客户租赁档案管理制度

第一章总则
第一条为规范公司客户租赁业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高客户租赁服务质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及客户租赁业务的档案管理，包括租赁合同、租赁物品清单、租赁物品使用记录、客户信息等。

第三条客户租赁档案管理应遵循以下原则：
（一）真实性：档案内容必须真实反映客户租赁业务的实际情况；
（二）完整性：档案应全面记录客户租赁业务的各个环节；
（三）准确性：档案内容应准确无误，便于查阅；
（四）安全性：确保档案在存储、使用和传递过程中的安全；
（五）保密性：严格保护客户隐私和公司商业秘密。

第二章职责与分工
第四条客户租赁档案管理由客户租赁部门负责，具体职责如下：
（一）制定客户租赁档案管理制度，并组织实施；
（二）负责客户租赁档案的收集、整理、归档和保管；
（三）定期对客户租赁档案进行清理、鉴定和销毁；
（四）确保客户租赁档案的完整、准确、安全和有效利用；
（五）指导、监督其他部门对客户租赁档案的管理。

第五条其他部门在客户租赁档案管理中的职责：
（一）各部门应按照客户租赁档案管理制度，积极配合客户租赁部门做好档案管理工作；
（二）各部门在办理客户租赁业务时，应将相关资料及时提交给客户租赁部门，以便归档；
（三）各部门在查阅、使用客户租赁档案时，应遵守保密原则，不得泄露客户隐私和公司商业秘密。

第三章档案内容与形式
第六条客户租赁档案的内容包括：
（一）租赁合同：包括租赁双方基本信息、租赁物品、租赁期限、租金等；
（二）租赁物品清单：包括租赁物品的名称、规格、数量、品牌等；
（三）租赁物品使用记录：包括租赁物品的归还、损坏、维修等情况；
（四）客户信息：包括客户姓名、联系方式、身份证号码等。

第七条客户租赁档案的形式包括：
（一）纸质档案：包括租赁合同、租赁物品清单、租赁物品使用记录等；
（二）电子档案：包括电子版租赁合同、租赁物品清单、租赁物品使用记录等。

第四章档案管理与使用
第八条客户租赁档案的收集与整理：
（一）收集：各部门在办理客户租赁业务时，应将相关资料及时提交给客户租赁部门；
（二）整理：客户租赁部门应按照档案管理制度，对收集到的资料进行分类、整理、归档。

第九条客户租赁档案的保管与使用：
（一）保管：客户租赁部门应指定专人负责档案保管，确保档案安全；
（二）使用：各部门需查阅、使用客户租赁档案时，应经客户租赁部门批准，并遵守保密原则。

第五章档案鉴定与销毁
第十条客户租赁档案的鉴定：
（一）定期对客户租赁档案进行鉴定，确定档案的保存价值；
（二）对无保存价值的档案，经批准后予以销毁。

第十一条客户租赁档案的销毁：
（一）销毁档案前，应进行登记、清点，确保档案完整；（二）销毁档案时，应采取适当措施，确保档案不被泄露。

第六章附则
第十二条本制度由客户租赁部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。