公司财务档案管理规范

公司财务档案管理规范
为了加强公司财务档案管理，建立健全会计档案管理制度，特制定本规范。

一、档案分类
（一）凭证类主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证（包括内部收据、结算单、兑现表、发票、分运单、各类票证及合同等）；
（二）账簿类主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿；
（三）报告类主要有月度、季度、年度会计报告、审计报告、财务分析、预算执行分析及应收款项清欠报告等；
（四）银行对账单、盘点表、银行存款余额调节表，纳税申报表；
（五）其他主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、各类证照及其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

二、档案装订和保管
（一）档案的装订：主要包括会计凭证、会计报表、会计账簿及其他文字资料的装订。

会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管；会计报表原则上也是按月打印装订成册或附每月最后一本凭证装订；会计账簿按年分类打印并装订成册。

（二）会计凭证装订注意事项:
1.每本凭证封面上填写好凭证时间、月份编号、起止号码、装订人、会计主管等。

2.在凭证封面上编好卷号，装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。

按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

（三）会计档案的保管：
1.会计档案室应干燥防水，远离易燃品，应配备有消防器材。

2.会计档案应放在专用的铁皮档案柜或置物架，按核算单位、时间类别、顺序码放整齐，以便查找。

3.会计档案室内应保持清洁卫生，要防防潮防漏、防虫蛀、防鼠
咬。

4.会计档案室应保持通风透光，并有适当的空间、通道，便于查阅。

5.设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防档案毁损、散失和泄密。

6.单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

会计电算化档案保管要注意防盗、防磁。

7.各县市分公司管理的分支机构（含物流网点及法人单位），只能保管上年1年的会计凭证、会计账簿等财务资料，次年必须移交该分公司本部财务科保管（必须明确到人，要有文字交接清单），且出纳人员不得兼管会计档案。

8.财务档案要按年办理财务档案移交给公司档案室工作。

各单位财务科只负责2年内财务档案保管工作。

三、档案移交
单位之间交接会计档案时，移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方单位有关负责人监督。

交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

四、档案保管期限
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

附表：会计档案保管期限表
五、档案借阅
（一）会计档案应为本单位所利用，本单位职工需要查阅财务档案的，应经所在单位主要负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅或复印。

（二）公司财务档案不对外部单位和人员开放查阅，特殊情况下需要查阅的，应经公司主要负责人和财务负责人共同批准。

查阅人应认真填写档案借阅登记簿，将查阅人姓名、日期、数量、内容等情况登记清楚。

（三）查阅会计档案的人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改、抽换、携带外出或复印原件(如有特殊情况，须经所在单位主要负责人批准)。

六、档案销毁
（一）会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司财务负责人
审查，报请上级主管单位批准后方可销毁（含各类结算票证等）。

（二）会计档案保管期满，但其中有未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

（三）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和财务部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在”销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位主要负责人，一份归入档案备查。

七、档案检查
（二）各单位财务部门每年3月底前对所在单位财务档案管理进行一次自查，并行成自查报告上报财务部。

（二）财务部每年至少对各单位档案管理检查一次，对存在问题进行通报并督促整改。

八、对违反公司财务档案管理规定、失职渎职给公司造成损失的，公司将进行追责问责，并责令赔偿损失。

九、本规范自年月日起实施。