电子文档传送处理与归档规定

1. 引言
2. 传送与接收
2.1 制定传送指南
传送方式：规定使用哪种传送方式，如邮件、内部网络传输等；
文件格式：规定传送的文件格式，要求统一使用常见的可读取格式，如PDF、DOC等；
传送渠道：规定传送的具体渠道，如邮件地质、内部网盘等；
文件命名规范：规定传送文件的命名规范，确保文件命名具有一致性和可读性。

2.2 传送安全措施
2.3 接收确认与验证
3. 处理与整理
3.1 阅读和理解
3.2 汇总与分发
3.3 标注与注释
4. 归档与保管
4.1 归档流程
文件分类：根据文件的性质、用途和重要性进行分类；
文件编目：为文件进行编目，赋予唯一的编号和标识符，以方便查找；
文件索引：建立文件索引以加快查询速度；
文件存储：选择合适的存储介质和设备进行文件存储和备份；
文件传送：确保归档文件的安全传送和接收。

4.2 保管与备份
机构应制定合理的保管和备份策略，确保归档文件的安全性和可用性。

保管策略包括：
存储介质选择：选择适合的存储介质，如硬盘、光盘等；
存储设备安全：确保存储设备的安全可靠，采取相应的防灾备灾措施；
存储环境管理：控制存储环境的温度、湿度等参数，保持存储介质的长期稳定性。

备份策略包括：
定期备份：制定定期备份策略，确保文件的及时备份；
备份存储：将备份文件存储在不同的地点，以防止因设备故障或灾害而导致的数据丢失；
备份测试：定期进行备份测试，确保备份文件的完整性和可恢复性。

销毁流程包括：
鉴定销毁文件：对于不再需要的文件进行鉴定，判断是否可以进行销毁；
销毁方式：采用适当的方式进行销毁，如软件擦除、物理破坏等；
销毁记录：记录销毁的文件信息，包括销毁时间、方式等，以备查证。

6. 总结。