公司设计部档案管理制度

一、目的
为加强公司设计部档案管理工作，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案管理水平，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司设计部所有档案资料的管理工作。

三、档案管理职责
1. 设计部经理负责组织、协调、监督档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全。

2. 设计部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 设计部全体员工应积极配合档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全。

四、档案收集与整理
1. 档案收集：设计部档案管理员应按照档案收集范围，及时收集设计项目过程中
的各类档案资料，包括设计文件、图纸、报告、照片、录音、录像等。

2. 档案整理：档案资料收集齐全后，档案管理员应按照档案分类、编号、编目等
要求，对档案资料进行整理。

3. 档案归档：整理好的档案资料应按照档案归档规定，及时归档。

五、档案保管
1. 档案管理员应按照档案保管要求，定期对档案库房进行检查，确保档案资料安全。

2. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防火等，确保档案资料不受
损害。

3. 档案资料应按照分类、编号、编目等要求进行排列，便于查找和使用。

六、档案借阅
1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经设计部经理批准后方可借阅。

2. 借阅档案时，需认真填写《档案借阅登记表》，并妥善保管档案资料。

3. 借阅期限一般不超过一周，如需延长，需重新办理借阅手续。

4. 借阅档案后，应及时归还，如有遗失或损坏，需照价赔偿。

七、档案销毁
1. 档案资料达到销毁期限或因其他原因需销毁的，需经设计部经理批准。

2. 销毁档案前，应进行核对，确保档案资料完整无缺。

3. 销毁档案时，应由档案管理员和销毁人员共同监督，确保档案资料彻底销毁。

八、档案信息化管理
1. 设计部应逐步实现档案信息化管理，提高档案管理水平。

2. 档案管理员应定期对档案资料进行数字化处理，确保档案资料的完整性、准确性。

3. 档案信息化管理系统应具备查询、检索、备份等功能，确保档案资料的安全。

九、附则
1. 本制度由设计部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。