24 第六章 招标投标阶段的合同管理(三)

第六章招标投标阶段的合同管理(三)

第四节合同审查表

一、合同审查表的作用

上述分析和研究的结果可以用合同审查表进行归纳整理。用合同审查表可以系统地进行合同文本中的问题和风险分析，提出相应的对策。合同审查表的主要作用有：

1.将合同文本“解剖”开来，使它“透明”和易于理解，使承包商和合同主谈人对合同有一个全面的了解。

这个工作非常重要，因为合同条文常常不易读懂，连惯性差，对某一问题可能会在几个文件或条款中予以定义或说明。所以首先必须将它归纳整理，进行结构分析。

2.检查合同内容上的完整性。用标准的合同结构对照该合同文本，即可发现它缺少哪些必需条款。

3.分析评价每一合同条文执行的法律后果，将给承包商带来的问题和风险，为报价策略的制定提供资料，为合同谈判和签订提供决策依据。

4.通过审查还可以发现：

(l)合同条款之间的矛盾性，即不同条款对同一具体问题的规定或要求不一致；

(2)对承包商不利，甚至有害的条款，如过于苛刻、责权利不平衡、单方面约束性条款；

(3)隐含着较大风险的条款；

(4)内容含糊，概念不清，或自己未能完全理解的条款。

所有这些均应向业主提出，要求解释和澄清。

对于一些重大的工程或合同关系和合同文本很复杂的工程，合同审查的结果应经律师或合同法律专家核对评价，或在他们的直接指导下进行审查。这会减少合同中的风险，减少合同谈判和签订中的失误。国外的一些管理公司在作合同审查后，还常常委托法律专家对审查结果作鉴定。

二、合同审查表

(一)合同审查表的格式

要达到合同审查目的，审查表至少应具备如下功能：

1.完整的审查项目和审查内容。通过审查表可以直接检查合同条文的完整性。

2.被审查合同在对应审查项目上的具体条款和内容。

3.对合同内容的分析评价，即合同中有什么样的问题和风险。

4.针对分析出来的问题提出建议或对策。

表6一1为某承包商合同审查表的格式，按不同的要求，其栏目还可以增减。

表6－1 合同审查表

审查项目编号审查项目合同条文内容说明建议或对策

J020200S060201S070506S080812 ……工程范围……海关手续……外汇比例……维修期…… ……合同第13条……合同第40条……无……合同第54条…… ……包括在工程量清单中所列出的供应和工程，以及没有列出的但为工程经济地和安全地运行必不可少的供应和工程……乙方负责交纳海关税，办理材料和设备的入关手续……无……自甲方初步验收之日起，维修保质期为1年。在这期间发现缺点和不足，则乙方应在收到甲方通知之日一周内进行维修，费用由乙方承担…… ……工程范围不清清楚，甲方可以随便扩大工程

范围，增加新项目……该国海关效率太低，经常拖延海关手续，故最好由甲方负责入关手续，这样风险较小……这一条极为重要，必须补上……这里未定义“缺点”和“不足”的责任，即由谁引起的…… ……1．限定工程范围仅为工程量清单所列2．增加对新的附加工程重新商定价格的条款……建议加上“在接到到货通知后×天内，甲方完成海关放行的一切手续”……在合同谈判中要求甲方补充该条款，美元比例争取达70％，不低于50％……在“缺点和不足”前加上“由于乙方施工和材料质量原因引起的”……

(二)审查项目

审查项目的建立和合同结构标准化是审查的关键。在实际工程中，某一类合同，如国际土木工程施工合同，它的条款内容，性质和说明的对象常常有一致性。则可以将这类合同的结构(注意，不是合同文本形式)固定下来，作为该类合同的标准结构。则合同审查可以以合同标准结构中的项目和子项目作为对象。它们即为审查项目。

(三)编码

这是为了计算机数据处理的需要而设计的，以方便调用、对比、查询和储存。应设置统一的合同结构编码系统。

编码应能反映所审查项目的如下特征，如审查项目的类别，项目，子项目等。对复杂的合同还可细分。

(四)合同条款号

即对应审查项目上被审查合同的对应条款号。

(五)内容

即被审查合同相应条款的内容。这是合同风险分析的对象。在表上可直接摘录(复印)原合同文本内容，即将合同文本按检查项目拆分开来。

(六)说明

这是对该合同条款存在的问题和风险的分析。这里要具体地评价该条款执行的法律后果，将给承包商带来的风险。目前合同问题和风险分析主要依赖合同管理者的知识、经验和能力。合同管理者应注重经验的积累，合同结束后应作合同后评价，对照合同条款与合同执行的情况，分析合同实施的利弊得失。这样，合同理解水平，合同谈判和合同管理水平将会不断提高。

(七)建议或对策

针对审查分析得出的合同中存在的问题和风险，应采取相应的措施。这是合同管理者对报价和合同谈判提出的建议。

合同审查后，将合同审查结果以最简洁的形式表达出来，交承包商和合同谈判主谈人。合同主谈人在谈判中可以针对审查出来的问题和风险与对方谈判，同时在谈判中落实审查表中的建议或对策，这样可以做到有的放矢。

第五节投标文件分析

一、投标文件的内容

投标文件是承包商的报价文件，是对业主的招标文件的响应。它作为一份要约，一般从投标截止期之后，承包商即对它承担法律责任。这个法律责任通常由承包商随投标书提交的投标保函（或保证金）所保证。通常建筑工程投标文件包括如下内容：

1.投标书，通常是以投标人给业主保证函的形式。这封保证函由业主在招标文件中统一给定，投标人只需

填写数字并签字即可。其主要内容包括：

(1)投标人完全接受招标文件的要求，按照招标文件的规定完成工程施工、竣工及保修责任，并写明总报价金额。

（2）投标人保证在规定的开工日期开工，或保证业主（工程师）一经下达开工令则尽快开工，并说明整个施工期限。

（3）说明投标报价的有效期。在投标截止期后的一定时间内，投标书一直具有约束力。

(4) 说明投标书与业主的中标函都作为有法律约束力的合同文件。

(5) 理解业主接受任何其他标书的行为，业主授标不受最低标限制。

投标书必须附有投标人法人代表签发的授权委托书。他委托承包商的代表（项目经理）全权处理投标及工程事务。

2.投标书附录。由于投标书是合同文件的组成部分，则投标书的附件也是合同的一部分。它通常是以表格的形式，由承包商按照招标文件的要求填写，是对合同文件中一些定量内容的定义。一般包括：履约担保的金额、第三方责任保险的最低金额、开工期限、竣工时间、误期违约金的数额（一般每天或每周罚款数额，或按合同额的一定比例）、误期罚款的最高限额（按合同总额的百分比计）、提前竣工的奖励数额、工程保修期、保留金百分比和限额、每次进度付款的最低限额、拖延付款的利率等。

按照合同的具体要求还可能有外汇支付的额度、预付款数额、汇率、材料价格调整方法等其他说明。

3.标有价格的工程量表。该工程量表一般由业主在招标文件中给出，由承包商填写单价和合价后，作为一份报价文件，对单价合同它是最终工程结算的依据。

1. 投标保函。它按照招标文件要求的数额，并由规定的银行出具，按招标文件所给出的统一格式填写。

2. 与报价有关的承包商提出的技术文件，例如施工组织与计划文件，主要包括：施工总体方案、具体施工方法的说明、总进度计划、质量和安全的措施、施工主要施工机械表、材料表及报价、供应措施、项目组织人员详细情况、劳动力计划及点工价格、现场临时设施及平面布置等。项目组成员名单、主要工程施工方案、平面布置方案等；任何工地现场外的承包商建议使用的施工作业区。如果承包商承担大部分设计，则还包括设计方案资料(即标前设计)，承包商须提供图纸目录和技术规范。

3. 属于原招标文件中的合同条件、技术说明和图纸。承包商将它们作为投标文件提出，这表示它们在性质上已属于承包商提出的要约文件。

4. 有些投标人在投标书后还附上一些投标的特别说明。

二、投标书中可能存在的问题

由于做标期较短，投标人对环境不熟悉；由于竞争激烈，投标人不可能花许多时间、费用和精力做标；由于不同投标人有不同的投标策略等等，使得每一份投标书中会有这样或那样的问题。例如：

1. 报价错误。包括运算错误、打印错误等。

2. 实施方案不科学、不安全、不完备、过于简略。

3. 投标人未按招标文件的要求做标，缺少一些业主所要求的内容。

4. 投标人对业主的招标文件理解错误。

5. 投标人不适当地使用了一些报价策略，例如有附加说明，严重的不平衡报价等。

三、投标文件分析的重要性

业主在开标后不能立即确定中标人，囫囵吞枣地接受某一报价，即使它是最低报价。通常在招标过程中，在发出中标函之前，业主是有主动权的。他有选择的余地，这时如果他要求承包商修改实施方案，修改报价中的错误，缩短工期等，一般承包商会积极相应，因为这时承包商必须与几个投标人竞争。而一经中标函发出，则业主摒弃了其他投标人，确定了某一承包商，则他的选择余地就没有了。如果这时再发