浅析行政档案管理存在的问题以及新的管理思路

浅析行政档案管理存在的问题以及新的
管理思路
摘要：行政档案管理工作对于社会的发展有着重要的作用，目前，行政档案
管理中还存在着许多问题，这些问题已经对档案信息的正常管理产生了一定的影响，因此，必须要对档案管理体制进行进一步的改进，增强对档案的重视程度，
改善档案管理的技术和设备，并对档案管理技术进行革新。

关键词：行政档案；问题；管理；思路
引言
行政档案工作是一件十分重大的事情，随着国家的发展，国家的发展，政府
的档案工作也受到了严峻的考验，新时代下，政府的档案工作已经成为当务之急，必须要采取切实的对策，使政府的档案工作更加规范化、更加信息化，这就需要
我们认真地剖析当前政府的档案工作中所出现的种种问题，从而提出更加具有针
对性的新的行政档案工作理念。

1、行政档案管理工作中存在的问题
1.1对内容鉴定不严格
机关人事档案的存档状况，直接关系到其能否充分地发挥职能。

若记录中存
在不实之处，将会给以后的工作造成很大的影响。

就当前的状况而言，国内有些
行政机关在审核工作人员的资料时，没有对其真实性进行审核，更没有对有关资
料进行核实，从而导致有关档案的真实性受到怀疑，若一个人的资料是虚假的，
那么他在进行工作时，很有可能会对社会的发展产生不良的影响。

这将导致很多
不公正的现象，也将对教师自身的成长产生不利的影响。

1.2工作人员综合素质不强
在进行档案工作的过程中，有关工作人员需要具备较高的综合素质，因此，
必须由专门的人士来完成，只有在这种情况下，档案管理工作才能起到应有的效果。

然而，在实践中，大多数行政档案管理工作却存在着整体素质偏低、专业水
平偏低、缺乏专业培训等问题。

在直接开展工作的时候，因为对有关的专业知识
不够清楚，所以在工作中会出现很多问题，时间一长，他们的工作热情就会下降，工作的积极性也会下降，进而对他们的工作产生影响。

1.3没有一个完善的管理体系
尽管政府机关已制定了相应的监管机制，但现有的监管机制尚不健全。

现有
的制度和相关的法律规定并未充分发挥其应有的功能。

由于我国各个层次的管理
状况不尽相同，因此，其管理系统并非适用于全部的行政档案管理系统，也不符
合我国行政工作的现实需要。

另外，还有一些行政管理部门不遵守规定，这就造
成了其在档案的管理上的混乱，也会导致行政档案的伪造。

1.4档案管理安全体系不完善
有些档案管理工作人员的保密意识不强，在进行资料整理时，有的资料不完整，进而对档案的总体真实性造成了一定的影响。

第一，有关工作人员在搜集资
料的时候，并没有严格的按照要求去做，这就导致了，他们只是注重了档案的搜
集和整理，而忽略了档案图片和档案的搜集。

也有些档案是由有关工作人员保管的，万一他们换了工作，很可能就会遗失。

第二，档案资料缺失，应当妥善保管
的档案资料遗失。

目前，国家有关部门所拥有的以红色档案为主的档案资料，具
有十分重大的意义。

第三，也有些档案是残缺不全的，缺乏系统的。

很多单位在
进行资料保存时，会出现只有副本而没有正本的情况，会影响到档案的真实性。

2、行政档案管理新思路
2.1将信息化融入到档案管理中
在国家的信息化建设日益深入的今天，将信息技术运用到档案工作中，已成
为一种必然趋势，以满足时代的要求。

第一，在档案工作中应用现代的方法，并
引进先进的技术，从而使档案工作的工作效率和质量得到持续的提升。

为行政档
案工作提供了新的思路和方法。

第二，有关部门可以依据具体的情况，选用适当
的管理软件，将工作中出现的一切问题，都通过电子文档进行整理，并进行系统
的处理，从而推动档案工作向现代电子化的发展，让档案工作更加的现代化。

有
关工作人员应当宣传和普及有关的档案管理工作的有关法律，只有在这种情况下，才可以持续地增强对档案管理中所牵涉的法律的了解，进而提升档案管理的质量。

2.2建立健全完善的管理制度
随着网络的发展，行政档案工作也逐渐向信息的方向发展。

行政机关要跟上
时代步伐，在档案管理系统中引入信息技术，使档案系统得到持续的改进，防止
档案系统中的漏洞。

各企业也要根据自己的具体情况，对当前所面临的问题和特
点进行深入的剖析，制订出一套与自己所在企业相适应的档案管理体系，并进行
持续的练习，并在练习中进行完善。

在制定系统的时候，应该将系统变得简单，
让所有的工作人员都可以理解并理解，让用户可以更快地掌握系统中的信息，提
高系统的实用性。

有了这种系统政策，人们就可以更快地进入工作状态，并且避
免出现无谓的错误。

此外，还必须说明的是，创建一个档案管理系统，并不只局
限于行政机关的员工，它还应该对其领导者进行约束，以防止一言堂的不良政策，使运行人员受到上级的误导，从而导致问题的产生。

最后，将奖罚制度纳入到一
项制度之中，并加以实施，这将会在一定程度上影响到档案管理工作人员的工作
积极性和精确度，对那些可以按照规定来做事的员工，进行适当的奖励，可以提
升他们的工作积极性和工作热情，从而让他们更好地投入到档案管理工作中。

2.3强化领导重视程度
在现代社会发展的背景下，必须要在档案工作的方式和方法上进行革新。

首
先要加强行政档案管理的信息化和技术性，利用先进的仪器进行管理；通过这种
方式，可以有效地提升管理效率。

其次，各部门应依据自己的具体条件，选用适
合自己的管理系统，把档案材料按照电子文档的方式分类，转变为传统的纸质档案，从而使档案的信息化程度得以持续地提升。

此外，还应提高各机关的领导对
其的关注，加大对其经费的投资力度，并对其基本设施进行改进。

从而为行政档
案工作创造良好的工作氛围，切实推进行政档案工作的顺利进行。

2.4加强档案管理的保密工作
加强对行政档案的保密，对提高行政档案的保密水平有很大的意义。

首先，在设置档案仓库时，必须严格遵守国家规定的规范与规范，不能随便设置仓库，而要尽量选取对机密工作有利的地点。

比如，一层不适宜用来存放档案。

此外，要做好档案仓库的安全防范工作，禁止无关的人进去，档案管理的办公室与仓库不能同处一室，要隔离开来，仓库只允许有关工作人员进出。

要强化对档案保存期间和保密期间的管理，在档案的保密期间，不能将有关的信息和档案外泄。

2.5利用现代科技来加强行政档案管理
如果要使行政档案管理工作跟上时代的步伐，那么就必须要强化档案管理的科技性，随着互联网技术的持续发展，档案管理工作也必须要做到信息化，要将高科技应用于行政档案的管理，构建完善的档案网络，并对条形码、扫描仪器等进行配备。

可以采用云计算来进行行政档案的管理，使用扫描等设备将档案资料输入到计算机中，同时，行政档案的形式也不再限于传统的文字，还可以进行图形、影像资料等的存储，从而提升档案管理的效率和质量。

在行政档案管理工作中，必须保证信息传递的及时性，即在最短的时间内收集有关的行政档案信息，并保证信息的高质量传送。

结语
总之，当前，我们的行政档案管理工作还面临很多问题，这就要求我们的工作人员继续改进我们的管理制度，并通过我们的工作来提升我们的档案管理工作的水平，进而推动我们的事业发展。

参考文献：
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务,2022(06):125.
[2]赵永春.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探[J].科学中国人,2021(30):115.
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