文书与档案管理基础(第三版)5单元
文书与档案管理（章节重点）
文书与档案管理（章节重点）实用文书与档案管理学第一章绪论 (3)第二节文书工作的任务和责任 (3)第三节文书工作的组织机构 (3)第四节文书工作人员的素质要求 (4)第二章文书工作的基础 (4)第一节我国文书的产生和发展简况 (4)第二节公文的分类 (4)第三节公文的稿本 (4)第四节公文的种类 (4)第五节行政公文的格式 (4)第三章文书处理 (5)第一节文书处理概述 (5)第二节收文处理程序 (5)第三节发文处理程序 (5)第四节文书的特殊处理 (6)第四章文书立卷 (6)第一节文书立卷的基本原则和工作组织 (6)第二节文书立卷的方法和步骤 (6)第三节卷内文件的整理与装订归档 (6)下篇第一章档案概述 (7)第一节档案的起源与沿革 (7)第二节档案的定义 (7)第三节档案的作用 (7)第四节国家档案全宗 (7)第五节档案的种类 (7)第二章档案工作概述 (7)第一节档案工作内容 (7)第二节档案工作系统 (7)第三节档案工作的性质 (8)第四节档案工作的基本原则 (8)档案工作基本原则包括： (8)第五节档案工作的组织机构 (8)第三章档案的收集工作 (8)第一节档案收集工作的意义、内容和要求··8第二节档案室的归档工作 (8)第三节档案馆的接收与征集工作 (8)第四节丰富和优化档案馆馆藏 (9)第四章档案的整理工作 (9)第一节档案整理工作概述 (9)第二节档案的全宗及其分类 (9)第三节案卷的整理 (9)第四节档案整理工作的组织 (9)第五章档案价值的鉴定 (10)第一节档案鉴定工作概述 (10)第二节档案价值鉴定的标准 (10)档案鉴定工作的指导思想： (10)第三节档案保管期限表 (10)档案保管期限表的结构： (10)3.我国档案保管期限的种类： (10)4.编制保管期限的基本步骤： (10)第四节档案价值鉴定的方法 (11)第六章档案的保管工作 (11)第一节档案保管工作概述 (11)2.档案保管工作的具体内容：对档案实施日常管理；对一切可能会产生损毁档案的因素采取预防措施。
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第五章 档案整理
二、档案编号
归档文件的编号，就是将每一件归档文件在全宗中的位置标注为一个符合特定规则的代码符号，并以归档章的形式在档案文件上注明。
三、档案编目
编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。
四、装盒：就是将档案材料装入盒中。
1. 装入档案材料;2. 填写备考表;3. 填写档案盒封面、脊背和盒底
第五章档案整理课程教案
授课题目
第一节档案的分类
课时安排
2
教学目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
1．全宗的构成及区分全宗的意义。
2．档案分类的基本方法。
教学难点
1．判断档案所属全宗
2．如何对全宗内档案进行分类。
授课类型
理论、练习课
教学方式
判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。
4.立档单位和全宗历史考证
立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。
二、全宗内档案分类的基本方法
1、年度分类法；2、机构分类法；3、问题分类法；4、保管期限分类法
课内练习
练习题一（2）；二（1，2，3）
课后作业
习题册
2
教学
目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。
教学难点
归档文件的排列、编号及编目意义和方法。
文书工作教材与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
文书与档案管理大纲
课程名称：文书与档案管理课程代码：01513第一部分本课程的性质及其设置目的一、本课程的性质、地位与任务《文书与档案管理》是高等教育自学考试文秘与办公自动化专业（专科段）的专业必修课程。
本课程的主要任务是，传授文书与档案管理的基本理论、基础知识和基本技能。
通过课程教学，为自学者学习相关专业课程和运用所学知识从事文书与档案管理工作打下坚实的基础。
二、本课程的基本要求本课程是一门专业主干课程,要在全面系统学习的基础上掌握文书与档案管理的基本理论知识和方法,注重对基础知识的理解和应用,将识记、理解和应用联系起来,把基础知识和理论转化为理解和应用能力。
通过本课程的学习，要求应考者：⒈了解文书工作的意义和作用。
⒉掌握文书管理的内容和方法。
⒊了解档案管理的工作性质和原则。
⒋掌握档案管理内容和方法。
⒌重视理论联系实际，在学习中突出可模仿性、可操作性。
三、本课程与相关课程的联系本课程内容包括文书管理与档案管理两个方面。
学习之前，应很好地掌握“秘书学概论”、“计算机应用基础”、“实用写作”等课程知识，同时也为“秘书实务”、“办公自动化”等后续课程打下基础。
第二部分课程内容与考核目标上篇文书管理第一章文书工作概述一、学习目的与要求本章要点是领会文书工作的意义和作用、任务和原则，明确文书工作的组织机构和秘书工作人员的素质要求。
二、考核知识点与考核目标（一）文书工作的意义和作用（一般）识记：⒈文书工作的概念；⒉文书工作的作用。
理解：文书工作与秘书工作、行政工作、档案工作的关系。
（二）文书工作的任务和原则（次重点）识记：⒈文书工作的任务；⒉文书工作的特点。
理解：文书工作的基本原则。
（三）文书工作的组织机构（重点）识记：⒈文书人员的分类；⒉文书人员的职责。
理解：文书工作的机构及组织形式。
应用：谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
（四）文书工作人员的素质要求（重点）理解：文书工作人员的素质要求。
应用：联系实际谈谈如何加强自身修养，提高自身素质，为从事文书工作服务。
文书与档案管理基础练习(含答案) 第一章 文书与档案工作概述
第一章文书与档案工作概述一、填空题1．文书包括公务文书和私人文书。
2．公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。
3．随着文字的出现，必然形成反映人类活动的各种文字记录，从而形成各种管理活动中的文书。
4．我国最早的公务文书是在河南省安阳县发现的甲骨文书。
5．由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要，人们把日后仍需查考的材料有意识地留存下来，这样文书就转化为档案了。
6．文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。
7．档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。
8．档案来源于社会实践，档案的形成主体是人，档案记录是原始信息，档案的多样性表现在两个方面，一是档案门类的多样性，二是档案载体的多样性，人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。
9．档案的形成主体既包括自然人，也包括法人，还包括其他的社会群体。
10．文书转化为档案必须有个过程，即立案归档。
11．对国家和社会有保存价值的那部分文书才能转化为档案。
12．文书工作主要是文书的拟制与处理，以服务现行工作为主。
13．档案工作主要是文书的收集与保管，既要为现行工作服务，又要考虑长远的利用。
14．文书工作和档案工作的特征有服务性、政治性、管理性。
15．档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。
16．文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程的控制。
17．从某种意义上讲，行政管理机关就是行政管理信息的加工厂。
18．采用文档一体化管理模式，可以使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全。
19．公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
20．文书工作的基本原则有实事求是原则、少而精原则、时效性原则、保密原则。
21．精简、优质、改进文风，是文书工作的一项重要原则。
22．档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
文书与档案管理基础第三版
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文
事务性公文
是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满 足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强 制性的文书，主要有计划、总结、简报、工作要点、汇报 提纲等。
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文
作要出通安过排表时决也程常序用。。
法定公文
命令（令）
命令（令）是国家领导机关颁发 的一种具有强制执行性质的领导 性、指挥性文书。 适用于公布行政法规和规章、宣 布施行重大强制性行政措施、批 准授予和晋升衔级、嘉奖有关单 位及人员。
的书面形式，是执政者用来使社会按照自己的意向 发展的一种政治性的书面文体。
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制发者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
《文书与档案管理》讲义(全部原版)
《文书与档案管理》第一章绪论一、文书与档案管理学的学科意义（一）学科释义文书学+档案学+管理学●文书学是研究文书和文书工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科●档案学是研究档案和档案工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科（二）研究对象文书档案文书学档案学文书工作档案工作（三）研究内容文书和档案的起源和产生，历代文书、档案和文书工作、档案工作制度的演变及其与国家制度、政治历史发展的关系，历代文书工作程序的历史发展和变化，揭示其规律性。
现行机关文书、档案与文书工作、档案工作制度和工作程序的相互关系及其规律性。
（四）学科关系（文书与档案、文书工作与档案工作的关系）1．文书与档案的关系区别：●文书是现行工作进程中正在运转使用的，未经整理归档的文件材料●档案是工作完毕以后，停止运转使用的，已经整理归档的文书材料●文书材料产生于正在进行的工作之中或刚刚结束之后，与现行工作密切相关，是现行工作的依据和记载●档案则产生于某项工作之后，是过去的工作的历史记录，只对今后的工作起参考和凭证作用●文书包括现行工作中形成的全部文件材料●档案则是现行文件材料中对今后有查考和保存价值的文书材料的总称，而且须经系统整理归档后方可转化为档案联系：文书与档案的主要构成成分都是工作活动中形成的文件材料。
一般而言，文书是档案的前身，是明天的档案，也是档案的源泉之一；档案是文书的变体，是昨天的文书，也是文书的主要归宿2．文书工作与档案工作的关系区别：●两者的工作对象不同文书工作的对象是一份份流通中的单份文件档案工作的对象是经文书整理归档后的一个个案卷●两者的工作任务不同文书工作的任务是形成文书、处理文书、保管文书——文书工作三大阶段、任务档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用（检索、编研）——档案工作六环节（八环节）●两者的工作目的不同文书工作是应现行工作的需要而形成、处理和保管文件材料，起着机关的纽带作用，推动现行工作的正常进行。
文书基础章节测试及答案——第五章 档案工作
文书基础章节测试及答案——第五章档案工作投稿者：衣风飘爱一、填空题1．档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是社会、组织或个人保存记忆的一种方式。
2．今天的档案是过去的历史，正在产生的档案是明天的历史。
3．档案与人类社会存在着对称性，与社会各行各业存在着一一对应的关系。
4．档案工作是一项运用科学的原则、方法管理档案并为社会提供信息服务的专门性工作。
5．档案收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值的文件、非纸质信息载体，或字画、奖状、奖杯等实物向档案室移交的工作。
6．档案室收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段。
7．档案收集工作是档案业务的起点，是实现档案集中统一管理的根本途径。
8．档案收集工作为档案整理、编目、鉴定、保管、统计和利用提供物质保证。
9．通过收集工作，将记录实践活动的各种事实、数据、方法、经验和教训完整地保存下来，传递下去，使之成为国家、组织或家族的文化遗产，正是档案收集工作的意义和价值所在。
10．档案的齐全，是指各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部归档。
11．档案的完整，是指归档的每一份材料都完好无缺。
12．凡是本单位工作活动中形成的，反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。
13．档案员对移交的档案及有关材料逐卷地进行清点，对照有关移交文件进行核对，双方共同确认无误，叫清点核对。
14．档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的，记录和反映与档案交接有关内容和信息，是具有法律凭证效力的一种文件。
15．交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
16．档案交接文据填写后，及时进行档案及有关材料实体的交接，双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字，加盖双方单位印章。
17．归档之前的整理，主要是针对文件进行的，归档后的整理工作，则是以案卷为单位进行的。
18．档案整理的内容有对归档的案卷进行整理、文件的局部调查，对零散文件的整理。
《文书与档案管理基础》单元练习三
5、公文的标题由（ BCD）三部分构成。 A 时间B 发文机关 C 文种 D 事由 E 批语 6、正文格式里包括（ CD ） A 文件版头 B 签发人 C 标题 D 主送机关 P33 E 抄送机关 7、按性质、作用划分有（BCD） A 通用公文 B规范性公文 C事务性公文 D 法规行政公文 P19；范围：通、专 8、文尾部分包括（ABC ） A 印刷单位 B 印刷日期 C 印刷份数 D 附件 E 落款
32、清退文件的方法有（ABCD ） A 加盖清退戳记 B 制发文件清退通知单 C 认真核对 D报告情况 33、文件的回执方式有（ABCD） A 内回执 B 外回执 C 发文通知单回执D 签收登记簿回执 34、文书处理包括（ABD ） P39 A、收文处理 B、发文处理 P48;密、级、内、作 C、行文规则 D、文书管理 35、各种文件发往各单位的分发依据为（ ABD ） A、按密级划定 B、按级别划定 C、公文制度统一 D、按作用划定 E、按制文单位划定 BCD 36、文书管理的原则有（ ） P49;集中统一管理原则 A、公文制发统一 B、公文管理统一 C、公文制度统一 D、公文处理渠道统一 E、归档制度统一
P23
17、签收公文应注意的事项有（ ABC ） P39 A 清点 B 检查 C 签字 D 登记 P40 ABCD 18、必须登记的文件材料有（ ） A 指导性的文件 B 报告性文件 C 会议文件 D 参阅性文件 19、属于清退的文件是（ CD ） A 绝密文件 B 送审文件 C 介绍信 D 有重大错情的文件 P43 ABCD 20、批办的注意事项是（ ） A 认真负责 B 意见明确具体 C 字句清晰 D 斟酌用语 21、催办的主要方法有三种（ABCD） A 电话催办 B 发函催办 C 上网催办 D 登门催办
文书工作与档案管理第三版答案
文书工作与档案管理第三版答案文书工作与档案管理第三版答案档案管理工作流程图单位名称行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程层次3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导行政及人力资源部员工节点 A B C 9 8 7 6 5 4 3 2 1 审批结束编号入库归档标识收集员工人事材料身份证明学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件奖惩文件绩效评估报告劳动合同及附件离职文件各类人事通知单开始编制明细目录提供材料档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序 1《个人简历》 2、《相关材料》 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等每月1次 C2 员工应积极提供材料即时统一装订1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档 1个工作日 B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密档案管理制度节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。
外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
基础写作教程(第三版)第五章期末知识点汇总
第五章、表达方式写作总要运用一定的语言手段表达信息内容，写文章必然要涉及事件的陈述、形象的展现、情况的说明、道理的阐述、情感的抒发等，需要借助特定的表达方式。
名词解释：表达方法是作者运用语言文字表达思想内容的基本手段，它是由写作目的决定的，写作总要运用一定的语言手段表达信息内容，需要借助特定的表达方式，通常将表达方式分成五种，叙述、描写、说明、议论、抒情，前四种表达方式各有其特点，功能，属于不同的思考类型，回答不同的问题，抒情则依附于这四种。
表达方式具有反映论和方法论的性质，不仅涉及反映对象也涉及使用方法。
一、叙述名词解释：叙述是对事情、事件、情况的发生、发展、变化、结局的记叙和诉说。
其基本特点在于其过程性，基本功能是以事告人。
从思考类型上说，叙述要回答“经过如何”、“怎样做的”等问题。
叙述的要素包括叙述对象、事件过程、叙述人称和叙述方法。
叙述的要求是根据主题需要，处理相关要素、确定叙述线索、合理谋篇布局。
（一）叙述要素叙述由叙述对象、事件过程、叙述人称和叙述方法构成，1.叙述对象：多种多样，诸如人物、事情的经历、遭遇、命运、朝代、政权的兴衰等。
通常所说的以事写人、人在事中、事在人为、以事写物等，则是用叙述处理人与事、物与事的基本要求。
2.事件的过程通常所说的何时、何地、何者、何事、何因、何果通常是时间过程要素的次要素，回答这些问题可以使文章眉目清楚、脉络明晰、结构完善。
用“何者”代替“何人”涵盖面更大，对象更加广泛。
3.叙述的人称叙述人称又称观察点或视点，表示叙述者以何种身份叙述。
人称作为叙述的一个要素，决定作者以什么身份，哪个视角来进行叙述。
分为第一人称和第三人称，否认第二人称，实际上有许多第二人称的存在。
当“我”把“你”的事（“你”既是受众，又是当事人）讲给“你”听时，这就是第二人称（对叙式）名词解释：叙述人称又称为观察点或者视点，决定了作者以什么身份，哪种视角进行叙述。
确定人称可以保证相关信息的清晰度，如果采用不同人称交替的写法，一定要交代明白，避免混乱。
文书与档案管理基础(第三版)5单元
任务一 电子文件整理归档与管理
2、电子文件收集工作的要求 ④对用文字处理技术形成的文本电子文件，收 集时应注明文件存储格式、文字处理工具等， 必要时同时保留文字处理工具软件。 ⑤对通用软件产生的电子文件，应同时收集其 软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应 转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则 应连同专用软件一并收集。 ⑥计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉 及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等 应与电子文件一同收集。
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术
3、纸质档案数字化 （4）图像存储 ①存储格式的选择。 ②图像文件的命名。 （5）目录建库 目录数据的质量关系到数字化资源的利用与管 理效率。因此，在数字化流程中目录建库及其 质量核查被作为一个独立环节，提出了严格要 求。
任务一 电子文件整理归档与管理
任务二 光学载体（光盘）的管理
掌握光盘档案的归档要求
4、归档要求 ①各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案部门统一编号。 ②归档光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性 检验。 ③检查光盘的完整性、准确性等。 ④归档光盘的性能质量，应符合长期保管的要求。
任务二 光学载体（光盘）的管理
三、了解档案数字化技术
2、档案数字化的基本要求 ①规范化要求 ②安全性要求 第一，要确保档案原件的安全。 第二，维护档案信息的保密性。 ③真实性要求
任务一 电子文件整理归档与纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸 质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁 盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图 像或数字文本的处理过程。 （1）档案整理 ①检查案卷文件及其目录数据质量。 ②拆除装订。 ③区分扫描件和非扫描件。 ④页面修整。 ⑤档案整理登记。 ⑥装订。
参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。
2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。
第一，公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二，公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。
第三，公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四，公文有规范的体式。
文书工作与档案管理
狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公 文。
档案管理体制
管理体制 分公司统一领导 分级管理
组织架构
分公司综合办公室：为全系统档案管理的牵头部门， 集中统一规划、组织、指导档案管理工作。
区别
1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生， 档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成 和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组 合的，集中的，多份的。
2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的 工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用， 档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以 备利用，发挥着历史的价值作用。
类具有永久保存价值的各种物品。（如：公司总部、 其他单位颁发的奖状、证书、锦旗等，重要领导的书 信，公司各种重大活动的纪念品等）。
声像、照片档案：主要指照片、底片、录音录像类
等永久保存价值的各种材料。（如：公司重大活动的 照片、各种会议照片等）
定、销毁等日常工作。 （二）业务档案： 由相关业务部门、项目部指定专人负责收集、整理、保
管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作。 （三）实物、声像、照片档案： 分公司实物、声像、照片档案由综合办公室收集、整理、
保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作。
实物、声像、照片档案
实物档案：主要指荣誉证（书）类、题词类、纪念品
档案工作人员应具备的职业道德
1、维护历史真实面貌 2、忠于和热爱档案事业 3、具有全心全意为人民服务的精神 4、养成良好的保密习惯 5、树立高度的法制意识与观念 6、保持严谨细致的工作作风 7、发扬开拓进取的奋斗精神
文书的主体-公文
概念：
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2、档案数字化的基本要求 ①规范化要求 ②安全性要求 第一，要确保档案原件的安全。 第二，维护档案信息的保密性。 ③真实性要求
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术
3纸质档案数字化 纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸 质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁 盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图 像或数字文本的处理过程。 （1）档案整理 ①检查案卷文件及其目录数据质量。 ②拆除装订。 ③区分扫描件和非扫描件。 ④页面修整。 ⑤档案整理登记。 ⑥装订。
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术
3、纸质档案数字化 （8）数据备份
经验收合格的完整数据要及时进行备份。为 保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可 采用在线、离线相结合的方式实现多套备份， 并异地保存。
任务二 光学载体（光盘）的管理
任务二 光学载体（光盘）的管理
了解新型档案载体——光盘
指文件是在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通 过各种数字技术设备对声音、图像等多媒体信息直接接 收、采集而成。在日常工作中，办公自动化（OA系统） 是电子文件直接生成的主要渠道。
模数转换是指将模拟信息转换为数字信息，以利计算机 处理的过程。
任务一 电子文件整理归档与管理
一、了解计算机辅助归档方法
任务一 电子文件整理归档与管理
3、选择存储载体 与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理 要选择载体，以便进行记录。 选择载体，就是根据不同载体保存电子文件的特点， 在电子文件形成、积累时，选择电子文件载体。 选择要求 ①存储容量大； ②选择性能稳定，易长期保存； ③方便检索使用； ④标准化程度高 国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、 硬盘，软磁盘禁止作为档案的存储载体。
封面内容包括光盘名称、项目编号、单位和 归档日期。
任务一 电子文件整理归档与管理
6、电子文件归档 ①归档方式 电子文件归档，包括电子文件逻辑归档和物理归档。 逻辑归档是指在计算机网络上进行的，不改变原来 存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交 的过程。 物理归档是指把计算机及网络中的电子文件，集中 传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术 档案数字化是将传统的纸质档案、图像照片、声像 档案和缩微胶片通过扫描、摄录、采集等手段转化 为数字形式的计算机文件的过程。 1、档案数字化的意义 ①提高档案信息的利用效率 ②保护历史档案 ③规避安全风险 ④缓解库房空间的紧张
任务一 电子文件整理归档与管理
任务一 电子文件整理归档与管理
6、电子文件归档 （4）归档要求 ④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其 他说明等一同归档，并附电子文件归档登记表。 ⑤需要长期保存的电子文件，应当把归档电子 文件与相应的机读目录存在同一类型载体上， 如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在 同一载体上。 ⑥原电子文件载体完成电子文件归档后，其形 成部门保留时间至少1年。 ⑦在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件， 应按上述归档过程完成物理归档。
任务二 光学载体（光盘）的管理
掌握光盘档案的归档要求
1、概念 光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践 中形成的具有保存价值、以光盘为保存载体的文件。 2、归档范围 本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、 视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件。 3、归档时间 一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作。
3、纸质档案数字化 （7）数据验收
数据验收是档案数字化质量控制的重要环 节。要以抽检的方式检查已完成数字化转换的 所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据 挂接的总体质量。一个单位的档案，数据库验 收时抽检的比率不低于5%。一个全宗的档案数 字化转换质量抽检的合格率必须达到95%以上 方为验收通过。
任务一 电子文件整理归档与管理
6、电子文件归档
③注意事项 一是接收审查环节 二是履行手续环节。
任务一 电子文件整理归档与管理
6、电子文件档
（4）归档要求 ①在进行电子文件物理归档时，要按照一式3套 的办法；一套封存保管，一套供查阅使用，一 套异地保存。 ②保存电子档案的载体，优先顺序分别为：只 读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写 光盘等。禁用软磁盘作为归档文件长期保存的 载体。 ③存储电子档案的载体包装盒上，应贴有标签， 标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬 件及软件环境等。
任务一 电子文件整理归档与管理
2、电子文件收集工作的要求 ④对用文字处理技术形成的文本电子文件，收 集时应注明文件存储格式、文字处理工具等， 必要时同时保留文字处理工具软件。 ⑤对通用软件产生的电子文件，应同时收集其 软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应 转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则 应连同专用软件一并收集。 ⑥计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉 及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等 应与电子文件一同收集。
1、手工与计算机辅助整理比较 ： 所谓辅助的三个含义： 第一、操作的对象是文件的数字化信息或目录数据， 包括文件的内容，即原文扫描或由文字处理软件形成 的各种电子文件，而不是文件的实体。 第二、目录数据、信息的形成要由文档人员输入分类 信息，再由计算机根据这些信息，通过运行档案管理 软件来完成。 第三、由计算机形成的目录数据、信息，一般还要由 档案管理人员进行审查和调整。
了解光盘档案的整理方法
1、分类 ⑴机关： 一般单位光盘数量不多时，可只设到二级类目，也就是文书类电 子文件、数据库、数码照片、录像等光盘，作为一个类来处理。 ⑵企业： 如在企业分类体系中不单独设置类目，可按光盘内容对应大类进 行分类编号。
美奇工作室制作
任务一 电子文件整理归档与管理 任务二 光学载体（光盘）的管理 任务三
任务一 电子文件整理归档与管理
电子文件 ：
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理， 并可在通信网络上传送的文件。 电子档案： 就是经过整理归档保存的电子文件。 电子文件生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。 直接生成：
任务一 电子文件整理归档与管理
3、电子文件的归档范围 概念 电子文件归档是将具有档案价值的电子文 件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着 电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门 的正式移交。 范围 电子文件的归档范围小于其收集范围，它 总体上应参照国家关于纸质文件归档的有关规 定来确定，但有一点不同：所有归档的电子文 件必须与规范、齐全的元数据一并归档。 电子文件类型 ①图像文件 ②图形文件 ③数据文件 ④文本文件 ⑤命令文件 ⑥影像文件 ⑦声音软件 ⑧多媒体文件
任务一 电子文件整理归档与管理
2、电子文件收集工作的要求
⑦对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复 原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板 进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据 保存。 ⑧每份电子文件均要填写电子文件登记表，制 成电子表格的电子文件登记表，应与电子文件 一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等 备份并与相应的电子文件备份一起保存。
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2、电子文件收集工作的要求 ①电子文件的收集工作应当即时进行，随时对 电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载 体上；对在网络系统中处于流转状态，暂时无 法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措 施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存 存储器中，以防散失。 ②电子文件的收集积累工作应当由电子文件的 形成者或承办者负责。 ③必须采取严格的安全措施，保证被收集的电 子文件不被非正常改动。
任务二 光学载体（光盘）的管理
了解新型档案载体——光盘
光盘的种类 1、只读式光盘 2、一次写、多次读光盘 3、可擦写光盘
任务二 光学载体（光盘）的管理
了解新型档案载体——光盘
光盘的优点 ①记录密度高，存储容量大； ②非接触形式的写入和读取信息； ③数据传输率高； ④存取速度快； ⑤存储费用低； ⑥易保存。
任务一 电子文件整理归档与管理
6、电子文件归档 ②归档制度 1、归档范围，可参照有关文件材料归档范围的 相关规定执行，并应包括相应的支持软件和相 关数据。 2、归档时间，逻辑归档可实时进行，物理归档 应当按照纸质档案时间定期完成。 3、归档前检测，就是在进行电子文件归档时， 应按其基本技术条件进行检测，其内容包括： 硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信 息记录格式、有无病毒感染等。 4、归档鉴定，由文件形成单位对电子文件的有 效性、完整性和保管期限等进行审核，并由负 责人签署审核意见。
三、了解档案数字化技术
3、纸质档案数字化 （6）数据挂接 将经过质检环节确认合格的目录数据库与图像 数据通过网络加载到数据服务器端汇总，通过 编制程序或借助相应软件，实现目录数据库对 相关联的数字图像自动搜索、加入对应的电子 地址信息等，实现批量、快速挂接。
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术
任务一 电子文件整理归档与管理
三、了解档案数字化技术
3、纸质档案数字化 （4）图像存储 ①存储格式的选择。 ②图像文件的命名。 （5）目录建库 目录数据的质量关系到数字化资源的利用与管 理效率。因此，在数字化流程中目录建库及其 质量核查被作为一个独立环节，提出了严格要 求。
任务一 电子文件整理归档与管理
任务一 电子文件整理归档与管理
光盘的特点 ①记录密度高、信息存储量大； ②寿命长； ③数据传输率高，存取速度快。 ④表面有保护层，易保存。
任务一 电子文件整理归档与管理
4、整理刻录 ①归档审查 ②刻录准备 ③光盘刻录
先要在硬盘的子目录下，建立由说明文件、 类目表、著录文件和电子文件目录等光盘的根 目录，及其相应子目录组成的树形结构。 ④光盘浏览 ⑤加封光盘标签 ⑥编制电子档案目录 5、制作封面