高级职业经理人的时间管理法.doc

对时间的剖析
【本讲要点】
剖析时间的重要性
时间剖析方法
【忠告】
我们都有同样的时间，时间转瞬即逝，失掉的时间是永久没法追回的。

真实的价值在于我们利用它做什么事。

我们只有 176 个小时来达成每个月的目标，只有 2112 个小时来达成每年的目标，只需时间一流逝，我们就一无所
获。

让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你
损失了你的时间就等于是抵押了你的将来。

时间是最有价值的资源，并且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。

剖析时间的重要性
多半职业经理都很忙，常常加班加点，没有周末，没有歇息时间，几乎就是“繁忙”二字的化身。

因为职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的慌乱与一
般职工有很大的差异。

有没有方法提升时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下边就来剖析职业经理之因此慌乱的原由。

无计划或计划不周
因为职业经理常常碰到突发状况，因此，好多职业经理感觉计划对于他们没有作用。

总以为计划不如变化快，因此干脆不定计划。

计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。

工作无主次
工作总有主要与次要的差异，作为职业经理，因为他的好多工作会影响到其余人，因此在工作中，一定分清楚哪些事情是一定做的，哪些事情能够慢一点办理，哪些事情不用亲力亲为。

对于一定做的事
情，不只需优先办理，还要规定一个时限。

不要让不重要的事情影响
到整个部门、团队的工作。

有好多人依据先后次序来安排工作，这类方法的自己就没有主次
之分，弊端是在次要工作上浪费好多时间，因为时间是有限的，必定
用在重要工作上的时间就要相对减少。

这是优异职业经理要防止的。

不对手下受权
职业经理的主要角色是管理者，管理就要向手下进行有效的授
权，经过手下去实现目标。

不向手下受权，好多工作都得由自己去完成。

总以为这个工作手下做不了，那个工作手下做不了，全部的工作
都由自己做，而手下无事可做。

这类状况其实是你在替手下工作，
而作为职业经理需要做的好多工作反而没有时间去达成，原由就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲身去做的事情上。

自己忙得不可开交，结果不只家人报怨，上级和手下也不感觉你好。

上级以为你
的工作效率低，职工以为你不认同他的工作能力。

总之，不向下受权
常常会费劲不讨好。

交流不善
前方说过，公司 70%的问题是交流阻碍惹起的。

对于交流阻碍惹
起的时间浪费主要表此刻两个方面：
1.时间用于办理交流不善带来的恶果
比如，某职工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或相关部门提出建议，可是，这位职工却私下谈论，或许流露给客户，一传十，十传百，职工的个人看法在众多职工和客户中传开，给公司形象带来悲观影响。

作为上级，一定花时间去办原由此带来的负面效应。

假如
职工能够与你进行有效交流，就不需要花销时间去办理私下谈论带来
的负面影响了。

2.无效交流
花了好多时间，却没有达成有效交流，也就是用于交流的时间
没有效率。

好多职业经理也以为花了大批的时间与手下进行交流。

问题不是有没有交流，而是交流的成效怎样。

交流不过第一步，目的是为了获取高
效的交流。

交流没有了成效，我们称之为“沟而不通” 。

不良习惯
有的人把大批时间浪费在不良习惯上。

比如，喜爱在电话里聊天；
在桌面上堆放一大堆资料，用的时候就得花时间去找；有些人属灵机一动型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，一定在必定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。

对于不良习惯，可能自己没存心识到，但实质上浪费了好多时间。

假如是一般职工，不良习惯只会影响一个人。

作为职业经理，要和手下进行交流，不良习惯就会影响到好多人，甚至影响部门的工作。

【案例】
人力资源部任经理为人诚心、工作勤劳，但总感觉没有做自己应当做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。

让我们来剖析一下任经理某一天的活动：
8:30 上级找任经理谈相关公司人力资源规划的问题，向来到
10:00 。

10:00 正准备工作，又有电话咨询相关新职工薪水的问题，解说
了 20 分钟。

10:20 给手下部署招聘工作，中间不停有人进来请示报告工作，
向来到 11:00 。

11:00 办理文件报告等，到 12:00 ，还有一部分没有过目。

吃过
午餐，看了一会报纸，聊了一会天，忽然想起总经理交待的
对于人力资源的规划报告还没有达成，就赶忙赶到办公室。

14:00 与销售经理约好谈论招聘营销人员的事宜，因为对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包含招聘计划、招聘人员资格的详细要求等都由任经理自己确立，这项工作又占去两个小时。

16:00 刚要写公司人力资源规划报告，一个手下又进来请示工作，趁便聊了一会私事和公司近来的听说。

4：30 招集手下开会，因为手下反应部门内部不团结已经影响
到了工作，会议不单没有达到预期目的，还迟延了时间，向来连续到5:00 。

已经没有时间写报告，只能把未写完的报告和需要办理的文件
带回家。

夜晚又得加班了。

认真剖析一下，任经理的时间为何不够用？
电话扰乱——对公司职工解说相关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

会议安排没有计划，会议迟延，主题不明确，对会议没有推
行有效控制。

上级不按期召见使时间拥有很大的任意性。

喜爱手下事事请示报告的官僚作风，浪费了很多时间。

对手下工作不放心，替手下做工作，结果成天都在办理事务
性的工作。

亲力亲为，为很多不需要办理的文件而耽搁时间。

工作没有目标和程序，就没有主动性。

没有轻重缓急和主次之分，甚至舍本逐末。

不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了很多时间。

乐
于做熟习和喜爱做的事，对棘手问题过于迟延，只有经过
加班来达成。

【忠告】
浪费时间的根来源因还在于自己！
【自检】
剖析一下自己的工作时间，你是怎样办理职责和事务的？看
看你对时间是怎样控制的？
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时间剖析方法
时间价值的计算
你的时间（单位能够是小时，也能够是天）值多少钱？进行时间
价值的计算，能够帮助你理解时间意味着什么？
1.计算方法
（1）成本价值法。

即年薪（或年度人工成本总数）与工作时
间之比。

每周工作五天，每年就是 242 个工作日，合 1694 小时。

表 5-1成本价值计算
每天的价每小时的价每分钟的
年薪
值值价值
（元）
（元）（元）（元）
15000 62.08.860.15
25000103.314.760.25
35000144.620.70.34
45000186.026.60.44
55000227.332.50.54
65000268.638.40.64
75000309.944.30.74
85000351.250.20.84
100000413.259.00.98
（2）收入价值法。

即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比。

表 5-2收入价值计算
销售
每天的价每小时的每分钟的
额
值价值价值
（万
（万元）（万元）（万元）
元）
10000 4.130.590.0098
500020.66 2.950.049
1000041.3 5.90.098
2000082.611.80.2
50000206.629.50.49
2.时间价值计算法的启迪
（1）每天、每一小时、每一分钟都有很大价值
时间就是金钱，浪费时间，就意味着增添了成本，减少利润。

浪
费的时间，不论怎样也填补不了。

（2）钱是一分一分挣来的
钱是经过每一分钟、每一小时、每天的努力工作挣来的。

一天
浪费（不论什么原由） 1—2 小时，意味着在其余时间中挣钱的效率
要提升 10—30%，明显，这是十分困难的。

（3）浪费时间等于浪费金钱
用上边的两种方法计算一下时间价值，并牢切记着：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。

（4）时间需要规划
规划时间，以便使可贵的、有限的时间用在能够产生最大利润的活动上。

时间支配能力剖析
请回答以下问题，测试试看你对时间的支配能力。

请问答“是”或“否” 。

（1）你能否一到公司便列出当天工作安排？
（2）你能否在固定的时间里办理来往信函，如上午或下午？
（3）你能否将无用的文件办理掉，而不是机械地归档？
（4）你能否能防止各样浪费时间与精力的“杂事”？
（5）你能使每项工作都有头有尾，防止眉目多而乱吗？
（6）你能注意缩短用餐、喝茶时间吗？
（7）你只欢迎那些实在的、对公司有利的销售员或顾问吗？
（8）你除非万不得已才召开会议吗？
（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？
（10）你收到信函后能否阅后立刻办理？
（11）你阻挡他人给你寄发各样无用资料吗？
（12）你阅读报刊杂志时能否阅读粗心后，再细读要点章节？
（13）你肯松手让手下独立工作吗？能不屡次检查或扰乱他们吗？
（14）你鼓舞手下碰到问题时开动脑筋，提出独立看法吗？
（15）你手边有重要工作办理时，假如同事找你聊天，你能奇
妙地拒绝吗？
（16）你能充足利用电话提升效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？
（17）你每天下班以前能否将未达成的工作列入次日的计划？
（18）你能充足利用电脑、复印机提升效率吗？
（19）当你碰到非得靠特意知识与经验才能解决的问题时，你能否讨教专家辅助，而不是单枪匹马地蛮干？
（20）你在召开重要会议时能否嘱咐秘书不转电话，不会见未约来访者？
回答“是”，得 5 分；回答“否”，得 0 分。

假如得 80-100 分，表示你能最充足地利用自己的时间，不用因
不可以达成任务而加班或将工作带回家。

假如得 60-80 分，表示你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改良，可参照测试结果比较检查。

假如得 30-60 分，表示因为做事计划性差、效率低，增添了好多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不可以充足相信手下，不放权；精力分别，易受不请自来扰乱。

只需下信心更正以上不足，你必定能在有限的时间里获得更高的效益。

假如得 30 分以下，那表示你面对严重的问题或将被解职，除非
你立刻倾尽全力提升效益。

工作紧迫性剖析
1.目的
剖析每天（每周、每个月）的工作紧迫程度，依据紧迫程度安排工作的先后次序。

2.工具
运用《工作紧迫性剖析表》。

表 5-3工作紧迫性剖析表
姓名：日期：年月日
特别紧
紧迫(短时
紧迫性不很紧不紧迫
急( 马
急( 可从( 无时间
工作事间内
上要
要做 )长商议 )要求 )
项
做)
频率
时间
在紧迫性的四格中选择“? ”即可
3.程序
（1）将工作事项的紧迫性分为四档：特别紧迫，立刻要做；紧
急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧迫，可从长商议（能够归入计划中做）；不紧迫。

（2）统计“频率”。

即不一样紧迫程度的工作事项各占多少
（每天或每周或每个月）。

（3）统计“时间”。

即达成不一样紧迫程度的工作事项所占用的时间。

4.工作紧迫性剖析法的启迪
(1)统计你每天、每周、每个月最紧迫的是哪三项工作？
(2)特别紧迫的工作事项，假如屡次发生，即应试虑受权式管理。

制度、营销策略、产品质量等重要问题，与时间没关。

(3)“紧迫事项”越多，时间管理问题越大。

(4)“紧迫”和“特别紧迫”和“不紧迫”事项，时间比重越大，
时间管理问题越大。

(5)除“特别紧迫”以外，要剖析所谓“紧迫”事项能否真的那么急。

工作重要性剖析
1.目标
剖析每天（每周、每个月）的工作重要程度，依据重要程度安排工
作的用时。

2.方法
运用《工作重要性剖析表》。

表 5-4工作重要性剖析表
姓名：日期：年月日
重要特别重重要不很重要不重要
性要( 绝对( 应当( 可做可( 可不
工作事项要做 )做)不做 )做)
频率
时间
在重要性的四格中选择“? ”即可
（1）将工作事项的重要性分四档：特别重要，绝对要做（即其余
事情都能够不做，也要做的事项）；重要，应当做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不
见得好）。

（2）统计“频率”。

即不一样重要程度的工作事项各占多少
（单位：日、周、月）。

（3）统计“时间”。

即达成不一样重要程度的工作事项所占用的
时间。

3.工作重要性剖析法的启迪
（1）你每天、每周、每个月最重要的是哪三项工作？
（2）特别重要的工作，假如很紧迫，则与时间管理没关。

（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。

（4）必定要除去“不重要”的工作事项，经过受权压缩“不
很重要”的工作事项。

（5）特别注意对“重要”的工作事项进行剖析。

会议剖析
1.目的
剖析会议的必需性及其浪费、迟延的原由，追求相应的解决方法。

2.方法
运用《会议剖析表》。

（1）剖析会前准备状况
表 5-5会议剖析表
姓名：日期：年代日
日会会计实原会议必需性评估
期议议划际因必目目的可
名倡用用分须的不明不
目议时时析的明确的开
确的
的
有无会议计划、目标、议程，时间安排？
时间和地址能否合适？
参加人能否合适和一定？
（ 2）剖析会议过程
能否准时开会？为何？
能否跑题？
能否按计划进行？
次序能否正常？
能否有人半途出去？
能否准时结束？
（3）会后剖析：
会议纪要有没有？发给与会者没有？
会议定策的履行状况。

会议必需性评估。

以上三步剖析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或
严重无效会议的详尽剖析。

3.会议剖析法的启迪
（1）依据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的 20%，怎样利用好这 20%的时间，是时间管理的重要环节。

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务
总结会”、“专题谈论会”等。

对于自己能够决定能否召开的会议，
必定要预先评估开会的必需性。

（3）预先正确通知参会人员，即便是部门里只有几个人或十几个人。

最好养成以简洁的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单调句“下午开会”就把大家招集起来。

（4）严格会议纪律。

（5）参加他人招集的会议，可恳求招集人确认会议规则，免
得浪费时间。

扰乱要素剖析
1.目的
剖析哪些要素扰乱了正常的时间安排，以便追求治理的举措。

2.方法
运用《扰乱要素剖析表》。

表 5-6扰乱要素剖析表
姓名：日期：年月日
分
析扰乱
排序结果对策者
扰乱要素
缺少自律
文件杂陈
迟延
不会说不
职责混杂
忽然约见
当下想干的事太多
常常“救火”
条理不清
计划不周
无效会议
不请自来
电话扰乱
（ 1）列出扰乱要素
扰乱要素能够分为两大类：一类是实发性扰乱，一类是迟延性干扰。

（ 2）对扰乱要素排序
经过对扰乱要素的排序，每次找出排在前三位的扰乱要素加以战胜。

甚至能够找出排在第一位的扰乱要素加以战胜。

每次不要多，但
求找出扰乱最大的要素，果断战胜掉。

（3）对突发性扰乱的剖析
突发性事件是职业经理工作时间的最大扰乱要素。

因为职业经理角色的特别性，会碰到上、下、左、右全方向的扰乱。

研究表示，扰
乱者次序为：
（4）排列出扰乱所带来的结果
（5）追求对策
追求前三位扰乱要素的对策，其余则能够缓一步。

3.扰乱要素剖析法的启迪
（1）经过对扰乱性要素排序，找出最需要战胜的要素。

（2）在迟延性扰乱中，最需要并且最能够战胜并且简单产生优异
结果的是战胜“缺少自律”。

因为在迟延性扰乱中，很多要素你可能没法掌握，可是，你应当能够掌握你自己。

（3）在突发性扰乱中，最需要战胜的是“忽然约见”。

（4）都是谁扰乱了你的时间安排，偷走了你的时间？不一样的人、
不一样的行业、不一样的公司，可能会有不一样的次序。

你必定要清
楚，谁对你的扰乱最大？手下、上级、同事、客户、朋友，仍是你自
己？
【自检】
选择你以为最合适的剖析方法，对你的时间利用方式进行分析。

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【本讲总结】
本讲主要介绍时间剖析的方法。

感觉特别慌乱的时候，运用不一样的时间剖析方法对时间进行剖析，以帮助职业经理获取利用时间的
合理模式。

这是职业经理进行时间管理的重要方法。

【心得领会】
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