财务共享服务中心费用报销流程改进

财务共享服务中心费用报销流程改进
摘要：费用报销属于企业财务共享中心的核心点之一，其管理效率及水平与
企业财务管理实施效果之间具有十分紧密的联系。

在当前时代，国有企业如何高
效运行财务共享服务中心，如何凭借信息技术打破系统壁垒，重新梳理财务流程，是当前需要落实的议题。

基于此，本文以国有企业财务共享服务中心费用报销为
研究对象，分析了财务共享模式下费用报销管理目标以及费用报销流程存在的问题，并详细探究了财务共享服务中心费用报销流程改进措施，以期能为相关工作
带来参考。

关键词：财务共享服务中心；费用报销；流程改进
引言
现如今，在信息技术、智能化、云计算等先进技术手段的兴起和普及下，为
财务共享模式的运行发展提供了有力保障。

由于费用报销业务的工作任务较重且
核算占比较大，其审核过程也相对比较复杂，因此，在很大程度上阻碍了国有企
业财务管理工作效率和水平的进一步提升，所以，国有企业要想进一步提高财务
管理效率及水平，只有进一步优化财务报销开展质量，才能促进国有企业实现稳定、健康发展。

1、财务共享模式下费用报销管理目标
1.1系统对接
在财务共享模式下，国有企业将信息系统与税务系统进行连接，从而系统识
别报销单据影像中的发票，再将识别后的内容与企业税务系统的内容展开对比分析。

1.2对资金预算进行严格管控
要严格管控国有企业资金预算，确保企业内部不存在超预算支付行为的发生。

例如，企业差旅费会有住宿费、补助等相关管理规定进行管理，而通信费表单则
根据具体级别、单位等因素具有相应的管控额度。

1.3打破固有壁垒
在财务共享模式下，确保企业系统中各板块在独立运行的状态下，与企业子
公司的多个系统完成数据对接工作，从而保证数据传输的统一化模式，保持相应
口径的一致性，再展开对比研究。

与此同时，对业务处理流程进一步规范，为后
续数据分析工作提供更加精确的数据基础。

1.4保障费用报销的透明度
工作人员在财务共享模式系啊，能够在相应平台中浏览到费用报销的相应制
度内容，实时跟进查阅报销工作进度，企业管理层也能够查阅到更加全面的报销
工作信息，从而促进企业管理水平及效率的进一步提升[1]。

2、费用报销流程存在的问题
2.1纸质发票大量存在，难以降低成本
对于报销而言，最主要的凭证就是发票，因此，实现报销自动化过程的关键
就是发票的无纸化。

但是，由于大多数国有企业在诸多流程中均使用纸质发票，
所以，国有企业中纸质发票占比较大。

如此一来，发票的报销、录入等都需要耗
费大量的人力、物力，在很大程度上造成了企业资源的浪费。

同时，报销票据造假、运输中丢失、储藏破损等问题在企业中也时常发生。

此外，在涉及某些特殊
业务时，要运用大量的纸质单据，在各个环节进行传递以及上级签名审批，导致
工作效率低下。

因此，只有将大量的纸质发票进一步减少，才能进一步促进国有
企业实现报销自动化。

2.2无法智能扫描提取单据
现如今，部分国有企业面临着收集票据信息以及管理票据信息的双重压力。

财务共享服务的费用组人员通过双屏幕切换查阅PDF格式附件单据资料，不仅需
要人工填写每张PDF格式附件单据资料相应的费用报销文件编号，而且审核时还
需要人工比对。

而越来越多单据的处理，需要国有企业投入更多的时间和人力成
本和时间，如此一来，经营成本就会增加，与此同时，在长时间的录入下，工作
人员的效率也会下降，而错误率将会有所提高，将会严重影响业务处理的时间和
质量。

尤其是在审查各种类型发票的真实性时，需要花费大量的时间和精力进行
手工扫描、识别、核对、抵扣等，由于缺乏智能终端，无法提取和处理关键信息，进而将会造成人力资源的浪费。

2.3存在不实报销、报销不合理现象
对于国有企业而言，由于受到报销流程及监管工作等内容的影响，因此，普
遍存在与实际情况脱节的报销现象。

例如，部分工作人员利用国有企业名义私自
支出假借单据进行报销，甚至出现毫无支出的报销行为。

另外，部分工作人员没
有使用正规发票，采取其他不符合规定的发票完成申报。

国有企业审批流程若出
现复杂化、不完善的情况，则无法保障每一环节监管工作落实到位，如此一来，
将会助长该类行为的发生[2]。

3、财务共享服务中心费用报销流程改进措施
通常情况下，费用报销流程是国有企业使用频率最高的业务流程，由于传统
的费用报销流程具有一些不足之处，因此，优化该业务流程，可以从利用电子发
票和资信评估有效减少企业人力资源成本的输出。

此外，可以通过OCR技术实现
全票面信息结构化提取，从建立信用评级、模拟人工实现资金结算等方面着手。

3.1费用申报自动化流程
对于费用申报自动化流程，首先，员工要登录个人财务管理系统，并对照自
身的报销具体内容，选取相关报销模板，依据模板中的规定填列具体的报销事宜
和金额等内容。

然后，报销凭证会按照预先设计好的审核权限流转到国有企业财
务负责人处，由负责人采用计算机上网或通过手机联网审核，此时终端会先自动
识别申请人并显示其相应的信用等级。

最后，再按照信用等级分池，自动完成分
区队列，对于信用等级高的员工申请要优先受理，以此促进源头执行业务流程更
加智能化。

3.2票据审核自动化流程
在收到上传的票据时，FSSC审核处会预先识别并合并各个类型的费用报销单，纸质发票使用高速扫描仪实现集成或分布式扫描工作，转换为电子影像，电子发
票将直接上传至平台。

然后，再利用预先对扫描软件设定的智能OCR识别模块，
从扫描仪中将增值税发票自动分离出来，以此智能化管理发票。

3.3票据稽核与核算自动化流程
为了实现快捷对账，FSSC稽查处将利用预先设计好的票面规则，通过高度模
拟人工的方式查验网上发票的真伪，同时与国有企业内部财务管理系统和FSSC
收支数据库系统完成数据一致性比对。

3.4对资金预算流程进行完善
对于预算数据及执行数据的收集、把控工作的开展，国有企业的预算管理部
门需要与共享中心共同来完成，要对资金集中支付计划的执行进度进行实时监管，将预算管理具体到各部门及个人，在最终产生的预算数据储存在预算部门收支系
统之前，交于国有企业业务、财务部门负责人共同检查、签字确认。

同时，国有
企业还需要按照大额资金管理要求，构建审批机制，以及货币资金联签机制，对
升级相应的系统进行优化，成立专项的定期资金预算系统，对比分析基期预算与
费用系统，指出其中偏差，将预算执行的具体情况在每月末出示，并将其制作成
报告，为后续工作的开展提供便利[3]。

3.5财务共享中心人员合理设置
为了满足FSSC的需要，国有企业应合理分配相关的工作。

审计等工作可以
交由工作时间较长的会计人员来完成，对于标准的、重复的会计工作也已交工作
经历较少的员工来完成。

与此同时，还要建立专业的管理人才团队，可以将担任
过财务总监的人员向财务分析、预算管理、成本控制等管理和核算职能转变。

此外，还要了解FSSC的优势和缺点，重新制定绩效体系，强化经营能力与专业技术，以此促进企业进一步发展。

4、结语
综上所述，费用报销系统作为财务共享服务的重要组成部分，对其进行优化，不仅能够减少国有企业的人力成本，同时，还能将财务工作的效率、财务人员的
工作质量以及工作能力进一步提升。

因此，国有企业在后续的经营中，可以把财
务共享理念将作为国有企业内部管理的重点内容进行落实，以此为国有企业的持续、稳定发展提供充足的保障。

参考文献
[1] 周奇凤.财务共享模式下费用报销管理探析——以重庆钢铁为例[J].财
会通讯,2020(04):102-105+114.
[2] 李军辉.财务共享中心费用报销审计智能预警框架设计及实施[J].财会
通讯,2020(05):143-146.
[3] 谢达,梁荟敏,王实.数字化转型下智慧共享财务管理体系建设[J].会计
之友,2022(01):145-152.。