JRHQPD-T005文件控制程序-20091026

修改记录
1目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保有关场所使用的文件为有效版本。

2适用范围
适用于公司质量管理体系有关文件的控制。

3职责
3.1 技术部负责组织质量手册、程序文件、技术文件的编制、评审、更改、发放控制和外来文件的管理。

3.2 各部门负责其他与质量活动有关的文件的编制、评审、更改、发放控制。

4 流程图：无
5 工作程序
5.1 质量管理体系文件分类
本公司质量管理体系文件有如下类型：
A 质量手册（包括质量方针和质量目标）；
B 程序文件；
C 技术性（如工艺规程）和管理性（如管理制度）作业文件；
D 外来文件；
E 质量记录表格。

5.2 文件的编制、审核和批准
5.2.1 质量手册由技术部组织编写，管理者代表审核，工厂经理批准。

5.2.2 程序文件及其他文件由相关部门编写，部门负责人审核，工厂经理批准。

5.3 文件的编号
技术部负责编制《质量管理体系文件编号规则》，各部门文件下发前按规则进行编号（外来文件除外），到技术部备案。

5.4 文件的发放
5.4.1 文件经批准后，由文件编制部门负责发放。

文件发放时，发放人将发放的文件加盖“受控”标识，并加注分发号后向领用部门发放，并在《文件和资料发放记录》上进行登记。

每份文件都应有不同的分发号以便于追溯。

5.4.2 技术部负责建立全公司的《文件和资料控制清单》，各部门负责建立部门《文件和资料控制清单》，以对受控文件进行有效管理。

5.5 文件的更改
5.5.1 当发现文件不适宜时，由原编制部门组织对文件进行评审，确定更改内容，并填写《文件和资料更改审批单》，报原审批人批准后，由发放部门实施更改。

5.5.2 文件的更改方法
A 文件少量的改动，采用换页形式进行，并在文件上做出更改标识。

B 文件经多次或大幅更改后，需进行换版，并以A、B、C大写英文字母在文件上标识版本号。

C 在文件修改或换版的同时，文件持有部门应在《文件和资料控制清单》上注明修改次数或新的版本号。

5.6 作废文件
5.6.1 所有失效或作废文件由发放部门从使用现场收回，加盖“作废”标识以示区别，并隔离存放。

5.6.2 作废文件需销毁时，由相关部门填写《文件销毁记录表》报部门负责人批准后实施销毁。

5.7 文件的管理
5.7.1 文件经批准定稿后，原件由文件编制部门保管。

5.7.2 领用受控文件的部门或个人，必须妥善保管。

任何人不得随意复印文件，若有遗失，必须填写《文件领用申请单》，经文件发放部门负责人批准后，补发带有新分发号的文件，并在《文件和资料发放记录》上注明丢失文件的分发号作废。

5.7.3 当文件严重破损影响使用时，文件使用人应到原发放部门办理更新手续，交回损坏文件，领用新文件。

新文件仍沿用原文件的分发号。

损坏文件按本程序5.6款处理。

5.7.4 当持有受控文件的职工调离本单位时，由文件发放部门将其文件收回。

5.7.5 公司任何人员借阅非自己持有的文件时，应填写《文件借阅登记表》，经文件持有部门负责人批准方可借阅，文件持有部门负责按期收回借出的文件。

5.8 外来文件的控制
5.8.1 任何部门接到国家或行业的法律、法规性文件时应转交技术部，由技术部拟定发放范围，由部门经理批准后，必要时复制文件，并按本程序5.4款发放。

5.8.2 各部门接到顾客或供方的作业文件时，由各部门负责人确认，并按本程序5.4款发放。

5.8.3 技术部负责跟踪国家、行业法规，标准的发布情况，及时更换过期的文件。

6 相关文件
质量管理体系文件编号规则
7 质量记录
7.1 文件和资料发放记录
7.2 文件和资料更改审批单
7.3 文件借阅登记表
7.4文件领用申请单
7.5文件和资料控制清单
7.6文件销毁记录表。