XXX项目试运行管理办法(企业)

OA协同办公系统使用管理制度
1范围
本制度适用于集团公司范围内的协同办公，业务应用范围包括个人办公、文件办理、公文处理、办公业务流程、电子邮件、即时通讯等日常协同办公业务。

2职责
2.1信息办
负责OA系统运行所需的软件及硬件设备的日常维护和管理，负责系统所有基础数据及业务流程的建立、维护和管理，负责系统用户使用的培训及指导，负责系统内所有数据的备份，保障系统运行的安全。

OA系统由信息办安排系统管理员进行日常的管理和维护。

2.2秘书办公室
秘书办公室负责OA系统中总部经过审批流程所生成的正式电子公文的制作、盖章、下发、归档管理，并负责少量存档或上报纸质文件的打印。

发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

2.3人力资源部
人力资源部负责配合信息办进行OA用户信息变动更新，用户注册和注销。

2.4各部门
各部门负责本部门办公业务及工作流程需求的提出，提供详细准确的配置信息，包括表单、流程、审批人员，并设兼职部门收文员（原则上为部门统计）管理部门电子文档。

各部门应严格遵照本制度要求进行使用。

2.5各事业部
各事业部负责本事业部公文处理及办公业务工作流程需求的提出，提供详细的配置信息，包括表单、流程、审批人员。

负责本事业部生成的正式电子公文的管理。

负责配合总公司信息办进行OA用户信息变动更新，用户注册和注销，各事业部网络管理员负责本地用户的使用指导。

各事业部员工应严格遵照本制度要求进行使用，必要时可制定相应管理制度。

3用户信息管理
3.1用户账号建立规则
1
1）OA账号建立规则
OA账号由姓的全拼加名字拼音的第一个字母组成，账号简码由姓名汉字组成。

若有账号重复则将姓后面紧跟的字以全拼形式建账号，若简码有重复则后面编1-9。

（例如：王英，账号为wangy，简码为王英；王艳，账号为wangyan，简码为王艳。

）
2）RTX账号建立规则
RTX用户账号集成OA协同办公系统账号，因此用户账号、用户名、组织机构从OA系统中集成，登录密码单独由RTX服务进行管理，初始密码为8888。

当用户第一次使用RTX时，必须先通过登录OA协同办公系统进行OA账户信息与RTX账户信息的同步，实现与OA系统的集成之后方可单独登录RTX。

在完成第一次登录后，用户必须进入RTX个人设置修改密码，不允许使用默认密码，所设置密码必须8位以上。

RTX用户账号与OA协同办公系统用户账号集成，实现即时信息提醒，因此用户在进行RTX用户信息设置时，不允许对姓名进行修改，不得对“代理设置”及“服务器设置”进行修改。

在进行个人信息维护时，必须填写真实有效的信息，不得胡乱填写。

3.2账户申请及变动
各部门及事业部需要增加用户时，由部门统计代为填写用户账户申请审批流程，经过审批后由系统管理员为其建立账号。

当用户部门变动、用户权限变动，由本人填写变动审批流程，经过审批后由系统管理员进行更改处理。

表单及流程见格式1。

3.3账户禁用
公司总部有用户离厂时，人力资源部在文件下发后一个工作日内上报信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户OA账户。

各事业部有用户离厂时，由各事业部网络管理人员在文件下发后一个工作日内上报公司总部信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户OA账户。

3.4账号使用规定
当用户第一次进入OA系统后应立即修改初始密码，同时通过RTX即时通讯工具个人设置修改初始密码，严禁继续使用初始密码，不得将修改后的密码告诉他人，密码最小长度为8位。

账号密码由用户自己管理，不得将自己的账号转借他人使用，发现密码不可靠时应立即修改密码。

任何人不得采用任何方式获取他人账号密码，一经发现根据情节按公司奖惩制度予以警告、罚款等处理，同时公司保留对其追究保密责任的权力。

4基础使用规定
4.1使用人员每日上班后应立即登录RTX即时通讯工具（可设置为自动登录）或OA系统，并根据相关提醒及时处理相关工作。

上班时间始终保持RTX即时通讯工具登录，确保信息和联络畅通，下班前必
须登录OA系统查看是否有需要处理的工作。

临时出差或出差时间较长，必须在个人设置下“工作状态设置”进行设置，并在“工作代理”中指定授权的代理人代办相关流程，避免没有及时打开OA系统导致工作延误或受影响。

4.2系统中经用户电子签名、电子印章及签署日期所发布的文件在集团公司范围内与纸制签发的文件具有同等效力，签署人将承担自签署日起所有的责任追溯。

4.3 在系统中需要用户签署意见但用户又未写任何意见时视为该用户同意。

4.4在OA系统内严禁处理涉及国家秘密的信息。

5各功能模块使用规定
5.1首页设置
原则上OA系统的首页面在集团公司范围内统一定制，在首页中必须包括：代办文件、文件办理提醒、进行中任务、邮件等内容。

各部门、事业部可以根据自己的需求提出首页面其它需要显示的内容，经过审批之后，由系统管理员进行设置，使用范围仅限于部门，其表单及流程见格式2。

5.2个人办公
个人办公模块是用户进行日常工作设置、汇报的地方。

用户需要开通默认权限以外其他权限必须通过审批流程进行审批，在审批结束后由系统管理员开通相应权限。

表单及流程见格式3。

在个人办公模块下必须按照以下规定进行使用：
1）个人设置
A）个人信息设置不允许对“中文名”、“账号”、“用户简码”进行修改，其余信息一旦要设置就必须真实，不得将虚假信息上传。

B）工作代理的设置是指流程中的审批代理，当用户具有流程审批权限时，在休假或出差时必须设置工作代理，避免不在期间审批流程滞留，无法处理的现象发生，保障工作的顺利开展。

C）工作状态设置分正常状态和其他状态（包括休假、出差等），一旦设定工作状态为非正常状态，当有人发送工作及流程给该用户时，系统会根据设定状态给发送人提示。

因此，当用户休假及出差时必须设置相应的工作状态，以便提醒他人及时将工作转交其他人员。

2）工作日志
工作日志模块包括“我的日志”、“下属日志”、“日志查询”、“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”。

普通用户只能使用“我的日志”；部门领导除“我的日志”以外，可以通过“下属日志”、“日志查询”查看本部门员工填写的日志信息，可以通过“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”对项目进行设置、分类、统计。

3）工作汇报
工作汇报模块包括“我的汇报”、“下属汇报”、“汇报查询”、“模板设置”。

普通用户只能使用“我的汇报”进行工作汇报；部门领导可以通过“下属汇报”、“汇报查询”查看本部门员工的
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工作汇报，可以设置汇报模板。

4）任务中心
任务中心模块包括“我的任务”、“任务安排”、“定期任务”、“任务查询”、“任务分类”。

用户可以对自己负责的任务在“我的任务”中进行汇报，可以在“安排任务”或“定期任务”中给自己或他人安排任务。

普通用户只能进行任务安排、任务汇报，需要其他功能必须经过审批方可开通。

用户一旦接收到任务后，必须按照时间节点进行任务汇报。

5）催办管理
催办管理模块包括“接收的催办”、“发出的催办”、“反馈”。

当下发给他人的任务或流转给他人的工作流程对方没有办理时，发起人可以通过“发出的催办”中给对方发送催办，督促办理。

在“接收的催办”中是他人给自己发来的催办信息，在接到催办信息后，必须立即反馈并对相应的工作进行处理。

5.3工作流程
工作流程的建立、修改及取消由流程管理部门在OA系统发起《OA协同办公系统工作流程新建/修改/取消审批流程》流程进行审批，审批结束后由系统管理员负责设置，表单及流程见格式4。

新建流程时流程管理部门应提供准确的流程图、表单和表单内各项内容由谁填写及可修改人以及每一个审批环节具有审批权限的人员名单，该流程的使用范围，流程办理查阅人员。

修改流程必须提供详细的修改内容，及修改原因。

取消流程必须要有明确的取消理由。

工作流程模块包括“新建流程”、“办理查阅”、“流程分类”、“流程设置”。

对于所有用户只开“新建流程”权限，通过新建流程发起流程进行审批。

“办理查阅”功能用于对所有审批流程进行导出，对导出的数据进行分类汇总处理。

需要开通此权限必须经过审批后，由系统管理员进行权限设置。

“流程分类”、“流程设置”仅系统管理员具有操作权限，对工作流程进行维护。

工作流程经审批后在系统中发布试用，试用结束后由流程管理部门确定是否正式使用及是否取代原有纸质审批单。

确定取代原有纸质审批单之日起，该工作流程审批完全实行电子审批，不再使用原有纸质审批。

5.4文件办理
文件办理用于分类汇总办理的工作，用户可以通过文件办理随时查看流程流转情况，或查阅自己发起及自己处理过的流程。

在“代办文件”、“待阅文件”中显示的为需要处理的工作。

当用户收到“代办文件”或“待阅文件”应及时处理。

“在办文件”是由他人发起并已经经过自己处理但还没有办理完结的文件，“办结文件”是由他人发起并已经经过自己处理已经办理完结的文件，“已阅文件”是自己已经阅看的文件，“我的在办文件”是由自己发起的未办理完毕的文件，“我的办结文件”由自己发起并已经办理完毕的文件，
“我的退回文件”由自己发起并被退回的文件。

5.5内部邮件
OA协同办公系统内部邮件原则上每用户总容量为100M，每封邮件大小不得超过10M。

用户应经常对邮件内容进行清理和维护，以避免在进行邮件传递时不能正常收发邮件。

5.6公文管理
公文管理应用重点是“发文管理”和“收文管理”两个功能，实现电子化拟稿、审批、编号、排版、签章等，提高文件监控、查询的方便性与灵活性。

从OA系统公文管理正式使用起，除特殊情况使用纸质文件下发外，将取消上级来文和公司发文纸质文件的下发。

a）发文管理
1）公司包括各事业部发文统一使用OA发文管理进行拟稿、审批、编号、排版、签章、分发，需要纸质归档或上报时同意由排版人员进行打印，签章人员盖章后归档或上报。

2）起草正文时拟稿人从“公文管理→发文管理→新建发文→发文流程”起草发文。

进入发文页面后，拟稿人对发文表单中的内容进行填写，发文标题必须填写。

填写完表单后，从标题栏的按钮进入拟稿界面，点击“文件→打开本地文件”找到已经起草好的文件，选中后点击“打开”完成正文引入，再点击保存后返回发文表单，点击标题栏按钮，进入下一审批环节。

3）审批完成后的公文由专人进行编号、排版、签章、分发。

所有签章采用密码与用户权限进行绑定，只有授权用户通过密码方可进行签章。

4）总公司秘书办负责公司总部流转中公文办理情况的监督，发现没有及时处理环节，应及时给办理人员发出催办督促办理。

各事业部公文负责部门负责对公文办理情况的监督管理。

b）收文管理
收文管理使用分两个方面，第一方面为公司总部机要室收到的上级下发的非涉密文件的收文管理，第二方面是公司总部发文到各部门及事业部，各部门及事业部的收文管理。

1）公司总部机要室收文管理由机要秘书从“公文管理→收文管理→新建收文→外来文件登记流程”发起收文登记，填写《外来收文登记流程标签》中的内容并上传收文内容，填写完毕后点击标题栏按钮，进行收文流转。

机要秘书负责收文流转的监督及督办。

2）各部门及事业部收文由各部门及事业部指定兼职收文员进行办理。

总公司秘书办将公司发文分发给各部门及事业部指定兼职收文员，当收文员收到收文后，进入“公文管理→我的收文→未读收文”，从未读列表中打开收文，从收文页面的“转收文”进入收文管理流程，对收文进行登记并进行流转处理。

各部门及事业部收文员负责收文办理过程的监督及督办。

5.7综合办公
综合办公包括“资料管理”、“会务管理”、“档案管理”等功能。

“会务管理”实现会议室使用管理，各部门需要使用会议室时，必须办理会议室使用申请。

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“资料管理”实现资料信息使用情况的记录管理。

“档案管理”实现公文、工作流程、发布信息归档目录管理。

5.8信息管理
信息管理用于集团公司内信息发布和查阅。

栏目设置及发布查阅权限由系统管理员根据集团公司信息发布需求进行设置。

需要在信息管理模块中增加发布信息栏目或需要信息发布、修改、维护权限的部门或个人，必须办理信息管理模块新增发布信息栏目审批或信息管理模块信息发布、修改、维护权限审批，经过审批后，统一由系统管理员进行配置。

表单及流程见格式5。

具有栏目管理权限的人员负责栏目信息发布及维护管理，不得在信息管理中发布与工作无关的信息，不得发布涉密信息，不得发布对系统及网络有害的信息，发送的附件不得超过10M，发送的图片必须采用JPG格式，大小规格不得超过400*300像素。

5.9单位主页
单位主页用于部门内部信息管理，若各部门有需求，必须办理单位主页栏目设置审批，提供部门主页管理人员名单。

表单及流程见格式5。

部门主页管理人员负责本部门主页栏目的设置和维护，负责部门信息的管理。

在部门栏目中不得发送与工作无关的信息；发送的附件不得超过10M；发送的图片必须采用JPG格式，大小规格不得超过400*300像素。

5.10论坛
论坛是提供给用户进行交流的模块，根据交流的主题类容进行专题划分。

论坛专题的开设，由需求部门提交申请，在申请中包括专题的主题，专题负责人，可发布信息人员，可查看人员，发布信息是否允许打印、拷贝，批准后由系统管理员进行初始配置，配置完毕后交由专题负责人进行管理。

表单及流程见格式5。

专题负责人即专题管理人员，负责本专题的维护管理，保障专题内容与所设主题相关，对专题内的垃圾帖子及无关帖子进行删除，确保所设专题发挥预期的作用。

不允许在论坛中发布灌水帖，不得在论坛中发布具有攻击性、煽动性、有损公司形象的语言，不得在论坛发布涉及国家秘密的信息，不得在论坛发布有病毒性危害的附件内容。

在论坛中发布的信息内容不得违反公司相关管理制度的规定。

论坛中发布附件不得超过10M，发布的信息图片必须采用JPG 格式，大小规格不得超过800*600像素，表情图片不得超过100*100像素。

系统管理员不定期对各专题进行检查，对存在问题的专题通知负责人进行处理，同时记录违规记录。

用户发布违规帖子5次给予通报处理，10次以上将给予罚款处理。

专题负责人5次未对违规帖子进行处理给予通报处理，10次以上提交专题负责部门更换负责人。

6RTX即时通讯工具使用
RTX即时通讯工具集成了丰富的沟通方式，包括文本会话、语音/视频交流、文件传输。

主要用于与OA协同办公系统集成及企业内部办公沟通，实现OA协同办公系统中的即时信息提醒，为员工提供更方便的沟通方式，增强团队的信息共享和沟通能力，提高工作效率。

6.1 RTX用户权限设置
RTX用户权限列表中目前包括“修改姓名”、“发送短信”、“发起指定人数多人会话”、“发送指定大小的文件”、“使用P2P方式传送文件”、“发送广播消息”、“发送所属部门广播消息”等权限，其中“发送短信”功能在公司广域网内禁止使用。

要开通默认情况以外的权限，用户必须办理审批手续，待审批后由系统管理员进行权限配置。

表格及流程见格式3。

默认权限设置如下：
a）“修改个人资料”：被赋予这个权限的用户可以随时在客户端修改自己的姓名等资料。

用户可以通过个人设置中完善个人信息，但不允许修改姓名，一旦发现用户随意乱修改个人信息，系统管理员发出警告，5次以上累犯将取消该权限，禁止修改。

b）“使用P2P方式传送文件”：被赋予这个权限的用户可以使用点对点方式传送文件，该权限开放。

c）“发送指定大小的文件”：在广域网内传送文件大小不得超过10M。

d）“发起指定人数多人会话的权限”：被赋予这个权限的用户可以发起管理员指定人数以内的多人会话，在广域网内最多可以实现30个人的会话讨论。

E）“发送广播消息”和“发送所属部门广播消息”在广域网内禁止使用。

F）视频（含语音）仅对公司领导开放，普通用户禁止使用。

语音视频仅允许点对点的使用。

g）语音会议最多允许同时6人参加。

需要开放语音权限配置语音设备进行语音功能使用必须经过审批，方可接入。

表格及流程见格式3。

h）语音、视频设备视同话机管理，由使用部门进行维护、管理。

6.2 RTX信息传送要求
RTX即时通讯工具仅用于OA协同办公系统即时信息提醒及广域网内工作信息传递。

在进行文件和图片资料传递时，附件大小不允许超过10M，不得传递带病毒文件及对网络设备有破坏性的文件。

不得在上班时间，利用RTX进行与工作无关的聊天，不得通过RTX散播具有攻击性、煽动性、有损公司形象的语言，不得利用RTX传递涉密信息。

7系统的维护和管理
7.1公司总部信息办安排系统管理员统一对系统的服务器端进行日常的管理和维护。

7.2系统管理员每天早上上班时对系统运行状况进行检查，确保系统正常运行。

对发现问题后应立即
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处理并记录，对不能解决的问题应反馈给软件供应商进行处理。

7.3系统管理员负责系统备份策略方案的编制并实施，要求每天对系统数据库及文件进行备份，每月25日将本月最新备份数据备份到备份服务器。

当系统发生意外时能在4小时内及时恢复数据使用。

7.4系统管理员应经常对服务器进行安全性检查，查看系统工作日志，发现安全隐患后应立即进行处理并记录，保障系统运行的安全。

7.5系统管理员应建立系统运行情况工作记录，并长期留存备查。

7.6系统管理员应建立系统用户账户台账，并根据变动情况及时修改，保证台账的准确性。

7.7信息办负责对客户端用户的使用问题及时进行处理，对不能处理的问题由系统管理员进行汇总后反馈给软件供应商进行处理。

格式1
OA协同办公系统用户账号申请/修改审批表
9
格式2
OA协同办公系统首页栏目设置审批表
格式3
OA协同办公系统权限开通审批表
11
格式4
OA协同办公系统工作流程新建/修改/取消审批表
备注：在提交新建/修改流程申请时，请在新建/修改内容中提供详细的表单信息及表单中各项信息的填写人员和可修改人员名单，详细流程环节及各环节审批人员名单，流程中需要件分支的明确条件。

格式5
OA协同办公系统信息管理权限审批表
13。