利用Word高效创建电子文档

（1）单击Word 2010快速访问工具栏 右侧的小三角符号，在弹出的菜单中 包含了一些常用命令，如果希望添加 的命令恰好位于其中，选择相应的命 令即可；否则选择【其他命令】选项， 如图2.6所示。
图2.6 自定义快速访问工具栏
2.1 以任务为导向的应用界面
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（2）打开“Word选项”对话框，并自动定位在“快速访问工具栏” 选项组中。在左侧的命令列表中选择所需要的命令，并单击【添加】 按钮，将其添加到右侧的
快速访问工具栏位于Office 2010各应用程序标题栏的左侧，默 认状态只包含了保存、撤销等三个基本的常用命令，用户可以根据 自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。
2.1 以任务为导向的应用界面
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例如，如果用户经常需要将Word文档转换为PowerPoint演示文 稿，则可以在Word 2010快速访问工具栏中添加所需的命令，操作 步骤如下：
第2章 利用Word高效创建电子文档
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课程简介
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Microsoft公司推出的Word应用程序凭借其友好的界面、 方便的操作、完善的功能和易学易用等诸多优点已成为众多 用户进行文档创建的主流软件。
在Office Word 2010中，提供了功能更为全面的文本和图 形编辑工具，并同时采用了以结果为导向的全新用户界面， 以此来帮助用户创建、共享更具专业水准的文档。
用该功能所提供的相关辅助信息的链接， 直接从当前命令对其进行访问。
图2.5 增强的屏幕提示
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2.1.5 快速访问工具栏
有些命令使用的相当频繁，例如保存、撤销等命令。此时就希望 无论目前处于哪个选项卡下，用户都能够方便地执行这些命令，这 就是快速访问工具栏存在的意义。
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2.1.1 功能区与选项卡
传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。
功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令 进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排列方式 上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命 令的组合方式更加直观，大大提升应用程序的可操作性。
（1）在功能区空白处单击鼠标右键，执行【自定义功能区】命令。 （2）打开“Word选项”对话框，并自动定位在“自定义功能区” 选项组中。此时用户可以在该对话框右侧区域中单击【新建选项卡】 或【新建组】按钮，创建所需要的选项卡或命令组，并将相关的命 令添加其中即可，如图2.9所示。设置完成后单击【确定】按钮。
全新的工具可以节省大量格式化文档所消耗的时间，从而 使用户能够将更多的精力投入到内容的创建工作上。
第2章 利用Word高效创建电子文档
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2.1 以人物为导向的应用界面 2.2 创建并编辑文档 2.3 美化文档外观 2.4 长文档的编辑与管理 2.5 文档的修订与共享 2.6 使用邮件合并技术批量处理文档
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2.1.2 上下文选项卡
有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会在功能区 中显示出来，以供用户使用。例如，在Excel 2010中，用于编辑图 表的命令只有当工作表中存在图表并且用户选中该图表时才会显示 出来，如图2.3所示。
பைடு நூலகம்
图2.3 上下文选项卡仅在需要时显示出来
图2.2 Excel 2010中的功能区
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这些选项卡可引导用户开展各种工作，简化对应用程序中多种功 能的使用方式，并会直接根据用户正在执行的任务来显示相关命令。
功能区显示的内容并不是一成不变的，Office 2010会根据应用 程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。在当功能区较窄 时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则 某些命令分组就会只显示图标。
图2.8 Office后台视图
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2.1.7 自定义Office功能区
Office 2010根据多数用户的操作习惯来确定功能区中选项卡以 及命令的分布，然而这可能依然不能满足各种不同的使用需求。因 此，用户可以根据自己的使用习惯自定义Office 2010应用程序的功 能区，操作步骤如下：
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例如，在Microsoft Word 2010功能区中拥有“开始”、“插 入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”和“审阅”等编辑文档 的选项卡（如图2.1所示）。
图2.1 Word 2010中的功能区
同样，在Microsoft Excel 2010功能区中也拥有一组类似的选项 卡（如图2.2所示）。
“自定义快速访问工具栏”命 令列表中，如图2.7所示。设置 完成后单击【确定】按钮。 此时，即可在Word应用程 序的快速访问工具栏中出现所 选择的命令。
图2.7 选择出现在快速访问工具栏中的命令
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2.1.6 后台视图
Office 后台视图是用于对文档或应用程序执行操作的命令集。 在Office 2010应用程序中单击“文件”选项卡，即可查看Office 后台视图。在后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据，例 如创建、保存和发送文档；检查文档中是否包含隐藏的元数据或个 人信息；文档安全控制选项等等，如图2.8所示。
图2.4 实时预览功能
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2.1.4 增强的屏幕提示
Microsoft Office 2010提供了比以往版本显示面积更大、容纳信 息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位 置快速访问其相关帮助信息。
当将鼠标指针移至某个命令时，就会 弹出相应的屏幕提示（如图2.5所示）。 如果用户想获得更加详细的信息，可以利
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2.1.3 实时预览
当用户将鼠标指针移动到相关的选项后，实时预览功能就会将指 针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。
例如，当用户希望在Word文档中更改表格样式时，只需将鼠标 在各个表格样式集选项上滑过，即可实时预览到该样式集对当前表 格的影响，如图2.4所示。