网络环境下档案的利用

网络环境下档案的利用
【摘要】本文旨在提出新的网络环境下档案的特色以及如何开发利用历史和现有档案，探讨档案在网络环境下及各领域应该发挥怎样的作用，使得档案应用能够在各个领域中借助网络得以推广。

【关键词】网络；档案；利用
在当今科技日新月异并高速发展的过程中，许多新的传播媒介和新的信息传播方式应运而生，许多新的科学技术都被运用到学校、社区和厂矿以及家庭生活的各个领域当中。

科技在推动着社会文明的发展，提升着人的生命质量。

随着因特网大量的普及，电脑和与电脑相关的技术不断地发展和更新换代，电子数码技术的运用标志着人类向现代化又迈进了一步。

现代化的发展又催生了大量信息的产生，这些信息经过时间的沉淀和过滤，又将变成人类文明的一部分——历史。

如何将这些有效信息变成档案馆的馆藏资料，并且利用档案信息化网络化技术将它们推广到全社会让它为现实社会服务呢？这就是一个值得我们探讨的问题。

就我所知，国内一部分档案馆已经实现了现代化管理，但是它对大多数民众印象来说，档案是需要的时候就供人查询，不需要时就束之高阁，视为废纸一堆，甚至对档案轻视到除非人事调动，否则个人档案也是可有可无的了。

对绝大多数人来说档案就是历史，就是与历史相关的文物，与自己事业的发展并没有太大的关联。

这就是当今档案的尴尬的社会地位！这种漠视与档案管理的封闭状态，究其原因，无不与领导阶层的不重视，档案工作本身的繁重和枯燥，与民众生活相关性少，管理人员以老者和关系户者且文化水平不高等等因素相关，这就使得档案自身的厚重的文化内涵与现代化信息社会出现了格格不入的现象。

其实，对于已经实现了现代化管理的档案馆来说，其档案也只是在档案整理工作和查阅方面实现了现代化，至于档案信息资源的整合，档案纸质资料的如何电子化以及档案利用的信息化方面都还存在着很大的技术空间。

档案工作的重点应在档案的利用方面，因为当前中国社会正处于转型时期，网络已经占居着社会发展的主流，而信息的产生和迅速传播都离不开网络这个新媒体，如何将档案资源转化为信息社会的一部分，并且成为一种新型的文化产业，是目前档案发展的大趋势大方向。

从历史沉淀的死档案成为服务和谐社会的活文化，这是档案工作的一次重大转型。

要实现这个转型应该考虑从以下三个方面着手。

1 以档案信息利用为需求导向，开发档案信息资源
档案利用的信息化是在大量的馆藏资料全部计算机管理的前提下完成的，实现计算机管理的现代化、开发档案信息资源建设耗费大量的人力、物力、财力，总体投入很大。

进行档案数字化工作，不仅要购买计算机、扫描仪、相机等数字化设备，而且还要增加相应的档案工作人员，这些固定资产设备以及人力成本需要投入很大一笔资金。

因此，在档案的信息资源的甄别筛选上，不仅要追求量，而且还要保证信息的高质高效性，以保证档案信息化的广泛、高频率的利用，产生一定的社会效益和档案传播的信息化效应。

立足馆藏资源，着力建设具有本馆特色的档案信息资源数据库，积极开展专题信息服务，对特色档案专题数据进行深加工与精加工，并充分挖掘档案用户的潜在需求。

因为，重要特色档案代表着档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨与风格，对于提高档案馆的声誉和地位具有重大意义。

数字档案资
源的利用具有网络共享的特点，网络中任何一个节点提供的档案信息可以方便地为整个网络用户所共享。

因此，各档案部门在档案资源建设时走具有本馆特色的道路，可以避免档案信息资源建设方面的重复劳动，提高档案信息源信息化利用的效率。

档案信息资源的建设重点应从档案数字化转移到电子文件归档管理上，这是因为档案数字化的技术标准尚不完善，尤其是音频、视频档案的数字化，国家尚未出台任何规范，在此情况下全面开展档案数字化工作，存在着文件格式和技术参数不规范的风险，有可能影响到今后数字档案资源的信息化共享。

以电子文件的归档管理为重点，尽早实现网络环境下的文档一体化，尽快将电子文件归档管理嵌入到各单位的档案管理软件系统、OA系统以及网络信息流程管理系统中去，为档案利用的信息化建立良好的基础环境。

2 以网络为平台，优化档案信息，扩大档案利用的社会影响力
档案信息的优化离不开网络这个平台，利用网络技术和电子信息化技术整合档案信息资源，建立完善的档案信息数据库以满足基本的档案信息存储、网络通讯、安全管理、数字加工和数字认证等基本需求，为档案利用的信息化提供完整、准确、稳定、规范的信息内容和信息开发项目。

利用网络传媒技术扩大档案收集范围，强化档案信息的形成与积累，并且利用优先排序法和设定分级保密的措施，不断调整和发挥原始文献在网络利用和档案文化推广中的作用。

网络还可以为档案利用者提供多种档案利用和交流的形式，比如博客、微博、网络社区以及档案馆网站等。

利用档案馆网站、网络社区、博客、微博四种网络传播方式传播档案信息，实现档案信息共享。

目前由于档案管理的信息化建设还不完善，使得档案在网络利用方面还存在着一些信息空白，许多档案网站形同虚设，没有可更新的内容和及时的信息来源，这使得民众对档案利用更是凤毛麟角了，因此加强网站建设，完善自动化档案管理体系，优化档案的信息资源，强化档案的信息资源的鉴定，是档案利用信息化的前提条件。

除了档案馆的网站建设，档案利用的信息化也还可以通过其它途径来实现和完成，比如博客和微博，网络社区等等都是当前很好的档案网络信息化的路径和渠道。

博客、微博是新的网络信息传播的载体，虽然档案馆微博用户少，开通时间较晚，多为高校档案馆，且主要集中在新浪微博，信息更新不及时，发布频率低，信息内容以通知公告类信息为主，“粉丝”数量少，但是，“万事开头难”，“星星之火可以燎原”，把握时机，利用和运用好这一新的载体，将会给档案信息化服务的带来新的发展契机，通过博客、微博这一新载体，实现档案利用的多元化服务，发扬档案的社会教育的作用，使其产生大量的社会效益和经济效益。

3 积极推动档案的文化建设，实现有特色的档案利用的信息化档案文化是社会中各种组织和成员，通过有意识的创造性工作，积累、保存、维护和促进人类文明发展的物质和精神财富的总和。

由于历史的原因，档案在人们的眼里一直有着一种神秘性、政治性，像蒙着一层面纱，不为人所知。

但是，随着社会越来越进步、开放，大家的观念、意识也在转变，人们对档案的认识已不再局限于其政治性，而是更多地看到了它的文化教育作用和社会服务功能。

人们开始意识到档案不仅仅只是人类实践活动的原始记录，更加注意到档案是一种重要的文化资源。

可以说，档案文化所涵盖的内容是十分广泛的，有关人生、家世、家庭、家族的档案，个人学历证明、工作经历以及个人财富，有关城市历史记忆、地方历史风貌、社会重大事件等方面的档案，都是非常有利用价值的资源。

另外，档案
资料在拍摄历史题材的影视剧，勘定边界、增进和海外人士的关系等方面都扮演了重要的角色。

在一定意义上讲，档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑的观念形态，又反映了经济基础的物质成果中凝聚的精神价值。

档案的丰富的文化包涵了更多的信息点和信息元，为档案利用的信息化提供了更多的查询手段，根据点击率为档案进行合理的信息排序，通过档案的利用信息收集来调整档案馆藏结构，这就是档案信息化利用给我们带来的好处、不仅扩大了服务的地域范围，而且还增强了档案馆藏的实用性。

真实，是档案文化的特性之一。

如何将真实的、原始的纸质档案转化为电子档案的一部分，转化为信息利用的一部分，目前的做法应该是将纸质版和电子版同步进行存档，为下一部的档案全部电子化和信息化做一个缓冲过渡。

因为档案的电子化和信息化已经是大势所趋，不管它的历史文化有多么厚重，也无论它的信息化工作是多么地庞大繁琐。

电子档案的信息化、网络化已具雏形，但是它的在网络环境下的利用方面还在探索初建之中，这需要有关部门加大档案文化的宣传力度，不断地根据公众的对档案的不同需要来调整和完善档案的网络信息化的利用。

在以便携性、快捷有效性为档案利用的目标的同时，也不要忘了档案的文化特性对利用者的影响和熏陶，为此可以将网页的页面设计得唯美典雅一些，让档案利用者从一开始就感受到扑面而来的文化气息。

档案利用者将不再视档案为冰冷的历史概念。

“以人为本”，让每一个画面，每一个链接都为利用者的阅读和查找提供最人性化、最具有档案特色的文化服务。

档案网页应为档案的利用者提供总目录、信息导航和查找帮助等等很商业化又很人性化的服务。

总之，网络环境下档案的利用或许只是一个档案信息化到来之前的一个预想，但是不久的将来，我相信信息的变革将会给档案带来新的发展契机，使得档案利用不再与民众的生活相脱节，而是现代化信息社会中不可缺少的一支重要的文化力量。

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