物业各类档案管理制度

一、目的和意义
为了规范物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。

三、档案分类
1. 工程档案：包括工程设计、施工、验收、维修、改造等过程中的各类图纸、文件、资料等。

2. 业主档案：包括业主身份证明、购房合同、租赁合同、装修申请、入住登记等。

3. 财务档案：包括财务收支报表、费用收缴记录、维修基金使用记录等。

4. 文件档案：包括物业管理相关法规政策、公司文件、会议记录、通知公告等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

四、档案管理职责
1. 物业公司主管负责监督、指导、检查档案管理工作。

2. 文员专职负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、归档，并及时上报公司档案室。

五、档案管理要求
1. 档案资料必须按照公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目
录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

2. 档案资料必须集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3. 档案资料必须按类别、时间、项目等进行分类整理，便于查阅。

4. 档案资料必须做到完整、准确、安全，确保档案完好率达100%。

5. 档案资料需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

六、档案借阅与归还
1. 因工作需要借阅档案资料的，需经主管书面确认，并办理借阅手续。

2. 借阅人需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。

3. 如档案资料遗失、损坏，借阅人需承担相应责任。

七、档案管理与监督
1. 公司定期巡查档案管理情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

2. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

八、附则
本制度自发布之日起施行，由物业公司负责解释。

如与国家有关法律法规相抵触，以国家法律法规为准。