国外秘书的种类职级职责和特点

五、国外秘书的素质要求
1美国好秘书的标准 1、应当是公共关系方面的能手， 上司的参谋、助手和记忆库； 2、她负责处理机关中大量繁锁的 事务。 3、她是能代表上司、为人赞赏。
2日本秘书工作要诀
• • • • 1、掌握正确的工作方法 2、传达事务婉转巧妙 3、行动机敏 4、给客人留下好印象
3 日本社会对秘书的素质要求
3、香港女秘书的形象
• 香港女秘书择业为双向选择，应聘时都 在协议上明文写上一项条件；不随男上 司出差。此外，她们也没有陪酒、陪舞 的义务。 • 女秘书大多衣着朴素，不画眉涂口红， 上班时不穿高跟鞋，以免走路时咯咯响 而影响到周围的宁静。
4、香港秘书的工作作风
• • 1）香港秘书接打电话的讲究 2）香港秘书接待来客的风格
5、香港的文书
• 香港公文的特点 • 力求简明。 • 倾向表格化。 • 讲究礼貌用语。 内容注重合法
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三、英国和日本秘书的 种类职级
英国秘书的职级和种类： 英国政府秘书 英国行政级 英国执行级 英国文书或办事员级 英国助理文书级
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四、日本秘 书的种类 “日本型”秘书 指日本国内以传统方式从事工 作的秘书。 “欧美型”秘书 指日本国内具备欧美国家秘书 一般特征的秘书，以与“日本型”秘书相区别。 日本公务秘书 也称政治秘书，指精通国会或政 党、内阁等结构的公务员性质的秘书。 日本事务秘书 指在医师、律师等专业人员身边 工作的秘书。
• • • • • • • • • • • 富有积极进取的精神 创造性地工作 严守秘密 对外接待热情诚实 与领导人融洽相处 能很好地配合同事工作 掌握交谈技巧 有比较强的写作能力 衣着打扮要注意分寸 能熟练地使用各种办公自动化设备 善于利用空闲时间充实和提高自己
4、日本好秘书的标准
•1、要有预见性。 •2、讲究办事效率。 •3、对上司要体谅、关心。 •4、要有健康的身体。
七、香港的秘书工作
• • • 一、香港秘书的构成 香港社会的秘书大致可以分为两大群 体： 一为高层次群体，他们是上司的直接 、重要助手，其职责为全面辅助上司 。 二为一般事务性秘书。从事接打电话 、接待来客、收发信函、值班等日常 事务。
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2、香港秘书以女性为主
• 香港大企业、大公司的高层领导， 一般聘用经验丰富的中青年男子为 秘书，作为自己的重要助手，而大 量一般事务性的秘书工作却聘请年 轻女性承担。
一、美国秘书的种类
美国政府秘书 美国行政秘书 美国法律秘书 美国公司秘书 美国经理秘书 美国专业秘书
二、美国秘书的 职级 美国秘书统称“一般管理、文书、事 务”职业大类，下分41个细类，其职 级由低至高，他们的技术要求也由简 单到复杂，工作范围由单纯对综合， 她们的年薪也由2级的9000美金至15 级的4万美金不等。
2、文书撰拟基本程序有相似之处
• 美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分 强调动笔前的准备工作，要由领导者交 待文书的内容和行文的目的；最后要有 领导者的认可和签署。可见，中国与西 方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领 导者授意，领导者是决定者、立意人和 最后审定人；秘书是服从者、表达领导 意图者和写作过程的具体操作者。
2日本秘书工作要诀给客人留下好印象富有积极进取的精神创造性地工作严守秘密对外接待热情诚实与领导人融洽相处能很好地配合同事工作掌握交谈技巧有比较强的写作能力衣着打扮要注意分寸能熟练地使用各种办公自动化设备善于利用空闲时间充实和提高自己4日本好秘书的标准?1要有预见性
国外、香港秘书的种类职级、职 责和特点
5、国外秘书工作特点：
• • • • 1、女性化 2、社会化 3、专业化 4、智能化
六、中外文书比较
• 一、相同之处 • 1、任务性质相似 • 在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆 子”，为组织领导者草拟各类文书是人意图或情绪的表达 ，而且作为组织和领导代表，表达的是 组织和领导意图。
二、不同之处
• 1、文书撰拟的传统影响的差异 • 特定用途和专门体式要求的文种， 在行文规则上既有隶属关系间的沟 通，又更多的是非隶属关系的横向 沟通，具有一定的变通性。
2、文书撰拟的文体模式的差异
• 在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常 用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函 、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体 。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美 英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经 常大量使用的文种。 • 西方国家各国的文书语言风格除了强调简洁、 明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情 、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一 般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取 得读者的好感。