报关货物集港后我们应在装船前24...

跟单员详细工作流程
跟单员简要工作流程
一、日常工作：
⒈ 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。

对指示不明确的事项详细反映给技术部和业务部，以便及时确认。

⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料文字化并明确、一致！
⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。

严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。

处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。

不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

二、生产厂中验货工作程序：
⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。

若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。

⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。

特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。

如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。

如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。

⒌ 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。

出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。

⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。

根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。

生产进度要随时汇报公司。

⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。

⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。

尽最大努力保证大货质量和交期。

⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。

如有问题必须查明原因并及时相应解决。

⒒ 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。

⒓ 对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。

跟办：
1）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）--车缝--手工--后整--查货--包装
2）接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品（注意：“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的！！！因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本。

），把客户各项要求清楚地标明在办单上
3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。

4）看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办（这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西），看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。

5）成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。

大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失。

跟大货生产：
1）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）--车缝--手工--后整--查货--包装
2）接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要
求大货更改另外的做法。

3）布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。

4）跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见。

5）货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量。

6）出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料。

跟单员详细工作流程
1．客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C 已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期
两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。

如客人不同意时要另选客人认可的船公司。

开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11．安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

支付运费应做登记。

14．准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。

发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。

发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。

L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。

如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。

未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

可在发货之后不太长的时间内补办。

如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。

有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。

要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。

要显示唛头和箱号，以便于客人查找。

装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供
进出口货物的基本程序
外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。

我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。

合同的书面形式并不限于某种特定的格式。

任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，
最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。

前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。

对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。

它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。

机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。

是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对
上号？
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

（2）质量：
也称品质。

是货物的外观形态和内在质量的综合。

在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。

国际上对约字的含义解释不一。

有的认为是2。

5%，有的认为是5%。

按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。

2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。

要注意的是要用在国际上流通的硬货币。

（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
常用的FOB CFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1） FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费
FOB价 + 运费
CIF价 = -----------------------
1 - 保险费率 X 投保加成
（2） CFR价格换算为其它价：
FOB价 = CFR价–运费
CFR价
CIF价 = ----------------------------
1 –保险费率 X 投保加成
（3） CIF价格换算为其它价：
FOB价 = CIF价 X （1 –投保加成 X 保险费率） - 运费
CFR价 = CIF价 X （ 1 –投保加成 X 保险费率）
（6）付款方式审查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。

2. 支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，
说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。

最主要是唛头印刷。

（8）交货期的审查
（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。

交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。

期限有长有短。

可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。

如我们付费，尽量用海运。

如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。

1．寄目录，样本：
2．准备样品。

（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。

要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。

特别是新品可能要反复修改几次。

跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。

在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。

作为跟单员，我们要做到：
（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。

（2）新品的成本，价格要进行核算。

（3）新品的制作要留有实样。

（4）客户的来样要保存好原样。

三．形式发票：PROFORMAINVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。

这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。

形式发票上一般要显示订单的相关信息。

（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。

产品信息（品名，数量，价格，交货期）。

合同条款（价格条款，付款方法）。

此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

注意几点：
1 .单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明确
3 .付款条件要明确（LC, TT）
四．出口货物跟单的基本程序：
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。

它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。

我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。

对安全收汇有保障，因它是银行信用。

只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。

跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息即使地在两者之间进行反馈。

第1步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。

客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。

此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。

之后，经过业务部经理签
字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。

给打样室，打样。

第2步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。

第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单。

第4步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。

定货单要业务员和部门经理签字。

将单和样品留技术部。

要求其制作工艺流程。

第5步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。

并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。

订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。

写清楚。

之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。

并在正本上签字。

正本订货单留给自己。

把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。

正本留技术部，副本自己留着。

第6步：将合同复印2份，正本自己归档。

副本分别传老总办公室和财务负责人。

第7步：即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。

在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。

工作联系单正本留己，副本传达。

第8步：快出货时，联系货代。

做报关单据。

并提前寄交货代。

若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。

第9步：若即使完货。

则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。

并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。

正本留己。

第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。

如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。

L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。

第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。

一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。

（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二。

跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1．业务跟单：对客户进行跟进。

尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。

以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。

对外叫业务员or 业务助理。

2．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。

对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。

对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。

不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

三。

跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。

他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。

因此，跟单员要：。