文秘操作流程

文秘操作流程
1、收文
（1）电子文件办理
办公室文员收到来文当天创建OA收文流程，总部文件、总部部门文件、公司文件根据公司负责人审批意见，跟踪督办文件办理结果并存档；分公司（项目）内勤收到来文当天，根据文件性质填写《文件传阅单》或《文件批示单》，经分公司（项目）负责人审批后，跟踪督办文件传阅、办理结果并存档。

（2）纸质文件办理
①公司文员收到来文当天进行登记，按阅件与办件由办公室负责人在《文件批示单》上提出拟办意见报公司负责人审批，并根据公司负责人审批意见传阅或督办；分公司（项目）内勤收到纸质文件与电子文件办理方式相同。

②总部书面批复意见必须当天报公司负责人及相关人员。

公司/分公司（项目）负责人批复意见必须当天（特殊情况不超过2天）分发至相关部门与人员；
③公司文员/分公司（项目）内勤跟踪督办文件办理结果，并将该文件存档；公司其他重要事项由办公室主任负责督办。

（3）密级文件办理
密级文件只能通过纸质传阅，一律不得复印、网络外传。

2、发文、请示与回收
（1）行文格式
①页面的页边距设置：
用纸标准为国际标准A4型（210㎜*297㎜）。

上：2.4㎝，下：
2.4㎝，左：2.5㎝，右：2.4㎝，左侧装订。

②标题：应准确、简要地概括行文的主要内容，如果字数较多，需分行时，注意不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。

标题字体要求方正小标宋简体二号居中。

③正文字体：仿宋四号字。

段落首行缩进两个字。

④发文字号：由单位代码、文种、年份和序号四部分组成。

公司/物业分公司（项目）代码为公司/物业分公司（项目）名称前两个字首个拼音字母，如巴黎都市：BL/QS(请示)/2011-01，丁香花园：DX/BG(报告)/2011-01，嘉兴以外项目再加地名首个拼音字母，如庐江东方华庭：LDF/TZ/2011-08；酒店项目代码为酒店地名首字拼音字母加酒店名称首字拼音字母，如嘉兴元顺为JY/QS(请示)/2011-01,桐乡元顺为TY/QS(请示)/2011-01。

⑤行文编号顺序：一、（一）1、（1）① a.
⑥成文日期：用中文（一二三四五……，使用文档工具栏插入日期）。

（2）发文
①内部发文
公司发文由相关部门起拟，办公室对初稿进行审核修改，公司负责人审定签发后，办公室在当日（特殊情况不超过2天）通过OA将文件按送达范围发放到位；分公司发文由内勤起拟，分公司（项目）负责人审定签发后，由内勤按照文件送达范围发放到位。

②外部发文
由相关部门起拟，办公室审核，公司负责人审批后签发。

（3）请示
公司上报总部的的请示，由相关部门人员发起OA相应流程，经部门负责人审核，公司负责人签批意见后上报；分公司（项目）上报公司的请示，由内勤/服务中心主任发起相应OA流程，经分管负责人签批意见，由公司总经理审批，在分管负责人权限内的由分管负责人直接审批。

（4）登记、分类归档
对文件进行登记备案，填写《文件发放、传阅、回收登记表》。

请示类文件正本连同有领导批示的OA审批单与定稿一起归档。

（5）回收
由办公室负责受控文件（管理制度、标准化）的回收、更换，按
以旧换新原则办理。

3、督办
（1）督办范围：公司/分公司（项目）各类会议达成的决议事项；公司/分公司（项目）发文中下达的任务；公司/分公司（项目）负责人对各类文件的批示要求，公司/分公司（项目）负责人书面或口头等其他途径下达的工作任务。

（2）督办反馈：根据相关要求，定期反馈督办情况，直至办结。

4、信息报送
（1）公司新近发生的动态信息,办公室在事发之日起2天内报总部办公室；分公司（项目）发生的动态信息，由内勤在事发之日起2天内报公司办公室，公司办公室确定是否报总部。

（2）分公司（项目）每季向公司报送的相关信息不少于1篇；公司办公室每月向总部办公室报送的用于OA、内刊、网站的相关信息不少于1篇。

5、印章管理
（1）刻制
公司印章根据工作需要，提出印章刻制申请，经公司负责人批准后由办公室统一刻制；分公司（项目）印章经公司负责人批准后自行刻制。

（2）领用保管
①公司各部门领用印章时，办公室必须做好印章领用登记手续，经公司负责人签字授权后，将印章交由保管人，并填写《印章登记备案表》报总部备案；分公司（项目）领用印章时，必须做好印章领用登记手续，填写《印章登记备案表》，经分公司（项目）负责人签字授权后，将印章交由保管人，同时将《印章登记备案表》报公司办公室备案；
②公司公章由办公室领用保管；财务专用章、法定代表人印章由财务部领用保管；公司各部门章原则由部门的文员保管，如需交他人保管的，必须经部门负责人授权，做好印章登记备案，报至公司办公
室；分公司法人章由内勤保管；分公司（项目）公章由分公司（项目）负责人保管；分公司财务专用章及发票专用章由会计保管，不设该岗位期间由分公司（项目）负责人保管；
③印章必须存放在有锁的桌柜里，用毕须随时归位，人离须上锁；
④印章原则不允许携带外出，不得在空白纸张(含介绍信、函头纸)上加盖印章；
⑤保管人发生变更时，必须当天做好印章移交工作，重新进行印章的登记，公司各部门及分公司（项目）将新的备案表报至公司办公室，由办公室报总部办公室备案；
⑥印章如有磨损、损坏等，不能正常使用的，公司部门/分公司（项目）须提出印章刻制申请，经公司总经理审批后，公司部门由办公室刻制新章，分公司（项目）自行刻制新章；磨损、损坏的印章须上缴公司办公室封存。

印章如遇失少，须立即上报公司办公室，公司将视情处理。

（3）用印
①经办人填写《印章使用审批单》或走OA综合类相关流程，按审批权限提交有关负责人审批，印章保管人凭签字认可的《印章使用审批单》或OA流程批复打印件予以用印；
②用印审批人必须审核用印事由，超过公司总经理授权的报总部批准；
③所有用印的合同协议、文件资料等必须存档。

对外统计、财务报表由财务部留存；员工社保、住房公积金资料由人事部留存；
④印章保管人每日须做好印章使用登记，对未经审批的用印承担全部责任。

6、会议管理
（1）订立会议制度
明确例会时间和会议基本要求。

分公司（项目）根据实际情况制定相应的会议管理制度，并报备公司办公室。

（2）确定议题，安排议程
根据工作需要确定会议议题，在会议召开前3个工作日内安排好会议时间、地点、会期、参加人员、议题顺序。

（3）发出通知
根据会议的重要程度、参加人员的多少，一般在会议召开前2个工作日内发出书面通知（临时会议及周、月例会除外）。

（4）会务工作
包括会场布置、人员编组、会议材料准备、食宿预订安排、组织会议接待、签到、会间调度等。

（5）会议纪要
一般应于会后2天内撰写完成并签发。

（6）资料整理
会议结束后对会议决议事项进行督办，并于会议结束之日起3个工作日内将相关资料整理归档。

7、档案管理
（1）文员每季度对各类档案收缴一次，并做好分类、编目、摘要、登记等工作，年度结束时统一将档案装订成册。

（2）档案分类
①公司/分公司（项目）证本类：公司章程、董事会及股东会决议、公司/分公司（项目）工商（变更）登记资料、资质证书、营业执照、组织机构代码证、荣誉（相册）、税务登记证、政府批文等、酒店特种行业许可证、酒店食品卫生许可证、酒店排污许可证、酒店餐饮服务许可证等；
②文档资料类：收文——总部/公司文件、会议纪要、各类公文办理单/文件批示单；发文——公司/分公司（项目）各类内部发文、会议纪要、人事聘免文件；编外文档——各类非正式文件（如大事记、印章备案、证明、工作联系单、财务报表、其他外来文件等）；各类规章制度；酒店项目楼宇图纸；设施设备图纸、合同等；
③物业、酒店服务类：物业招投标文件、项目物业管理方案、前期物业服务合同、物业管理委托合同、分公司（项目）活动资料（含
影像）、物业、酒店管理相关法律法规汇编、物业、酒店评优、评星材料；
④备查台帐类：各类基础台帐、采购申请单、各类报表等。

（3）借阅档案，须填写《档案借阅登记表》，并在规定时间内归还。