档案管理信息系统技术需求书

档案管理信息系统技术需求书
一、引言
随着信息技术的不断发展和企业规模的扩大，档案管理的重要性日
益凸显。

传统的手工档案管理方式已经无法满足现代企业对档案高效、准确、安全管理的需求。

为了提高档案管理的效率和质量，实现档案
管理的信息化、规范化和科学化，特制定本档案管理信息系统技术需
求书。

二、系统目标和总体要求
（一）系统目标
1、实现档案的数字化管理，包括档案的录入、存储、检索、借阅、归还等全过程的信息化管理。

2、提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作带来的错误和繁琐。

3、保证档案的安全性和保密性，设置不同的权限级别，对档案的
访问和操作进行严格的控制。

4、提供便捷的查询和检索功能，能够快速准确地找到所需的档案
信息。

（二）总体要求
1、系统应具有良好的稳定性和可靠性，能够长时间稳定运行，确
保档案数据的安全和完整。

2、系统应具有良好的兼容性和可扩展性，能够与企业现有的信息
系统进行集成，并能够根据企业的发展需求进行功能扩展和升级。

3、系统应具有友好的用户界面，操作简单方便，易于上手和使用。

三、功能需求
（一）档案录入功能
1、支持多种档案类型的录入，包括文本、图片、音频、视频等。

2、能够自动提取档案的关键信息，如文件名、文件类型、创建时间、修改时间等。

3、支持批量录入功能，提高录入效率。

（二）档案存储功能
1、采用先进的存储技术，确保档案数据的安全和可靠存储。

2、对档案数据进行分类存储，便于管理和检索。

3、支持大容量存储，能够满足企业长期的档案存储需求。

（三）档案检索功能
1、提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等。

2、能够快速准确地检索到所需的档案信息，并显示检索结果的详
细信息。

3、支持模糊检索和精确检索，满足不同用户的检索需求。

（四）档案借阅功能
1、实现档案的在线借阅申请和审批，提高借阅效率。

2、对借阅的档案进行跟踪管理，记录借阅时间、归还时间等信息。

3、支持设置借阅期限和提醒功能，确保档案按时归还。

（五）档案归还功能
1、对归还的档案进行检查和确认，确保档案的完整性和准确性。

2、自动更新档案的借阅状态，将已归还的档案重新纳入可借阅状态。

（六）权限管理功能
1、设置不同的用户角色和权限级别，如管理员、普通用户等。

2、对用户的操作进行严格的权限控制，确保档案的安全性和保密性。

3、支持权限的灵活配置和调整，满足企业不同的管理需求。

（七）统计分析功能
1、能够对档案的录入、借阅、归还等情况进行统计分析，生成相应的报表。

2、为企业的管理决策提供数据支持，如档案的利用频率、热门档案类型等。

（八）数据备份与恢复功能
1、定期对档案数据进行备份，确保数据的安全。

2、支持数据的快速恢复，在系统出现故障或数据丢失时能够及时恢复数据。

四、性能需求
（一）响应时间
1、检索响应时间不超过 5 秒。

2、借阅和归还操作的响应时间不超过 3 秒。

（二）吞吐量
系统能够同时处理多个用户的并发请求，确保系统的稳定性和可靠性。

（三）资源利用率
系统在运行过程中，CPU 利用率、内存利用率等资源指标应保持在合理的范围内，避免出现资源瓶颈。

五、安全需求
（一）数据加密
对档案数据进行加密存储，确保数据的安全性。

（二）用户认证
采用强身份认证机制，如用户名/密码、数字证书等，确保用户身份的真实性和合法性。

（三）访问控制
严格控制用户对档案的访问权限，防止非法访问和数据泄露。

（四）网络安全
采用防火墙、入侵检测等网络安全技术，保障系统的网络安全。

（五）审计跟踪
对用户的操作进行审计跟踪，记录操作时间、操作内容、操作人员等信息，便于事后追溯和审查。

六、界面设计需求
（一）布局简洁
系统界面布局应简洁明了，功能分区清晰，便于用户操作和使用。

（二）色彩搭配协调
界面色彩搭配应协调舒适，避免使用过于刺眼或复杂的颜色组合。

（三）字体大小适中
字体大小和样式应适中，便于用户阅读和识别。

（四）操作提示清晰
在关键操作环节，应提供清晰明确的操作提示，引导用户正确操作。

七、技术支持与维护需求
（一）技术支持
供应商应提供及时、有效的技术支持服务，在系统出现故障或问题
时能够迅速响应和解决。

（二）维护服务
定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。

同时，
应提供详细的维护文档和操作手册，便于企业内部人员进行日常维护
和管理。

（三）培训服务
为企业用户提供系统使用培训，确保用户能够熟练掌握系统的操作
和使用方法。

八、项目实施计划
（一）需求分析阶段（＿____天）
1、与企业相关部门进行沟通和调研，了解档案管理的业务流程和
需求。

2、对需求进行分析和整理，形成详细的需求规格说明书。

（二）设计阶段（＿____天）
1、根据需求规格说明书，进行系统的总体设计和详细设计。

2、绘制系统架构图、数据库设计图等设计文档。

（三）开发阶段（＿____天）
1、按照设计文档进行系统的开发和编码。

2、进行代码的测试和调试，确保代码的质量和稳定性。

（四）测试阶段（＿____天）
1、对系统进行功能测试、性能测试、安全测试等全面测试。

2、对测试中发现的问题进行及时的修改和完善。

（五）上线阶段（＿____天）
1、将系统部署到生产环境，进行上线前的最后测试和确认。

2、对用户进行培训，确保用户能够熟练使用系统。

3、系统正式上线运行，进行后续的跟踪和维护。

九、预算需求
系统的建设预算包括硬件设备采购费用、软件开发费用、系统实施费用、培训费用、维护费用等，预计总预算为_____万元。

具体预算明细如下：
｜项目|预算金额（万元）｜
｜｜｜
｜硬件设备采购费用|＿____|
｜软件开发费用|＿____|
｜系统实施费用|＿____|
｜培训费用|＿____|
｜维护费用|＿____|
｜其他费用|＿____|
十、结语
本技术需求书详细描述了档案管理信息系统的功能、性能、安全、界面设计等方面的需求，希望供应商能够根据本需求书提供符合要求的解决方案和产品。

同时，在项目实施过程中，双方应密切合作，共同推进项目的顺利完成，为企业的档案管理工作提供有力的支持和保障。