秘书资格证书培训基础知识讲稿

秘书资格证书培训基础知识讲稿(基础班)
基础班以讲基础知识为主，要求大家掌握基础知识点，学会案例分析，完成工作实务。

柴世民第一讲秘书资格证书考试及应用文书
的概念与制发程序
国家秘书职业资格证书是由原国家劳动和社会保障部推出，迄今已有十余年时间，现在由人力资源与社会保障部颁发。

考试内容分为秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。

其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。

秘书（涉外）专业的其它考试与秘书（普通）考试相同。

正在上大学本科或大专的学生可以直接报考三级秘书，当参加秘书工作以后，可以报考二级秘书。

下面我们介绍秘书资格鉴定的考试内容。

秘书职业资格考试鉴定内容包括职业道德、理论知识、案例分析、工作实务等四方面基本内容。

考试分为两部分试卷。

第一部分包括职业道德（25题，25分）和理论知识（100道题，100分）。

职业道德考试分两部分，一部分为职业道德基础理论与知识部分，（第一至十六题），第二部分为职业道德个人表现部分，（第十七至二十五题）；关于第一部分是单选题与多选题，考试内容基本上在国家职业资格培训教程《职业道德》教材里面。

关于第二部分为职业道德个人表现部分为离散选择。

例如，18，上班路上，你碰到一个生病老人时（）。

A，加快脚步走开。

B，赶紧上前帮助。

C，当做什么事也没有发生。

Ｄ，没有什么感觉。

答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。

所以，职业道德考题不难，认真看看教材与考题，有所重视，一般都能通过。

希望大家把这两年的考题看一看案。

理论知识部分满分１００分，单选题６０
分，多选题４０。

内容基本上在秘书基础知识部分与秘书三级秘书教材里面。

基础知识占30%左右，三级秘书实务占70%左右。

所以，同学们要认真看书，把能够出单选与多选的题都划出来看。

另外如果要把握考试的知识点，最好把这几年的考题归一个类，就会发现不仅许多考题有重复性，考点也有重复性。

这就使我们在全面复习的基础上容易抓住重点。

这里最好列一个表格。

案例分析即录像题有2道，总分５０分，第一题２０分，第二题３０分。

录像题即情景模拟：第一题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少10个正确点或不妥之处。

（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。

第二题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少15个正确点或不妥之处。

（每题连续听两遍，应至少找出15处）。

工作实务也称操作
题，是用来解决秘书工作存在的问题的。

要求考生对卷面提出的工作任务进行书面回答。

考题内容在三级秘书实务这本书里（第１题20分，第２题～第３题，每题15分，共50分），一张卷子100分。

由此看出，职业道德、基础知识、三级秘书实务三本书，三级秘书实务是学习的重中之重。

考卷的难易度，三份试卷的组成难度，总体上为中等：低难度试题占20%，中等难度试题占70%，高难度试题占10%。

涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。

秘书考试成绩的计算：秘书(五级、四级、三级、二级)两部分都达到及格线为及格，两部分平均分及格但有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一次有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。

两部分都不及格需重考。

下面简单讲一下看书与听课的关系，重点与非重点的关系，基础与冲刺的关系。

关于看书与听课的关系。

仅看听课课件
中的知识点是不够的，应结合考卷分析考试的知识点，通过考卷分析发现，单选与多选的考点是很细的，所以在听讲以后还应多看书。

其次，关于重点与非重点的关系。

从试卷归类分析，历年考试点集中的地方也是重复考试的地方，当然也是重点。

但是，由于试题库抽题，试题的面一定广，所以，我们认为复习考试应该全面撒网，重点突破。

因为根据经验，重复题、重点题单选多选就三十分左右。

所以，还应全面看书。

第三，关于基础与冲刺的关系。

考前一星期，进行冲刺，之前抓基础。

冲刺的一个重要内容就是大量做题。

我们会给大家配题的。

下面我们讲秘书基础知识的具体内容。

第一章文书基础
文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。

古往今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，
利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众发布信息等等。

可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。

而秘书工作中运用的文书被称为应用文书，它有其特定的格式与制发程序，是为秘书工作服务的。

第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（标记）
应用文书是指各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候经常应用的具有一定格式的文体总称。

它的任务也是记录信息、交流信息和发布信息的。

但必须通过一定的格式记录信息、交流信息和发布信息才有效。

所以，为了工作方便，各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理在处理事务中都用得着应用文书。

我们知道，单位有事，一个一个进行通知，比写一张通知麻烦多了。

中央的会议精神如果不是用通报的文种传达到各个单位是无法让下面单位或个人了解的。

总不能13亿人坐在一起开个
会或给13亿人一个一个口头传达吧？所以应用文书的作用是不言而喻的。

因此，应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候的好帮手。

，人们特别是秘书必须学会拟写应用文书。

秘书应用文书主要有行政公文、事务文书、商务文书3类。

行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

行政公文的文种是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定的命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种行政公文。

但是在现实生活中，行政公文文种的使用远远超过了行政机关，在商务、科技、司法等领域也广泛使用，因此，行政公文也称通用公文。

39，通用公文的格式要素可划分为：眉首、主体和（）
A附注
B附件
C主题词
D版记
41，应当在公文中最后一个抄送机关的后面（）
A标句号
B标分号
C标冒号
D不标注标点符号
事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理。

本章主要阐述传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等事务文书。

商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。

本章主要阐述意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同等。

我们看这么一道题：
例：下面属于行政公文的是（）
A.通知、决定、报告、会议纪要
B.通知、决定、调查报告、会议纪要
C.通知、决议、调查报告、会议纪要
D.通知、决定、总结、会议纪要
答案：A
解析：调查报告和总结属于事务公文“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在
（）
A、建议部分
B、情况部分
C、回顾部
分 D、预测部分
二、通用公文的制发程序（何谓制发？发文办理。

暂时以制作发行来理解）
通用公文是因为是官方文书，具有法律效力,因而是有着严格的制发程序的。

通用公文的制发又叫发文办理。

主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

我们主要介绍草拟、审核、签发、复核四部分。

草拟就是拟写公文草稿。

秘书草拟公文的要求是：
（1）、文稿要符合国家的法律、法规、及其他有关规定。

所以，秘书基础知识第六章专门讲述秘书应掌握的法律法规。

实际上，秘书还应该掌握与工作有关的政策。

（2）、草拟文稿要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）、文稿中人名、地名、数字、引文要准确。

如果出了问题，就会传递错误信息。

（4）、结构层次序数，第一层为
“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。

（5）、应当使用国家法定计量单位。

（6）、文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。

（7）、公文中的数字。

除成文日期、部
分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

以上这些都是秘书在草拟文稿的时候必须解决的问题。

审核就是对公文稿进行审查核定。

文稿草拟以后，高一级秘书负责对文稿进行审核。

审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。

62、文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。

A、签发
B、复核
C、缮印
D、分发(2008年5月单选题)
93、文稿审核中发现的（）可以直接修改
A、错字
B、漏字
C、不对的符号
D、不对的标点(2008年5月多选题)
签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

我们看这么一道题：
例：决定公文文稿能否生效的环节是（）
A.拟办
B.审核
C.签发
D.批办
答案：C
解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

例如文稿审核是文稿( )前的最后一道文字工序。

A、签发
B、复核
C、缮印
D、分发
解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。

复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。

复核是发文过程的最后一道把关环节。

（以上为第一讲讲稿）
第二讲通用公文的格式
下面我们讲第二节应用文书的格式
应用文书的格式包括通用公文、事务文书与商务文书的格式。

一、通用公文的格式
通用公文的格式是指指通用公文的外观样式。

即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

作为国家机关或政府行为，通用公文的格式确保其行文的严肃性，必须认真遵守。

这类似于过去皇帝的圣旨，有其固定的格式。

国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了《国家行政机关公文格式》，是我国目前学习、运用公文格式的唯一标准。

（大家可以打开基础知识教材12页）
（一）通用公文用纸和印装规格（标记）
（1）公文用纸采用国际标准A4型纸。

其幅面尺寸为210mm*297mm.
（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm+1mm；公文用纸订口（左
白边）为28mm+1mm；版心尺寸为156*225mm（不含页码）。

（3）文字符号从左至右横写、横排。

一般每面排22行。

每行排28个字。

（4）公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

此为骑马订、平订、锁线胶订、无线胶
订图.
（二）通用公文中各要素标识规则(重点)通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记3部分。

1.眉首。

公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和红色反线等要素。

编制公文序号时应根据公文的份数来决定编几位数，但至少不低于两位，既“1”编为“01”
秘密等级目前分为“绝密”“机密”“秘密”三级，如需标识秘密等级，用3号黑体，顶格标识在版心右上角第一行，保密期限也一样，不过秘密等级与保密期限用黑实五角星隔开。

紧急程度，是指文件送达和承办的时限要求，分“特急”“急件”两种。

如需标识紧急程度，用3号黑体，顶格标识在版心右上角第一行，如需标识秘密等级的话，秘密等级标识在版心右上角第一行，紧急程度标识在版心右上角第二行。

对于平行文与下行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm，上行文则标识至上边缘80mm，一般采用小标宋体字，用红色标识。

发文字号，由发文机关代字，年份和序号组成。

如：国发办〔2006〕5号
发文字号用3号仿宋体标识。

发文字号位置有两种形式，一是平行文，下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，剧中排列；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。

100、发文字号“国发（2007）23号”包含的要素有（）。

A、发文机关B序号 C、年份 D、文种
红色反线标识在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，既156mm
2.主体。

公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。

公文标题位于红色反线下空2行，用2
号小标宋体字，可1行或多行居中排列下列公文标题可以使用标点符号的是
（）
A、规章
B、指令
C、公告
D、决定
主送机关在标题下空1行并用3号仿宋体标识，左侧顶格，标点符合的用法：同类机关之间用顿号，不同类之间用逗号。

末端标全角冒号。

101、下列四组机关部门中，可以联合行文（）
A、省人民政府、省民政厅、省公安厅
B、中共中央，国务院，中央军委
C、市公安局、市卫生局、市人事局
D、教育部、文化部、国家语委（2008年5月多选题）
正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体
附件，应在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体标识“附件”，其后标全角冒
号和附件名称
成文日期： 1.机关领导签发的，以签发日期为准2、会议讨论通过的，以通过日期为准3、须经上级或立法机关批准的，以批准日期为准。

成文日期用汉字标全年、月、日；零写作“O”
印章是公文的生效标识。

联合上行文时由主办机关加盖印章，联合下行文时，所有发文机关要加盖印章，盖章应端正，印文要清晰，一律用红色。

落款的书写位置一般位于成文日期上一行。

3.版记。

公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、片刻中的反线等要素。

一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过5个。

“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，其后标全角冒号。

词目用3号小标宋体字。

词目之间空1字书写，不可用逗号取代空格。

印发机关和印发日期同占一行，位于“抄送”之下，无抄送的在主题词下，印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发机关用3号仿宋体标识，印发日期用阿拉伯数字标识。

（三）通用公文的特定格式
通用公文的特定格式有3种，即信函式格式、命令格式、会议纪要式格式。

1.信函式格式
在信函式格式中，发文机关名称上边缘上布边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大
小不超过22mm*15mm；发文机关名称后不加“文件”二字。

45、下列不符合信函格式要求的是
（）。

A、发文机关不加“文件”二字
B、发文字号在武文线下版心右上角
C、首页应显示页码
D、发文机关名称只能标识全称(2008年5月单选题)
发文机关全称下4mm处为一条横线（武文线），线长170mm,距下页边20mm处为一条横线（文武线），线长170mm，，发文机关名称和双线均为红色。

2.会议纪要式格式
《国家行政机关公文格式条文释义》指出，国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公纪要而言，至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在植中显示。

在会议纪要格式中，会议纪要眉首部分
的“发文机关标识”处，不是“*****文件”而由“*****会议纪要”组成，用红色小标宋体字。

第三讲应用文书的要素
写好应用文书，必须从四大要素即材料、结构、主题与语言入手，因此，下面我们讲应用文书的四大要素。

一、材料
材料是指作者为了某一写作目的，收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。

材料运用有4个环节，即材料的占有、鉴别、选择和使用。

（一）材料的占有（标记）
占有材料有两种途径：一是亲身经历所获；二是调查阅读所获。

占有材料的要求是，时间不分古今（历史和现实的材料）；地域不分中外（中国和外国的材料）；性质不分正反（正面和反面的材料）；类别不分点面（具体和概括的材料）。

总之，占有的
材料越多越好。

（二）材料的鉴别（标记）
鉴别就是对材料进行分析，比较的研究过程。

（三）材料的选择（标记）
选择材料有4项原则：
1. 围绕主题选择材料
2. 选择典型材料
3. 选择真实准确的材料
4. 选择生动新颖的材
（四）材料的使用（标记）
用材要注意两点：
1. 恰当安排材料的先后顺序
2．确定材料的详略程度
二、主题（标记）
（一）主题的概念（标记）
所谓主题，即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。

（二）确立主题的依据（标记）
确立主题应依据以下两点：
1. 以写作目的为立意依据
2. 以材料本身的意义为立意依据
（三）对主题的要求（标记）
1.正确
对公文来说，主题的“正确”体现在与党、国家的法律、法令、方针、政策相符合上，体现在与上级机关领导意图相符合上。

如果不相符合，或出现些微偏差，就难以发挥公文的作用，从而不能使其成为治理社会、管理国家、管理机关的工具。

对其他应用文书来说，作者阐明的观点，提出的见解，发表的主张，应能“正确”反映社会、部门的真实面貌，能经受住实践的检验。

2.深刻
3.新颖
4.集中
三、结构
结构是指文章内部的组织和构造。

（一）结构的内容（标记）
结构的内容有：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。

1. 标题
标题是文章的命名。

鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。

应用文书的标题的基本模式有两种：
（1）公文式标题。

《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

”因此，公文标题的构成通常是：“发方机关+事由+文
种”。

不少非公文也常常采用公文式标题，以求明确实用。

（2）一般文章式标题。

一般文章式标题常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。

它可分为单标题与双标题两种。

2．开头
常用的开头方式有4种：
（1）概述式。

指概括叙述有关情况或背景材料的开头方式。

（2）目的式。

指阐述发文的意义、宗旨作为开头的方式。

（3）开门见山式。

指开篇直入内容或主题的开头方式。

（4）引述来文式。

指引述对方来文、来电的标题与发文字号作为开头的方式。

3.层次
层次指的是文章思想内容的表现次序。

它是作者开展步骤的体现出作者逻辑思想的功力。

常见的层次方式有；
（1）总分式。

指各个层次之间表现为先“总”后“分”或先“分”后“总”的结构方式。

（2）并列式。

指各个层次之间的逻辑关系互为并列的结构形式。

（3）递进式。

指各个层次之间由浅入深、层层深入的结构形式。

（4）因果式。

指各个层次之间按前因后果或后果前因顺序安排的结构形式。

（5）时序式。

指以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程安排层次的方式。

（6）三段式。

指公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由。

事项与尾语。

4.段落
段落是构成文章的基本单位，是文章思想内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所造成的文字停顿，俗称“自然
段”。

分段的目的在于有步骤地显示、表达主题。

在语言形式上是以开头和换行为标志。

常用的段落方式有：
（1）提行式。

指以另起行表示内容转换的方式。

（2）条款式。

指以序数为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文
式。

（3）篇段合一式。

指一篇文章为一段的划段方式。

1. 过渡
过渡是指上下文之间的衔接、转换。

过渡在文章中起承上启下作用。

常用的方式有：
（1）过渡词。

（2）过渡句。

（3）过渡段。

2. 照应
照应是指前后内容上的关照、呼应。

照应并非简单的文字重复，而是根据事物的内在联系所作的有意识有计划的强调和反复，它在一定程度上表现了内容的发展变化和思想的逐步深入，增强了文章的整体感。

常用的照应方式有：
（1）首尾照应。

指文章开头与结尾照应。

（2）文题照应。

包括多种形式，主
要有：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；文章开头与标题照应；文章结尾与标题照应等。

（3）行文前后照应。

指围绕主题，行文中多次照应。

3. 结尾
应用文结尾的目的是强化主题、明确任务，以达到预期的应用目的。

常用的结尾方式有5种：
（1）强调式。

指对正文中的主要问题作强调说明，以强化读者印象的结尾方式。

（2）期求式。

指在正文结束后表达期求愿望的结尾方式。

（3）希望式。

指在正文结束后向读者提出要求，号召或希望的结尾方式。

（4）说明式。

指在文书结尾处补充说明某些内容的结尾方式。

（5）秃尾。

是没有结尾的结尾。

（二）对结构的要求（标记）
对结构的要求有4点：
1. 严谨
严谨，一是指思维缜密、无懈可击；二是指组织严密、无破绽可查。

2. 自然
是指结的撰艺术如行云流水，无人工雕凿斧削痕迹。

3.完整
指结构主干饱满，首尾圆合。

4. 统一
指形式和谐，通篇一贯。

四、语言
语言，是人类特有的用来表达意思、交流思想的工具，是一种特殊的社会现象，由语音、词汇各语法构成的一定系统，文章的表现工具就是语言。

（一）运用语言的标准（标记）
1. 准确。

就是要求语言含义清楚，词语内涵外延明确。

2. 简洁。

是说语言简明扼要，没有多余
的话。

3. 平实。

是指语言平易实在、朴素规
范。

（二）应用文书专用语言（标记）
常见的有以下8类：
1. 开头用语。

用于说明发文缘由，包括意义。

根据，或介绍背景材料及情况等。

如:为了、根据、鉴于。

2. 承启用语。

用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。

如：根据….决定、依据….公告如下
3. 引述用语。

用于批复或复函引述来文作为依据的用语。

如：收悉、文悉
4. 批转用语。

用于批转、转发、印发通知时的用语。

如：批示、阅批、转发
5. 称谓用语。

对各机关称谓的简称。

如：我部、贵局
6. 经办用语。

表明工作处理过程或情
况。

如：未经、业经、施行、会议听取了
7. 表态用语。

用于表态的语言。

如：不
同意、不可、批准
8. 结尾用语。

用于请示、函、报告、批复、复函。

如：当否、清批示、妥否
第四讲
第二章办公自动化基础
现在,秘书工作中办公自动化已越来越明显,计算机知识对于秘书工作也越来越重要。

一个优秀的秘书必须掌握办公自动化知识。

本章讲述计算机基础知识，常用办公软件的应用及互联网的应用常识。

由于使用网络学习的同学已经有了一定的计算机知识基础，本章的讲述仅以应对考试为目的。

希望同学们对照教材利用计算机多实践。

第一节计算机基础知识
计算机是一种能对各种数字化信息进行处理的工具。

它包括硬件系统和软件系统。

计算机系统可以协助人们获取信息、处理信息、存储信息和传递信息。

是秘书信息工作。