企业的员工档案管理制度

第一章总则
第一条为加强企业员工管理，规范员工档案管理工作，保障企业员工合法权益，
提高企业人力资源管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业所有员工，包括正式员工、临时员工、实习生等。

第三条本制度遵循以下原则：
（一）真实性原则：员工档案资料必须真实、准确、完整，不得弄虚作假。

（二）保密性原则：员工档案资料应严格保密，未经本人同意，不得向他人泄露。

（三）完整性原则：员工档案资料应包括员工从入职到离职的全过程，确保档案的完整性。

（四）便捷性原则：员工档案管理应方便快捷，提高工作效率。

第二章档案内容
第四条员工档案主要包括以下内容：
（一）基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、专业、联系电话、家庭住址等。

（二）入职信息：劳动合同、身份证复印件、学历证明、资格证书、体检报告等。

（三）培训信息：培训记录、培训证书、考核结果等。

（四）工作业绩：工作总结、项目成果、表彰奖励、处分记录等。

（五）离职信息：离职证明、离职原因、离职时间等。

第三章档案管理
第五条员工档案管理实行分级管理，分为公司级、部门级和员工级。

（一）公司级档案管理：由人力资源部门负责，负责员工档案的收集、整理、归档、保管和提供查询服务。

（二）部门级档案管理：由各部门负责人负责，负责本部门员工档案的日常管理工作。

（三）员工级档案管理：由员工本人负责，负责保管好自己的档案资料。

第六条员工档案管理应遵循以下程序：
（一）收集：员工入职时，人力资源部门应收集其基本信息、入职信息等资料；员工离职时，应收集其离职信息等资料。

（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的整洁有序。

（三）归档：将整理好的档案资料按照规定期限归档，确保档案的完整性。

（四）保管：采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全。

（五）查询：员工本人、相关部门和领导需要查询档案时，应按照规定程序办理。

第七条员工档案的保管期限分为永久、长期和短期。

具体保管期限由企业根据实际情况确定。

第四章档案使用与保密
第八条员工档案主要用于以下方面：
（一）员工招聘、选拔、培训、考核、晋升等人力资源管理活动。

（二）员工福利待遇、社会保险、劳动争议处理等事项。

（三）企业内部审计、监督检查等。

第九条未经本人同意，不得向他人泄露员工档案资料。

因工作需要，确需查阅档案的，应经档案管理部门负责人批准。

第十条员工档案的查阅和使用应遵循以下原则：
（一）合法性原则：查阅和使用档案应遵循法律法规的规定。

（二）必要性原则：查阅和使用档案应限于实现工作目的的必要范围。

（三）保密性原则：查阅和使用档案应确保档案资料的保密性。

第五章罚则
第十一条对违反本制度，造成档案资料丢失、损坏、泄露的，应追究相关人员的责任。

第十二条对泄露员工档案资料，侵犯员工合法权益的，应依法承担法律责任。

第六章附则
第十三条本制度由企业人力资源部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。