企业推行档案信息化建设的探索与实践

企业推行档案信息化建设的探索与实践
摘要：档案信息化建设是企业发展的必然趋势。

档案信息化是企业数字化转
型发展的一项重要基础性工程，可为各业务流程电子数据归档提供基础性保障。

本文是在业企业档案信息化建设实践的基础上，总结了档案信息化建设过程的经验，提出一套具有企业特有的档案信息建设的方法及策略，对实施档案信息化建
设管理具有一定的参考价值。

关键词：企业档案；信息化建设；探索与实践
引言
随着信息技术在企业产品设计、生产、制造等活动中的广泛应用，CAD图纸、三维模型、试验数据等电子文件急剧增长。

企业办公自动化、生产智能化不断提高，使得档案信息快速地向数字化方向转移。

这些既是机遇也是挑战，需要加快
建设和发展档案信息管理技术，否则档案工作与企业发展脱节，势必影响和制约
档案工作的开展。

1概述
信息时代，档案管理工作的开展首先体现在信息化，其次体现在高价值。

在
信息化上，受全新理念和模式的影响，企业不在单纯地对人事、生产资料进行整
理和归档，而是扩大至企业生产经营的全部数据。

档案管理更加复杂、全面，表
现为：在信息技术的支持下，对资料进行收集和保存，实现了档案的集约化管理。

在高价值上，新型产业不断发展，档案资料也不再是以往的简单记录数据，其价
值已得到深层次的挖掘。

企业利用这些有价值的资料，为经营、决策提供依据。

信息时代，企业档案工作应遵循这样三个原则：统一领导档案管理工作；确保档
案资料的完整性、安全性；体现档案的利用价值。

2企业档案管理的工作现状
2.1重视度不足
对于档案管理，绝大多数的企业缺乏对其的重视，没有意识到标准化的档案
管理，是企业发展的基本要求，更没有意识到档案的内在价值。

对档案管理的错
误认知，使得在开展工作时，只是对过期的材料进行收集和整理，认为该工作无
法给企业带来实际效益，也就不会投入过多的资源和经费。

另一方面，由于领导
不重视档案管理，也就没有配备专门的管理部门，即便个别企业设置了专门的部门，其管理人员也多是其他部门的员工兼任，缺乏管理技能和知识，管理工作不
够规范。

2.2档案管理缺乏相关标准与规范
在企业经营多元化背景下，大中型企业的档案资料繁多、门类复杂且牵涉单
位甚多，使得收集整理难度加大。

随着企业经营模式和科学技术的不断迭代，档
案资料的呈现方式和保存格式也日趋多元，既包含文字、图片、实物，也包含影像、模型等。

而在归档过程中，企业由于缺乏指导性原则和具体标准，经常出现
集团内企业对同一事项或业务的归档程序、内容不同，导致档案资料零散、缺失，系统性和完整性较差。

2.3管理制度落实
尽管有较为齐全的档案管理制度，但在日常工作中，对档案资料的主动上交
和收集易被业务部门忽视或淡化，业务工作较忙时就不能做到按期移交或移交缺失。

也存在因业务流程再造，机构变更等，造成历史档案无人整理移交，借阅时
查不到又感觉焦虑，给档案管理的系统完整性带来了诸多不便，也易造成知识财
产的潜在损失。

3企业推行档案信息化建设策略
3.1转变工作理念，提高服务意识
第一，转变工作理念，提高重视程度。

信息时代下，管理人员必须改变工作
重心，应该意识到：档案管理不只是一个部门的任务，而是相关部门共同努力、
配合的结果。

故而，档案管理人员要摒弃传统理念，树立信息化理念，合理使用
信息技术开展管理工作，提高工作效率，确保档案价值得到充分发挥。

同时，明
确工作细则，优化档案管理系统。

当然，领导作为企业的“领头羊”，更是要带头重视档案管理工作，积极配合工作人员进行档案建设，切实发挥出不同部门和环节的效用，调动全体员工参与档案管理工作的积极性，进一步提高档案管理的工作效率。

第二，提升管理人员的服务意识。

档案作为记录企业重大事件、工作经验的资料，参考和保存价值比较高，可以为企业的未来发展提供依据。

管理人员良好的态度和服务意识，能够发挥出档案资料的价值。

管理人员除了要转变自身陈旧的工作理念外，还要学习现代化的管理经验，借鉴其他企业的优秀经验，丰富知识体系，提高服务意识，提高档案利用率，发挥档案价值。

3.2建立信息化、专业化的档案管理团队
企业的档案信息化建设，需要引进具备档案管理、计算机、文献翻译等方面专业素养的复合型人才，从顶层架构上充实档案管理队伍。

同时，企业还需要建立健全人才培养和评价机制，通过实行管理与技术条线并行的考核模式，为档案管理人员提供公平的竞争机会和完善的晋升渠道，致力于打造一支专业能力强、综合素质高的队伍，以提升执行层面的档案管理能力及水平。

3.3管理体系建设
管理体系建设是档案信息系统建设的前提性工作，包括组织、流程、制度、标准、执行规范等。

企业在开展档案信息化建设前及建设中应结合自身管理要求与业务流程，构建与企业档案管理工作相匹配的管理体系，梳理和完善档案管理的制度及规范体系，围绕档案信息化系统的建设、应用及运维，建立一套完整的制度规范及标准体系，支撑系统平台的平稳可靠运行，包括管理制度及规范、技术标准及准则、岗位说明书等子体系等。

3.4加强信息化建设，提高档案利用率
新时期，信息技术不断提升和发展，企业的各种资料呈爆炸式增长，档案管理工作量增大，难度增加。

基于此，企业必须变革档案管理工作，强化信息化建设。

一方面，加大硬件、软件方面的资金投入，构建现代化的档案馆，馆内配备计算机、自助服务设备等。

另一方面，结合企业的生产特征，制定针对性的信息化系统，充分发挥物联网的作用。

有条件的企业，可以研发智能机器人，以便跟
踪定位档案信息；借助各类先进的技术，和市级档案系统建立联系，共享资源；
和企业的办公系统紧密相连，打破信息壁垒，快速、有效传递档案中的各类信息，释放系统空间，减少档案的管理和维护成本，推动企业发展。

3.5实现多项目多部门协同管理模式
系统支持多项目多部门协同管理模式，充分协调和分配现有资源，获取最佳
项目实施方案，实现了以信息系统为驱动、以统一电子数据流为载体，在不同部门、岗位和人员间进行流转，完成文件申请、审批、归档以及信息发布的业务协
同工作。

既保证上下级工作的配合与协调，又解决任务之间的冲突与矛盾。

促进
了档案室与各部门、各员工之间的协调工作能力。

3.6以技术和系统为支撑，充分挖掘档案价值
企业在全面梳理档案管理流程的基础上，在系统选型和需求调研阶段，统筹
考虑档案管理及利用的实际要求，提高内部管理系统之间的兼容性。

同时，企业
还应结合档案建设的智慧化趋势，创新档案管理和使用场景，如拓展智能语音处理、内容深度学习、指纹生物识别等智能化技术，打造集检索、统计分析、数据
挖掘为一体的智慧功能，提升档案管理的个性化、精准化交互体验。

企业的多元
化布局和经营，使得其在经营活动中形成了大量有价值的档案资源。

档案信息化
建设有助于保存企业数字资源、维护企业合法权益、挖掘档案数据价值、释放档
案数据红利。

结束语
综上所述，档案信息化管理系统的建成并不意味着档案管理现代化的目标已
实现，只是拉开了企业现代化档案管理的序幕，持续推进档案数字化建设，构建
结构化的档案大数据，挖掘档案数据深层价值，建立知识推送型的档案管理模式
将是未来档案管理发展新的征程和奋斗目标。

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