文件体系培训讲议

审核活动
二、确定审核目的、范围和准则 1.审核目的： —确定受审核方质量管理体系或其一部分与审核准 则的符合程度； —评价质量管理体系满足合同与法律法规要求的能力； —评价质量管理体系实现规定目标的能力； —识别质量管理体系潜在的改进方面。
审ห้องสมุดไป่ตู้活动
2. 审核范围 包括：—实际位置； —组织单元； —活动与过程； —审核所覆盖的时期。
检查表的编制
2. 检查表的内容 检查表的内容可包括： 审核的场所、部门、过程（活动） WHERE——查哪里？ 审核的对象 WHO——查谁？ 审核的项目或问题 WHAT——查什么？ 审核的方法 HOW——怎么查？ 3. 抽样计划的确定
检查表的编制
检查表的编制 1）编制检查表依据的信息 审核依据的标准 质量管理体系文件 过程流程 组织机构及职能分配 强制性标准、法规 公司其他基本信息
审核原则
与审核有关的原则： 1、独立性 —审核的公正性和审核结论的客观性的基础 审核员独立于受审核的活动并且不带偏见， 没有利益上的冲突。审核员在审核过程中保 持客观的心态，保证审核发现和结论仅建立 在审核证据的基础上。
审核原则
2、基于证据的方法 —在一个系统的审核过程中，得出可信的和可 重现的审核结论的合理方法 审核证据是能够证实的。由于审核时在有限 的时间内并在有限的资源条件下进行的，因 此审核证据是建立在可获得的信息样本的基 础上。抽样的合理性与审核结论的可信性密 切相关。
文件的编制
文件范本
爱玖企业顾问中心培训讲义
内部审核
审核的概念
一、审核 审核—为获得审核证据（3.3）并对其进行客 观的评价，以确定满足审核准则（3.2）的程 度所进行的系统的、独立的并形成文件的过 程 审核准则—一组方针、程序或要求 审核证据—与审核准则有关的并且能够证实 的记录、事实陈述或其它信息
检查表的编制
2）设计检查表应满足的要求 反映过程方法，可体现PDCA循环，列出相 应的条款 标准条款中必不可少的要求必须考虑审核 通用的要求由审核员根据组织实际情况确定
检查表的编制
3）检查表的设计 检查表的设计体现了审核方法和技巧，重点考虑以 下几个方面： 识别关键过程 以标准和文件为依据 注意逻辑和顺序，明确审核步骤 选择典型的问题，抽样具有代表性 按部门审核要考虑有关过程，按过程审核要考虑涉 及的部门 具有可操作性
审核的概念
审核发现—将收集到的审核证据对照审核准 则进行评价的结果 审核结论—审核组考虑了审核目的和所有审 核发现后得出的审核结果
审核的概念
二、审核的分类 （一）按审核委托方与受审核方关系分类 第一方审核：由组织自己或以组织名义进行， 用于管理评审和其他目的，可作为组织自我 合格声明的基础。 第二方审核：由组织的相关方（如顾客）或其 他人员以相关方名义进行。 第三方审核：由外部独立的审核组织进行
审核的概念
审核委托方与受审核方的关系：
审核委托方 第一方 第二方 第三方 组织的高层管理 者 相关方（如顾客） 认证机构 受审核方 组织 组织 组织
审核的概念
（二）按审核的对象分类 体系审核 过程审核 产品审核
审核的概念
（三）按审核的方式分类： 滚动式审核 集中式审核
审核的原则
一、与审核员有关的原则： 道德行为 诚信、正直、保守秘密和谨慎是最基本的 公正表达 审核发现、审核结论和审核报告真实准确的反映审核 活动 职业素养 在审核中勤奋并具有判断力
检查表的编制
4）编制检查表的技巧
自 上 而 下
供方评价的策划 供方的分类 供方的选择 供方的评价 合格供方档案的建立 与供方沟通 确定新的合格供方
自 下 而 上
检查表的编制
例：标准条款检查表 部门检查表
现场审核活动的实施
本章节主要内容： 首次会议 审核方法和审核技巧 审核过程的控制 不合格和不合格报告 质量管理体系有效性的评价和审核结论 末次会议 审核报告
现场审核活动的实施
首次会议目的： ——确认审核计划； ——简要介绍审核活动如何实施； ——确认沟通渠道； ——向受审核方提供询问的机会。
现场审核活动的实施
首次会议注意事项： 时间大约15—30分钟 由审核组长主持 受审核方主要领导参加 如有需要，审核计划可适当调整 审核组长应能有效控制会议
文件的结构
体系文件架构
方针 手册 程序文件 作业指导书 记 录
文件的编制
1.原则 5W1H —WHAT 做什么？ —WHO谁来做？ —WHEN何时做？ —WHERE何地做？ —HOW怎么做？ 过程方法 —输入 —输出 —目标 —资源 —测量
文件的编制
模式： ——目的 ——范围 ——职责 ——要求/内容 必要时还可包括定义、引用等
文件体系培訓講議
文件的作用
文件： 信息及其承载媒体 ——沟通意图 ——统一行动
文件的作用
设计作用 编制体系文件时需要对原管理体系进行重新构思、规划和设 计 协调作用 编写文件强调各部门之间的接口和协调，规定该项工作由谁 负责，谁配合，信息如何传递等。从而避免沟通困难，使各 部门配合默契，协调顺畅，提高效率 标准化 避免管理方面的“常见病”，“多发病”，将发现的问题文 件化并纳入企业的标准化管理之中，避免“旧病复发”。
审核方案
审核方案：针对特定时间段所策划，并具有 特定目的的一组（一次或多次）审核。 审核方案包括策划、组织和实施审核所必要 的所有活动。 审核方案应根据实际运作及时调整 审核方案管理流程示图
审核方案
审核方案管理，对审核方案的管理应形成P-D-C-A 循环： 1. 组织的最高管理者应对审核方案的管理授权； 2. 具体管理审核方案的人员应负责建立审核方案； 3. 审核方案的实施，包括审核员能力和评价以及审核 活动的实施； 4. 审核方案的监视和评审； 5. 审核方案的改进。
审核活动
一次典型的审核所包括的活动及这些活动之 间的顺序关系
审核活动
审核的启动 一、指定审核组长 1. 由负责管理审核方案的人员为特定的审核指 定审核组长。 2. 审核组长应当具备领导管理审核的知识与技 能，以确保能够：
审核活动
—对审核进行策划，并在审核中有效的利用资 源； —代表审核组与受审核方进行沟通； —组织和指导审核组成员； —领导审核组得出审核结论； —预防和解决冲突； —编制和完成审核报告。
审核活动
二、审核组工作分配 分配任务应考虑的因素： 1. 审核员独立性与能力的要求； 2. 资源的有效利用；
3.
审核员不能审核自己的工作！
审核活动
三、准备工作文件 检查表和抽样计划
1.
检查表的性质与作用 — 是审核员的工作文件，提纲或工具。
审核活动
作用： 保持目标的清晰和明确 保持审核内容和周密和完整 审核线路的清晰与逻辑性 合理的审核方法的使用 保持审核时间的控制 减少审核员的偏见和随意性 减少重复工作
文件的作用
“契约”化 体系文件化以后，要求员工做什么、怎么做、达到什么要求， 都有明确的规定，这样就能在企业管理者与员工之间、员工 与员工之间通过各类文件规定各方的责、权、利等。使工作 明确化、简单化。 证明作用 可以向客户、认证机构等相关方提供运行状况的客观证据， 增强其信任程度。 培训作用 各类文件能对新员工入职、老员工调岗及其他各岗位员工进 行岗位教育，指导其熟悉岗位工作。
审核活动
3. 审核准则 —方针和程序； —标准； —法律法规； —质量管理体系要求； —合同要求； —作业规范。
审核活动
三、确定审核的可行性 需要考虑的因素： —策划审核所需的充分和适当的信息； —受审核方的充分合作； —充分的时间和资源。
审核活动
四、选择审核组 1. 审核组长的职责 2. 审核组成员的职责： 准备工作文件； 参加审核过程中的沟通及首、末次会议； 完成分配的审核工作；收集信息、获取客观证据与 形成审核发现； 参加审核发现的评审与准备审核结论； 适当时，审核后续活动。
审核活动
现场审核活动的准备 一、编制审核实施计划 审核组长负责编制审核计划； 应便于审核活动的安排，提高审核效率； 详略程度反映审核的范围及复杂程度； 应有充分的灵活性。
审核活动
内部审核所包含的内容有： —审核目的； —审核准则和引用文件； —审核范围； —审核组成员的构成； —现场审核活动的日期和地点； —现场审核活动预期的时间与期限。