后勤档案管理与保密制度

后勤档案管理与保密制度
一、档案管理
1.档案分类
（1）将后勤档案分为固定资产档案、维修档案、采购档案、人员档案等不同类别。

（2）每个类别设立相应的编码和目录，便于查找和管理。

2.档案收集
（1）后勤部门各岗位人员负责收集与本职工作相关的档案资料，定期移交至档案管理员。

（2）档案管理员对收集的档案进行审核，确保资料完整、准确。

3.档案整理
（1）按照分类标准对档案进行整理，装订成册或装入档案盒，并标注档案名称、编号、日期等信息。

（2）建立电子档案目录，对纸质档案进行数字化备份。

4.档案存储
（1）设置专门的档案存储室，保持室内干燥、通风、防火、防潮、防虫。

（2）档案按照类别和时间顺序存放，便于查找和取用。

5.档案借阅
（1）内部人员因工作需要借阅档案时，需填写借阅申
请表，注明借阅目的、期限等。

（2）外部单位借阅档案需经后勤部门负责人批准，并签订保密协议。

（3）档案管理员对借阅情况进行登记，跟踪借阅档案的归还情况。

6.档案销毁
（1）定期对超过保存期限的档案进行鉴定，确无保存价值的档案，填写销毁清单。

（2）销毁清单经后勤部门负责人审核，报学校相关领导批准后，在指定地点由专人监督销毁。

二、保密制度
1.保密范围
（1）涉及学校后勤重要决策、规划、财务数据等机密信息。

（2）教职工和学生的个人信息。

（3）与后勤相关的合同、协议等具有法律效力的文件。

2.保密责任
（1）后勤部门全体人员对接触到的保密信息负有保密责任。

（2）新入职员工签订保密协议，明确保密义务和违约责任。

3.保密措施
（1）对保密档案采取加密存储、限制访问等措施。

（2）计算机系统设置访问权限和密码，定期更换密码。

（3）内部讨论保密事项时，选择安全的场所，避免无关人员知晓。

4.泄密处理
（1）发现泄密事件，立即采取措施防止信息进一步扩散。

（2）对泄密责任人进行调查，根据情节轻重给予相应的处罚，直至追究法律责任。

（3）及时评估泄密事件对学校造成的影响，并采取补救措施。

三、监督与检查
1.定期对档案管理工作进行检查，确保档案的完整、准确和安全。

2.对保密制度的执行情况进行监督，发现问题及时整改。

3.鼓励员工对违反档案管理和保密制度的行为进行举报，并对举报人予以保护和奖励。

四、培训与教育
1.定期组织后勤人员参加档案管理和保密知识培训，提高其业务水平和保密意识。

2.通过案例分析等形式，强化员工对保密工作重要性的
认识。

五、附则
1.本制度如与国家法律法规或上级有关规定相冲突，以国家法律法规或上级规定为准。

2.本制度由学校后勤部门负责解释和修订。

3.本制度自发布之日起施行。