员工档案管理办法

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名称：员工档案管理办法部门：总办/人力资源部编号：BHS/QW-01-02-19版本：A/0
1为加强员工档案的收集、整理工作、有效地保护和利用档案，为人力资源的规范化管理奠定基础，特制定本办法。

2员工档案指过去和现在部门和个人从事人事活动所直接形成的有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录，具体包括：
2.1入职前档案
2.1.1记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想变化进程的履历、自传材料、
照片及身份证、毕业证等证件的复印件。

2.1.2员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、
业务及有关能力的评定和考核材料。

2.1.3对员工的有关历史问题进行审查，甄别与复查的人事材料。

2.1.4记录关于员工所在工作或学习单位内加入党派、团体、组织的材料。

2.1.5记录员工违反纪律或触独犯法律而受到处分受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

2.1.6担保材料。

2.2入职后档案
2.2.1人事档案
2.2.1.1劳动合同书
2.2.1.2职级记录：包括员工历次岗位调动及晋升、降职审批表、任免文件等资料。

2.2.1.3薪金记录：包括定级、转正、工资调整等审批材料、社会保险税金缴纳情况、加班费、
补贴发放情况、每月业绩奖、月薪等资料。

2.2.2工作业绩档案
2.2.2.1考勤记录：员工的考勤统计按月汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工档案，详
细记载员工的出勤、加班、休假、请假、旷工、迟到、早退等情况。

2.2.2.2考评记录：主要是《员工每日综合考核评分表》，对员工每天的工作表现分项考评、记
录扣分原因。

2.2.2.3奖罚记录：员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到的各种奖励或处罚材料。

2.2.2.4业绩记录：包括员工在“四个感情化”中的典型事例、优质服务中受到客人赞扬的表
扬信、感谢信、拾金不昧、助人为乐事迹、主要工作成果、各种活动中取得的较好成绩。

参与公司管理、提出有关服务、管理、员工文化生活等方面的各种建议、措施、情况反馈等书面材料。

2.2.3培训档案
2.2.
3.1接受岗前、在岗培训的课程名称、内容、时间、出勤记录、考试试卷。

2.2.
3.2培训人员对该员工的评估。

2.2.
3.3员工参加培训的心得体会或总结报告。

2.2.
3.4送外实习、培训情况。

2.2.
3.5在职期间自费参加社会举办的各进修的成绩报告单、结业证书复印件等有关材料。

3人事培训部对员工档案实行统筹管理、监督指导。

人事培训部设专职档案管理员，负责人事档案的收集整理、业绩档案的归档管理及档案的使用统计工作。

质量管理培训部负责员工培训档案的管理工作。

各部门指定人员负责本部门员工的工作业绩档案的记录、管理，对员工主要表现记入档案，考核标准依据：岗位职责、操作规程、奖罚规定等内容。

4档案工作人员应忠于职守、遵守纪律，及时准确地收集、整理、每月定期移交有关资料。

5档案的简历部分有变动时应及时向人事培训部申报变更，其他方面档案内容一般不得加以删除、更改，确需变更的，按原记录程序申报变更材料。

6有关部门或个人因工作需要确需查阅档案时，须办理借阅审批手续，借阅人对档案内容须予以保密电码。

7员工档案作为员工定级、转正、晋薪、晋职、评先的主要参考依据。

8对不按规定收集员工档案的（特别是业绩方面材料），员工有监督投诉的权利。

9对有下列行为之一的，根据情节轻重，给予必要的处罚，并按档案的价值和数量责令赔偿损失。

9.1将属于公司所有的档案据为己有或柜绝归档移交的。

9.2损毁、丢失或擅自销毁应保存的档案。

9.3擅自提供、抄录、公布属于公司档案的及应当保密的档案。

9.4涂改、伪造档案。

9.5玩忽职守，造成档案损失。

10档案管理工作定期检查、评比，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或个人，给予奖励，做的较差的部门或个人予以处罚。

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年月日。