归档文件整理规则规范化培训
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全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
•
•
• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
•
•
------归档文件整理的工作方针
•
《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 第二节 归档文件的修整 第三节 归档文件的文件装订
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
第二章归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形 成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征 求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来 说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不 易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如 法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与 历次稿（包括定稿）各为一件。
意 的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的 概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包
括 请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等 等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
首先归档文件应齐全完整。 归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活 动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易 褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的 文件进行折叠等。
1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
第Baidu Nhomakorabea章 《归档文件整理规则》总论
2009年3月19日
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• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
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------归档文件整理的工作方针
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《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 第二节 归档文件的修整 第三节 归档文件的文件装订
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
第二章归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形 成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征 求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来 说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不 易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如 法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与 历次稿（包括定稿）各为一件。
意 的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的 概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包
括 请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等 等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
首先归档文件应齐全完整。 归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活 动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易 褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的 文件进行折叠等。
1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
第Baidu Nhomakorabea章 《归档文件整理规则》总论