公司经济合同风险

公司经济合同风险

合同行为是公司存续期间最重要的活动事项在执业过程中律师注意到合同管理制度不健全一直是困扰众多公司经营发展的一大问题

在司法实践中大量合同法律纠纷的产生及不利法律后果的承受均系公司自身“合同行为”不慎所致

作为发展中的公司必须尽快理顺“合同管理”制度才有助于避免合同风险促进对外正常经营活动的开展

一、“合同管理”的基本内涵

“合同管理”并不是一个法律上的严格概念而是公司相对应“合同行为”的每个阶段而进行全过程管理活动的总称

实践中公司开展的经营活动均是依靠“合同行为”(包括书面形式、口头形式和其他形式)来完成鉴于“合同行为”在公司对外经营中活动中的重要地位公司必须将“合同管理”作为公司内部最基本的管理制度之一并给予高度重视

必须注意的是“合同行为”并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点而是一个动态、连续的过程包括：合同样本的制定、技术性条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节

公司“合同管理”即是围绕“合同行为”这一系列具体环节而展开的风险预防和实时控制活动

律师在执业活动中也注意到：外资公司较内资公司更重视“合同管理”并多将“合同管理”作为公司经营过程中的一项日常工作来抓;“合同管理”制度健全、落实到位的公司在经营活动中争议事项发生较少即使有争议事项出现该等争议事项的法律后果也大都在公司制度可预期的范围内

因此加强公司的“合同管理”是保障公司经营安全、最大程度降低经营风险的必要举措

二、合同管理制度的相关制度设计

律师认为鉴于公司经营活动中“合同行为”涉及面广、内容复杂本着安全与效率并举的原则并借鉴有关公司的成熟操作经验公司内部的合同管理可以实行“分级管理制度”、“归口管理制度”并落实“承办人负责制度”

1.实行分级管理制度

所谓分级管理是指将合同行为按照一定标准(如合同金额、合同标的、合同期限、付款时间等)进行划分再区别进行管理

以合同销售金额为例公司可规定销售金额在1000元以下的合同可由具体业务人员负责审核、签署而1000元以上的合同行为须由公司法定代表人审核

这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权减少公司管理层的工作量同时公司又能将风险控制在较低范围内

2.实行归口管理制度

所谓归口管理是指公司内部应当建立相应集中管理公司合同文本、控制合同进度的相应机构(或由相关部门兼负起这个职能) 合同管理机构负责将公司所有合同文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的《业务报表》进行统一保管

公司合同归口管理的必要性在于：可实现公司合同文本的集中、统一管理不致发生合同原件的散落、遗失;便于公司负责人及时了解公司全部合同的进展情况;便于集中审查公司业务人员的业务进展情况也有利于对公司业务人员实现业绩考核

3.实行承办人负责制度

承办人负责制度设计的目的在于确保公司每笔合同都有相应的专门负责人跟进不致发生遗忘及业务人员责任不清、相互扯皮现象业务承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性从每笔业务开始注意审查对应客户的主体资格、资信状况、对应客户授权代表(或业务代表)的权限范围;合同签署后负责跟进合同生效期限、货物发放签收情况、货款进帐情况、往来信函资料的收集等事项;纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动此外业务承办人还应定期(如以每月为例)将手头工作进帐情况向公司负责人书面汇报(如以《工作月报表》形式)《工作月报表》内容应当包括：截至本月经手合同数量、合同编号、对应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等

公司负责人签阅后退还承办人承办人再将公司负责人签阅后的《工作月报表》交归口管理机构存档、保管

承办人负责制度可与公司岗位责任制度建设相结合如业务承办人应将所有资料原件(如：合同文本、信函、挂号信函凭证、传真件、公司负责人签阅的《工作月报表》等等)交归口管理机构存档自己可保留相应的复印件或需要使用时到归口管理机构借阅;归口管理机构人员负责定期向业务人员索要近期资料;业务承办人员应及时就货款进帐情况与财务人员沟通财务人员应及时将货款进帐情况予以反馈等;遇有对应客户逾期付款状况的业务承办人应及时与财务人员沟通制作《对帐单》前往对帐财务人员应予积极配合等

三、合同文本及技术性条款的制定

1.标准化合同文本的订立是合同有效管理的必要前提

律师认为实现公司合同的标准化是实现公司合同有效管理的必要前提

零散、杂乱的合同格式是公司实现有效合同管理的一大障碍

作为公司加强“合同管理”活动的第一步实现合同文本的标准化十分重要

因此公司应当重视制定标准化的合同文本并应注意在实践中尽可能要求客户接受公司提供的标准化合同文本

与标准化合同文本的制定相关的是与客户合同文本的主要条款(如付款方式、违约责任、争议解决机制、担保问题等等)不能轻易进

行变动;若合同文本内容最终发生了变动则应重新认真审查变更后合同文本的合法性、严密性和可行性;必要时由律师进行审查此外鉴于公司与某些客户的交易行为往往具有连续性若每笔交易都视作一个单独的合同一旦客户方长期拖欠货款发生经济纠纷则势必会给公司将来的诉讼(或仲裁)带来不便因为民事诉讼(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念即一个诉讼只能针对同一法律关系为减少将来可能发生的诉讼(或仲裁)过程中的不便建议公司与类似客户可签订长期供货合同将单笔的交易纳入一个长期供货合同的框架之中这同时也有利于公司对合同的总体管理

2.合同中可约定特定事项的授权代表

合同行为中涉及订单发送、确认签字、货物签收等一系列行为可能涉及人员较多如条件许可律师认为在合同行为中应当直接明确双方授权代表及其受权范围

如目前客户方对公司的送货单签收相对比较混乱而确认客户确已收到货物又是一旦双方将来发生争议公司进行诉讼的重要依据故在合同文本中可约定客户方对货物签收的签字一个或数个货物签收授权代表并在合同中预留签字字样如授权代表发生变动的应在第一时间将授权人变动情况及新的签字字样及时书面函告对方

3.合同中所涉的印章使用及送达地址确认问题

针对目前大多数公司印章使用相对混乱的行为也可在合同中约定各种印章在合同行为中的使用规则如签署合同或补充条款应使用“公章”或“合同专用章”;对帐应使用“公章”、“合同专用章”