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经济与管理实验教学中心
•
销售与收款业务流程分析
在销售和收款系统中产品销售业务大体分为以 下几个基本环节 销售报价 销售合同签订 销售开票 商品发货 财务结算
• • • • •
经济与管理实验教学中心
销售与收款业务流程分析
在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，除客户外， 还包括以下部门： 销售部 信用审核部 仓储部 发运部 开单部 财会部等
经济与管理实验教学中心
销售与收款核算和管理的特点
• • • • • • • 业务频繁，数据量大 数据的真实性、准确性要求高 销售活动参与者众多，数据的实时性要求高 业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高 信息加工的深度要求较高，应具备一定的统计 功能，为销售分析预测提供基础数据 应具备资料、档案管理的特点 同其他子系统联系紧密
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销售发票文件
• 销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原 始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票 等。销售发票是确认和计量销售收入、应交销 售税金、应收账款的依据； 销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的； 同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存 货的销售信息，因此，与销售报价单和销售合 同相对应，销售发票文件可以拆分成固定信息 和变动信息两个文件；
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第一节 销售与收款核算与管理需求分析
经济与管理实验教学中心
主要内容
• 1、 销售与收款核算概述
• 2 、 销售与收款业务流程分析
• 3 、 销售与收款核算和管理的特点
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销售与收款核算概述
不同类型的企业销售活动不完全相同，对应的会计核 算也有区别。具有典型意义的两类企业是工业企业和商 业企业。在此讨论的内容以工业企业为主。涉及以下几 方面的核算：
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销售与收款核算概述
产品(商品) 销售利润 = 产品(商品) 销售收入 — 产品(商品) 销售税金及附加 — 产品(商品) 销售成本 — 产品(商品) 销售费用
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销售与收款核算概述
• 销售业务：销售业务发生后，根据销售发票登记“销售 收入”，“应交增值税—销项税”、“银行存款”或 “应收账款”等账户。月末结转“销售成本”和“销售 税金及附加”。“销售费用”一般在费用发生时登记。 销售收入和销售成本科目，应按产品品种和规格设置明 细账。销售费用则按费用的类别设明细账。“应交税 金—应交增值税”科目可设置三栏账，也可设置多借多 贷的多栏账。 收款业务：对于赊销的情况，可通过“应收账款”核算， 该科目按购货单位设明细账，待收回货款时，再从该科 目贷方销账。并进行客户偿债能力和信用的账析及坏账 损失的估计。月末结账后编制销售收入、成本、税金、 费用、利润汇总表。
## 类别 ## 品种 ## 规格 ## 序号
•
客户代码设计 由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处 行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式
## 国家 ## 地区 ## 行业 ### 企业序号
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数据文件设计
• • • • • • • 客户档案文件 销售报价单文件 销售合同文件 销售发票文件 销售文件 应收、预收账款文件 收款单文件
• •
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销售合同文件
• • “合同金额”字段：为含税金额。 根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属 的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同 信息表等。 固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字 建立索引文件；变动信息文件以“合同编 码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。
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销售收入的核算 销售费用的核算 销售成本的核算 销售过程中的税金的核算 应收账款的核算
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销售与收款核算概述
• • • • • • • 企业的销售业务核算主要涉及以下科目： 产品（商品）销售收入 产品（商品）销售成本 销售（经营）费用 产品（商品）销售税金及附加 应交税金——应交增值税 应收账款 银行存款”等科目。
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销售合同文件
•
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该文件用于存储所有签署的合同的固定信息， 以及合同执行过程中的综合动态信息； 将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用 于保存销售订单的固定信息；另一个文件用于 保存销售订单的变动信息； 销售合同文件可以参照销售报价单生成，销售 报价单的信息自动传递给销售合同文件中； 文件中每个记录对应一个合同信息；
计算机会计学 Accounting Information System
第四章 销售与收款核算与管理
经济与管理实验教学中心
本章知识要点
• 销售与收款子系统的特点与主要设计目标；
• IT环境下销售与收款系统的业务处理流程、数据流程 的 基本要点；
• 销售与收款子系统日常处理流程及各单据之间的数据 关系； •价格管理与信用管理方法与流程； •销售与收款子系统的常用数据文件及其结构、作用和特 点； •销售与收款子系统基础设置内容及作用、日常业务处理、 转账处理以及统计分析；
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客户档案文件
• 在日常业务处理过程中销售合同、销售发票、出库 单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息，可 以直接参照客户档案文件的相关记录生成，保持各 类单据所记载的客户信息完全一致； “信用级别”和“偿债能力级别”字段，用来动态 反映客户的信用程度和偿债能力，信用政策将运用 于编制销售合同、销售发票环节，实施信用控制； 客户付款条件：由现金折扣比率和最长的信用期间 构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同 期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用 期间。客户付款条件运用于销售管理过程，有利于 应收款项的催收工作；
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客户档案文件
• • • • 用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信 息； 文件中每个记录对应一个客户； 根据此文件可以输出欠款客户信息表，客户信誉信息表， 催款单，客户代码表，客户应收账款汇总表等； 包含以下若干字段： 客户编码、客户名称、客户简码、行业类型、联系人、 联系地址、电话、传真、E-MAIL地址 、发货地址、开户 银行、银行账号、纳税人登记号、注册资本、偿债能力级 别、信用级别、信用额度、价格级别、扣率、客户付款条 件、应收累计金额、已收累计金额、期初应收账款余额、 期末应收账款余额、本期应收账款、本期收回账款；
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销售发票文件
• • 合同编号：销售发票可以参照销售合同文件生成，记录 销售合同编号，以便由销售发票追溯销售合同，对销售 合同的执行情况进行跟踪分析； 开票日期：即业务发生时间，为安全起见，采用计算机 时间； 预计收款时间：适用于赊销方式，分期付款方式； 号录入 销售方式：如直销、赊销、预付货款、预付定金、分期 付款等。主要供用户按不同的标准分类统计报表之用； 结算号：若该笔销售业务的结算方式需通过银行结算， 这是应给出结算号； 运输单号：有些业务是本单位代客户办理运输，这时有 运输单，用户应将运单号录入；
• • • • • •
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销售与收款业务流程分析
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第二节 IT环境下 销售与收款子系统的流程分析
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主要内容
• 1、销售与收款子系统的目标
• 2 、销售管理流程
• 3 、收款流程
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销售与收款子系统的目标
传统手工的会计系统中，销售核算 需要解决 ： • 产成品的核算与管理 • 销售的核算与管理 • 利润的核算与管理
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销售与收款子Βιβλιοθήκη 统的目标在IT环境下 ,销售与收款子系统的主要目标如下几方面 ： • • • • • 在系统的初始设置方面完成用户自定义功能的要求 在信息采集方面，能够全面、准确地收集销售信息的要求 在信息记录、加工和处理方面的要求 在信息传递和流程管理方面的要求 在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用管理，防 范经营风险的要求 关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，提供销售 决策支持信息的要求 关于与其他会计子系统集成使用方面的要求
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销售报价单文件
• “客户付款条件”字段：由现金折扣比率和最长的信用期 间构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期 间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。 现金折扣，是指供应商为了鼓励用户偿还货款而允诺在 一定期限内给予的规定的折扣优待。 “销售报价”字段：从存货档案获取存货销售价格，同 时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因 素，系统自动生成销售报价，如销售报价=销售单价× 客户适用折扣率×批量折扣率。 “销售金额”字段：为含税金额。 “报价单号”字段：报价单的固定信息文件和变动信息 文件，可以通过此字段进行联接，其值是唯一的。 文件以“报价单号”为索引关键字，建立索引文件。
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收款流程
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收款流程
• • • • • 收款单录入,信息保存到收款单文件 根据收款单文件进行记账，系统自动生成记账 凭证并将凭证转入账务处理子系统 录入收款单数据的同时,更新客户文件信息 将销售发票文件和收款单文件（包括预收款记 录）进行核销结算 根据应收账款情况和企业所采用的坏账准备政 策，及时准确计提坏账准备
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销售合同文件
• 销售合同固定信息文件结构包含下面字段： 合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、 客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人 员代码、交货地点、交货日期、违约责任； 销售合同变动信息文件结构包含下面字段： 合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、 销售单价、销售数量、销售税金、合同金额 上述两个文件可以通过“合同编码”进行联接；
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•
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销售报价单文件
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记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算 方式等信息 将销售报价单文件拆分成两个文件：一个文件 用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于 保存报价单的变动信息 报价单固定信息文件包含下面若干字段： 报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、 部门代码、职员代码、客户付款条件； 报价单变动信息文件包含下面若干字段： 字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售 数量、销售报价、销售金额
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• •
客户档案文件
• • “应收累计金额”字段是记账时根据赊销业务的销售 发票自动累计得出； “已收累计金额”字段内容是根据收款凭证自动累 计得出； “期末应收账款余额”字段内容是根据“期初应收 账款余额+本期应收账款-本期收回账款”计算得出； 每笔销售业务发生时，系统动态更新客户档案文件 中的本期及累计应收或已收款信息，通过查询客户 档案可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行 力度。 该文件以“客户代码”为索引关键字建立索引文件。
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第三节 销售与收款子系统功能结构设计
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主要内容
• 1、销售与收款子系统的数据编码设计
• 2 、数据文件设计
• 3 、销售与收款子系统的总体结构设计
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销售与收款子系统的数据编码设计
• 产品代码设计 产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序 号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：
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•
销售发票文件
• • • • • • 固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务，既每个发 票为一个记录； 变动信息中，每种商品对应一个记录； 固定信息文件以“发票号”为关键字建立索引文件； 变动信息文件以“发票号”+“产品（商品）代码”作为 关键字建立索引文件。 两个文件以“发票号”字段进行联接。 发票号：一般由系统自动连续给出，无需用户录入。如 在网络状态下，多人同时录入发票，谁先存盘系统先分 配给谁发票号码。
•
•
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销售管理流程
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销售管理流程
• • 客户基本资料的输入 日常核算的原始数据的输入
报价单的输入 销售合同的输入 销售发票的输入 销售退货单的输入
• • •
信用和价格检查 在处理销售业务时，与其他子系统进行数据传 输和调用 系统根据生效的销售合同文件及时更新客户档 案文件
• •
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销售发票文件
• 销售发票固定信息文件结构包含以下字段： 发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销 售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、 出库单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、 销售人员代码、仓库代码、发货地址、开户银行、 银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转 账标志、核销标志； 销售发票变动信息文件结构包含以下字段： 发票号、产品代码、计量单位、增值税率销售单价、 销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款 合计；
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销售与收款业务流程分析
在销售和收款系统中产品销售业务大体分为以 下几个基本环节 销售报价 销售合同签订 销售开票 商品发货 财务结算
• • • • •
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销售与收款业务流程分析
在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多，除客户外， 还包括以下部门： 销售部 信用审核部 仓储部 发运部 开单部 财会部等
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销售与收款核算和管理的特点
• • • • • • • 业务频繁，数据量大 数据的真实性、准确性要求高 销售活动参与者众多，数据的实时性要求高 业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高 信息加工的深度要求较高，应具备一定的统计 功能，为销售分析预测提供基础数据 应具备资料、档案管理的特点 同其他子系统联系紧密
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销售发票文件
• 销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原 始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票 等。销售发票是确认和计量销售收入、应交销 售税金、应收账款的依据； 销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的； 同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存 货的销售信息，因此，与销售报价单和销售合 同相对应，销售发票文件可以拆分成固定信息 和变动信息两个文件；
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第一节 销售与收款核算与管理需求分析
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主要内容
• 1、 销售与收款核算概述
• 2 、 销售与收款业务流程分析
• 3 、 销售与收款核算和管理的特点
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销售与收款核算概述
不同类型的企业销售活动不完全相同，对应的会计核 算也有区别。具有典型意义的两类企业是工业企业和商 业企业。在此讨论的内容以工业企业为主。涉及以下几 方面的核算：
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销售与收款核算概述
产品(商品) 销售利润 = 产品(商品) 销售收入 — 产品(商品) 销售税金及附加 — 产品(商品) 销售成本 — 产品(商品) 销售费用
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销售与收款核算概述
• 销售业务：销售业务发生后，根据销售发票登记“销售 收入”，“应交增值税—销项税”、“银行存款”或 “应收账款”等账户。月末结转“销售成本”和“销售 税金及附加”。“销售费用”一般在费用发生时登记。 销售收入和销售成本科目，应按产品品种和规格设置明 细账。销售费用则按费用的类别设明细账。“应交税 金—应交增值税”科目可设置三栏账，也可设置多借多 贷的多栏账。 收款业务：对于赊销的情况，可通过“应收账款”核算， 该科目按购货单位设明细账，待收回货款时，再从该科 目贷方销账。并进行客户偿债能力和信用的账析及坏账 损失的估计。月末结账后编制销售收入、成本、税金、 费用、利润汇总表。
## 类别 ## 品种 ## 规格 ## 序号
•
客户代码设计 由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处 行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式
## 国家 ## 地区 ## 行业 ### 企业序号
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数据文件设计
• • • • • • • 客户档案文件 销售报价单文件 销售合同文件 销售发票文件 销售文件 应收、预收账款文件 收款单文件
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销售合同文件
• • “合同金额”字段：为含税金额。 根据此文件可以按合同不同类别、按合同归属 的部门输出正在执行的合同信息表，历史合同 信息表等。 固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字 建立索引文件；变动信息文件以“合同编 码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。
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销售收入的核算 销售费用的核算 销售成本的核算 销售过程中的税金的核算 应收账款的核算
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销售与收款核算概述
• • • • • • • 企业的销售业务核算主要涉及以下科目： 产品（商品）销售收入 产品（商品）销售成本 销售（经营）费用 产品（商品）销售税金及附加 应交税金——应交增值税 应收账款 银行存款”等科目。
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销售合同文件
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该文件用于存储所有签署的合同的固定信息， 以及合同执行过程中的综合动态信息； 将销售合同文件拆分成两个文件：一个文件用 于保存销售订单的固定信息；另一个文件用于 保存销售订单的变动信息； 销售合同文件可以参照销售报价单生成，销售 报价单的信息自动传递给销售合同文件中； 文件中每个记录对应一个合同信息；
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第四章 销售与收款核算与管理
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本章知识要点
• 销售与收款子系统的特点与主要设计目标；
• IT环境下销售与收款系统的业务处理流程、数据流程 的 基本要点；
• 销售与收款子系统日常处理流程及各单据之间的数据 关系； •价格管理与信用管理方法与流程； •销售与收款子系统的常用数据文件及其结构、作用和特 点； •销售与收款子系统基础设置内容及作用、日常业务处理、 转账处理以及统计分析；
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客户档案文件
• 在日常业务处理过程中销售合同、销售发票、出库 单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息，可 以直接参照客户档案文件的相关记录生成，保持各 类单据所记载的客户信息完全一致； “信用级别”和“偿债能力级别”字段，用来动态 反映客户的信用程度和偿债能力，信用政策将运用 于编制销售合同、销售发票环节，实施信用控制； 客户付款条件：由现金折扣比率和最长的信用期间 构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同 期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用 期间。客户付款条件运用于销售管理过程，有利于 应收款项的催收工作；
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客户档案文件
• • • • 用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信 息； 文件中每个记录对应一个客户； 根据此文件可以输出欠款客户信息表，客户信誉信息表， 催款单，客户代码表，客户应收账款汇总表等； 包含以下若干字段： 客户编码、客户名称、客户简码、行业类型、联系人、 联系地址、电话、传真、E-MAIL地址 、发货地址、开户 银行、银行账号、纳税人登记号、注册资本、偿债能力级 别、信用级别、信用额度、价格级别、扣率、客户付款条 件、应收累计金额、已收累计金额、期初应收账款余额、 期末应收账款余额、本期应收账款、本期收回账款；
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销售发票文件
• • 合同编号：销售发票可以参照销售合同文件生成，记录 销售合同编号，以便由销售发票追溯销售合同，对销售 合同的执行情况进行跟踪分析； 开票日期：即业务发生时间，为安全起见，采用计算机 时间； 预计收款时间：适用于赊销方式，分期付款方式； 号录入 销售方式：如直销、赊销、预付货款、预付定金、分期 付款等。主要供用户按不同的标准分类统计报表之用； 结算号：若该笔销售业务的结算方式需通过银行结算， 这是应给出结算号； 运输单号：有些业务是本单位代客户办理运输，这时有 运输单，用户应将运单号录入；
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销售与收款业务流程分析
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第二节 IT环境下 销售与收款子系统的流程分析
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主要内容
• 1、销售与收款子系统的目标
• 2 、销售管理流程
• 3 、收款流程
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销售与收款子系统的目标
传统手工的会计系统中，销售核算 需要解决 ： • 产成品的核算与管理 • 销售的核算与管理 • 利润的核算与管理
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销售与收款子Βιβλιοθήκη 统的目标在IT环境下 ,销售与收款子系统的主要目标如下几方面 ： • • • • • 在系统的初始设置方面完成用户自定义功能的要求 在信息采集方面，能够全面、准确地收集销售信息的要求 在信息记录、加工和处理方面的要求 在信息传递和流程管理方面的要求 在资料管理、风险控制方面，实行价格管理与信用管理，防 范经营风险的要求 关于信息查询、输出方面，做到多角度销售分析，提供销售 决策支持信息的要求 关于与其他会计子系统集成使用方面的要求
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销售报价单文件
• “客户付款条件”字段：由现金折扣比率和最长的信用期 间构成。企业针对当前的销售业务，确定客户在不同期 间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间。 现金折扣，是指供应商为了鼓励用户偿还货款而允诺在 一定期限内给予的规定的折扣优待。 “销售报价”字段：从存货档案获取存货销售价格，同 时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因 素，系统自动生成销售报价，如销售报价=销售单价× 客户适用折扣率×批量折扣率。 “销售金额”字段：为含税金额。 “报价单号”字段：报价单的固定信息文件和变动信息 文件，可以通过此字段进行联接，其值是唯一的。 文件以“报价单号”为索引关键字，建立索引文件。
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收款流程
• • • • • 收款单录入,信息保存到收款单文件 根据收款单文件进行记账，系统自动生成记账 凭证并将凭证转入账务处理子系统 录入收款单数据的同时,更新客户文件信息 将销售发票文件和收款单文件（包括预收款记 录）进行核销结算 根据应收账款情况和企业所采用的坏账准备政 策，及时准确计提坏账准备
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销售合同文件
• 销售合同固定信息文件结构包含下面字段： 合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、 客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人 员代码、交货地点、交货日期、违约责任； 销售合同变动信息文件结构包含下面字段： 合同编号、产品代码、增值税率、计量单位、 销售单价、销售数量、销售税金、合同金额 上述两个文件可以通过“合同编码”进行联接；
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销售报价单文件
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记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算 方式等信息 将销售报价单文件拆分成两个文件：一个文件 用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于 保存报价单的变动信息 报价单固定信息文件包含下面若干字段： 报价单号、销售方式、单据日期、客户代码、 部门代码、职员代码、客户付款条件； 报价单变动信息文件包含下面若干字段： 字段名称、报价单号、产品代码、税率、销售 数量、销售报价、销售金额
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客户档案文件
• • “应收累计金额”字段是记账时根据赊销业务的销售 发票自动累计得出； “已收累计金额”字段内容是根据收款凭证自动累 计得出； “期末应收账款余额”字段内容是根据“期初应收 账款余额+本期应收账款-本期收回账款”计算得出； 每笔销售业务发生时，系统动态更新客户档案文件 中的本期及累计应收或已收款信息，通过查询客户 档案可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行 力度。 该文件以“客户代码”为索引关键字建立索引文件。
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第三节 销售与收款子系统功能结构设计
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主要内容
• 1、销售与收款子系统的数据编码设计
• 2 、数据文件设计
• 3 、销售与收款子系统的总体结构设计
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销售与收款子系统的数据编码设计
• 产品代码设计 产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序 号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：
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销售发票文件
• • • • • • 固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务，既每个发 票为一个记录； 变动信息中，每种商品对应一个记录； 固定信息文件以“发票号”为关键字建立索引文件； 变动信息文件以“发票号”+“产品（商品）代码”作为 关键字建立索引文件。 两个文件以“发票号”字段进行联接。 发票号：一般由系统自动连续给出，无需用户录入。如 在网络状态下，多人同时录入发票，谁先存盘系统先分 配给谁发票号码。
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销售管理流程
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销售管理流程
• • 客户基本资料的输入 日常核算的原始数据的输入
报价单的输入 销售合同的输入 销售发票的输入 销售退货单的输入
• • •
信用和价格检查 在处理销售业务时，与其他子系统进行数据传 输和调用 系统根据生效的销售合同文件及时更新客户档 案文件
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销售发票文件
• 销售发票固定信息文件结构包含以下字段： 发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销 售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、 出库单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、 销售人员代码、仓库代码、发货地址、开户银行、 银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转 账标志、核销标志； 销售发票变动信息文件结构包含以下字段： 发票号、产品代码、计量单位、增值税率销售单价、 销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款 合计；