排列方法：
政
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后
统
二、来文和复文，复文在前，来文在后
筹
三、正文和附件，正文在前，附件在后
管 理 艺
四、正本和原稿，正文在前，原稿在后 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后
术
2019/9/23
9
会议管理
1.会前准备
※明确参会人数
以嘉辉各部门行政助理而言，就是集行政、人事、秘书工作于一身
艺
术
2019/9/23
4
行政人员的素质要求
仪表形象： 整洁 端庄 大方 礼貌
性格特质： 责任心 亲和力 感染力 情绪稳定 创新意识
能力特质： 执行力 表达能力（口头与书面） 组织协调能力 领悟应变能力
行 工作特质： 政 细心 耐心 合作 大局观 成本意识
艺
术
2019/9/23
13
办公室搬迁管理
搬家公司选定
各部门搬迁时间安排
公司总协调人和搬家公司现场总协调人
确定部门负责人与行政部负责人
确定具体工作项目的责任人
所有责任人联络电话
打包用具准备：纸箱，胶带，白板笔
封箱记录与物件标明
行
物品装车和卸车先后顺序安排
政
贵重物品封车、跟车安排
统 筹
2019/9/23
1
行政统筹管理艺术
一 •丑话说在前头（15条罪状） 二 •行政的定义及人员的素质要求 三 •行政工作的内容和特点 四 •行政工作常见分析方法
注：行政统筹除以上内容外，还包括行政礼仪、时间管理、沟通技巧、 压力与情绪管理等内容，这些将在后续课程中呈现
2019/9/23
2
部门行政工作的十五条“罪状
以企业单位或机关组织而言，就是指一般的行政事务的职能管理，包括行
政事务管理、办公事务管理、人力资源管理，具体包括相关制度的制定和执
行
行推动、日常办公事务管理 、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会
政
议管理、涉外事务管理、总务采购管理、生活福利、车辆管理、安全卫生、
统 访客接待、活动组织等 筹
管 理
统
筹 管 理
技能要求： 办公软件（PPT/Excel/Word）操作熟练 文笔良好 具有一定统计分析能力
艺 熟悉公文写作和档案管理
术
2019/9/23
5
行政工作的主要内容
突发应急指挥
办公管理
会议管理
辅助高管
行
员工行为规范
政策制度执行
政
统
筹 管
文书档案管理
理
艺
术
2019/9/23
6
具体日常行政事务
2.档案管理：
对档案文件的收集、整理、鉴定、登记、保密、检索、利用等，包 括外收文、内发文、会议记录、报告总结、图表、影像资料、个人 档案等等
行 政
要求：
统
1.每位行政助理能够按照公司统一格式独立撰写各式公文
筹 管 理
2.每位行政助理应该有能力进行本部门的档案管理，方便保存、检 索、利用
艺 术
附件：嘉辉公司常见的一些公文
※选择开会地点
※选择会议时间
※拟运议事日程
※申请会议经费 2.会中事务管理
※预约会议 ※发布会议通知 ※会场布置
※会议签到 ※会议注意事项 ※会场服务
3.会后工作管理
※材料/设备准备 ※会议记录
※会议现场清理
行
※会场应急处理 ※编写会议简报 4.会议控制
政
统 筹 管
※开展会务总结 ※撰写会议纪要 ※会后检查督办
行
政
统
筹
管
理
艺
术
2019/9/23
3
行政的定义
广义的行政：
指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织的计划、组织、 控制、协调、监督等活动的总称
狭义的行政：
以国家而言，是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。如工商 局、物价局、税务局等部门。这些行政管理部门依法行使国家权力，叫做依 法行政
环保 健康
行
气派
政 统
个性
筹
管
理
艺
术
办公室布置的环境要求
空气环境
安全环境
光线环境
声音环境
颜色环境
设备环境
绿化环境
2019/9/23
12
四项原则
1.采光足 (自然光/灯光)
2. 常用设备应 放在靠近使用 者位置
3. 同一办公室 员工应朝同一 方向办公
4. 领导座位尽 量在后排
行
政
统
筹
管
理
附件：某家居公司新厂办公室布局图
甲地启运通知，乙地接应人员就位
管
新办公地点布局图张贴解说
理
艺 术
附件：某家居公司的搬迁安排表
2019/9/23
14
练习（15分钟）
马上就是中秋节了，请以嘉辉公司人力资源部的名 义给全厂发一个中秋节放假通知。
要求：按照嘉辉公司现有的通知格式 提示：今年的中秋节是9月8日，星期一
行
政
统
筹
管
理
艺
术
2019/9/23