高效会议PPT49页
合集下载
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
2020/3/31
13
二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
16
二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
高效会议管理(标准版)课件
高效会议管理(标准版)课件
目录
• 会议的概述 • 高效会议的要素 • 会议的过程管理 • 会议的技巧与策略 • 会议的评估与改进
01
会议的概述
会议的定义与目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议 事活动，是人们为了解决特定问题、 交流信息、协调行动而聚集在一起进 行讨论、协商、决策的活动。
目的
高讨论质量。
鼓励参会者积极参与讨论，提出 建设性意见和建议，共同推动会
议进程。
03
会议的过程管理
会议的启动
明确会议目的
确保每个参与者都清楚了解会议的主题和目标，避免浪费时间和 资源。
确定参会人员
根据会议内容，选择相关人员参与，避免不必要的人员参与，提高 会议效率。
安排会议时间和地点
选择适当的会议时间和地点，确保参会人员能够准时参加并有一个 良好的会议环境。
会议的成本与效率
成本
会议的成本包括时间成本、人力成本和物资成本。时间成本是指与会人员参加会议所花费的时间；人 力成本是指组织、安排、主持会议所需要的人力资源；物资成本是指会议场地、设备、餐饮等费用。
效率
会议的效率是指会议达成预定目标所需要的时间和资源的有效性。高效的会议应该能够快速达成预定 目标，避免浪费时间和资源。为了提高会议效率，应该注重会议前的准备和组织工作，明确会议目标 ，确定与会人员和议程安排，以及加强会议过程中的沟通和协调。
提前发布会议通知，告知参会者会议 主题、时间、地点、议程等详细信息 。
安排会议记录人员，确保会议内容和 决议得到准确记录和整理。
准备必要的会议资料，如背景资料、 报告、演示材料等，并在会前发送给 参会者。
参与者的角色与责任
明确参会者在会议中的角色与责 任，避免出现任务重叠或责任不
目录
• 会议的概述 • 高效会议的要素 • 会议的过程管理 • 会议的技巧与策略 • 会议的评估与改进
01
会议的概述
会议的定义与目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议 事活动，是人们为了解决特定问题、 交流信息、协调行动而聚集在一起进 行讨论、协商、决策的活动。
目的
高讨论质量。
鼓励参会者积极参与讨论，提出 建设性意见和建议，共同推动会
议进程。
03
会议的过程管理
会议的启动
明确会议目的
确保每个参与者都清楚了解会议的主题和目标，避免浪费时间和 资源。
确定参会人员
根据会议内容，选择相关人员参与，避免不必要的人员参与，提高 会议效率。
安排会议时间和地点
选择适当的会议时间和地点，确保参会人员能够准时参加并有一个 良好的会议环境。
会议的成本与效率
成本
会议的成本包括时间成本、人力成本和物资成本。时间成本是指与会人员参加会议所花费的时间；人 力成本是指组织、安排、主持会议所需要的人力资源；物资成本是指会议场地、设备、餐饮等费用。
效率
会议的效率是指会议达成预定目标所需要的时间和资源的有效性。高效的会议应该能够快速达成预定 目标，避免浪费时间和资源。为了提高会议效率，应该注重会议前的准备和组织工作，明确会议目标 ，确定与会人员和议程安排，以及加强会议过程中的沟通和协调。
提前发布会议通知，告知参会者会议 主题、时间、地点、议程等详细信息 。
安排会议记录人员，确保会议内容和 决议得到准确记录和整理。
准备必要的会议资料，如背景资料、 报告、演示材料等，并在会前发送给 参会者。
参与者的角色与责任
明确参会者在会议中的角色与责 任，避免出现任务重叠或责任不
高效会议管理ppt课件
.
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议PPT课件
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
提升开会效率《高效会议秘诀》课件PPT精美模板
会议结束后，未对形成的决策或待完成 的工作指定责任人、时限并进行追踪，
这样的会议也几乎是无任何 意义的！
会 议 为 什 么 低 效 23
过渡页 | Transitional Page
第三章
如何提高会议效能
2021/01/19
第 24 页
24
点击输入公司全称 什 么 是 会 议
日本的会议革命
日本的大小企业都在热烈地展开“会议革 命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。 在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的
主持人 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。
记录
思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。
时间
时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点
地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
会 议 为 什 么 低 效 20
7
点击输入公司全称 会 议 有 什 么 作 用
先请各位管理者思考一下？
听取汇报 分配任务
问题讨论 产生决策
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
第8 页
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
2021/01/19
会议概述
8
点击输入公司全称 会 议 的 时 机 选 择
适于开会的情况
1
发起人想从参会者那里获取信息或建议；
2021/01/19
第 28 页
如 何 提 高 会 议 效 能 28
点击输入公司全称 从 会 议 要 素 的 角 度 来 提 升
4 指定主持人
无论是何种形式的会议，必须要明 确指定会议主持人。会议主持人要 严格按照会议的议程、时间安排等 做好会议的主持和控制。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议管理_PPT
2021/7/22
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
❖ 低效率会议掠夺你的时间 ➢ 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ＝ ？
❖ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
低效率会议 ＝ “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟 通和关系的建立
地点：XX会议室 时间：8分钟 主持人：志愿者 记录人：志愿者 阐述人：志愿者
课前热身回顾
❖ 是什么行为和心态导致你们的讨论结果 ❖ 用一个比喻形容参加会议的心情 ❖ 用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
❖ 三人以上 ❖ 聚在一起 ❖ 展开有组织的讨论 ❖ 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
❖ 发放消息型 Presentation Meeting
❖ 互通消息型 Information Sharing Meeting
❖ 解决问题型 Problem-solving Meeting
❖ 做出决定型 Decision-making Meeting
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
对低效率会议的抱怨
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开 会的原因有：
❖ 跑题：
83%
❖ 准备不足： 77%
❖ 低效率： 74%
❖ 缺乏倾听： 68%
❖ 会议长度： 60%
❖ 缺乏参与： 51%
低效率会议的高成本
❖ 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高 级管理人员甚至达到50%
❖ 有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
❖ 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
协助人
➢ 完成会议讨论任务
❖监控会议程序
➢ 确保会议达到预期 目的
➢ 确保高质量讨论内 容
❖贯彻会议规则/纪律 ❖确保与会者平等参与
记录人
➢ 笔录会议决议 ➢ 备份会议记录
制订议程注意事项
◇ 议题：关于「沟通技巧」培训的企划 ◇ 目的：构筑整体的培训内容 ◇ 出席者： ◇ 日時： ◇ 場所：
时间 9：00-9：30
会议项目
◇该培训所被期待发挥的作用 ・
◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・
◇今后的实施日程 ・
担当 ×× ○○ △△
HOW：怎么议？
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？”
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
“会议规则有哪些？”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5
Opening 把握状况 征求意见、方案 达成共识 Closing
阐明会议内容、目的
介绍详细的相关信息
寻求意见、商Leabharlann 方案就结论和执行方法 达成一致
回顾会议内容 确定跟进方法
6. 高效会议
你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。
WHY：会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么？”
会议主题≠会议目的！
➢ 会议目的：通过开会预期达到的结果 ➢ 会议主题：会议讨论的核心议题
WHO：谁？
WHO：关键人物
“谁参加？” “每个成员的独特作用”
考虑因素： ❖ 职位 ❖ 会议中发挥的作用 ❖ 会后发挥的作用
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
会议的作用
信息沟通类 决策讨论类
会议是由哪些要素组成的？
会议三维立体图
会议任务 会议程序 会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
❖ 会议任务 Task ❖ 会议程序 Process ❖ 会议成员 People
会议要素--会议任务
❖ 完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
❖须事先准备 ❖有可能出现混乱局面
❖可能误解 ❖看不到非语言的反馈
❖看不见非语言信息 ❖反馈慢
❖须多重审核 ❖不能及时获取反馈
❖制作时间及成本相对高 ❖需要专业人员协助
会议的独特优势
❖ 在有效沟通中，所传递的信息
❖ 55% 是通过身体语言传达的 ❖ 38％ 通过语调完成的 ❖ 7％ 是通过所使用的言辞传达的
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况，开会是种资源的浪费
❖ 主持人没有时间为会议作充分准备 ❖ 与会者没有时间为会议作充分准备 ❖ 必要人物不能出席 ❖ 会议没有时间对问题展开讨论 ❖ 书面形式比开会更有效
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢 ・说明会谈的目的和重要性 ・说明议题的讨论进程（时间分配等）
Step2 把握状况 ・・・・・・说明详细的相关信息
・确认背景状况 ・寻求补充信息 ・总结
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、商讨方案
❖ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
低效率会议 ＝ “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟 通和关系的建立
地点：XX会议室 时间：8分钟 主持人：志愿者 记录人：志愿者 阐述人：志愿者
课前热身回顾
❖ 是什么行为和心态导致你们的讨论结果 ❖ 用一个比喻形容参加会议的心情 ❖ 用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
❖ 三人以上 ❖ 聚在一起 ❖ 展开有组织的讨论 ❖ 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
❖ 发放消息型 Presentation Meeting
❖ 互通消息型 Information Sharing Meeting
❖ 解决问题型 Problem-solving Meeting
❖ 做出决定型 Decision-making Meeting
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
对低效率会议的抱怨
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开 会的原因有：
❖ 跑题：
83%
❖ 准备不足： 77%
❖ 低效率： 74%
❖ 缺乏倾听： 68%
❖ 会议长度： 60%
❖ 缺乏参与： 51%
低效率会议的高成本
❖ 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高 级管理人员甚至达到50%
❖ 有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
❖ 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
协助人
➢ 完成会议讨论任务
❖监控会议程序
➢ 确保会议达到预期 目的
➢ 确保高质量讨论内 容
❖贯彻会议规则/纪律 ❖确保与会者平等参与
记录人
➢ 笔录会议决议 ➢ 备份会议记录
制订议程注意事项
◇ 议题：关于「沟通技巧」培训的企划 ◇ 目的：构筑整体的培训内容 ◇ 出席者： ◇ 日時： ◇ 場所：
时间 9：00-9：30
会议项目
◇该培训所被期待发挥的作用 ・
◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・
◇今后的实施日程 ・
担当 ×× ○○ △△
HOW：怎么议？
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？”
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
“会议规则有哪些？”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5
Opening 把握状况 征求意见、方案 达成共识 Closing
阐明会议内容、目的
介绍详细的相关信息
寻求意见、商Leabharlann 方案就结论和执行方法 达成一致
回顾会议内容 确定跟进方法
6. 高效会议
你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。
WHY：会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么？”
会议主题≠会议目的！
➢ 会议目的：通过开会预期达到的结果 ➢ 会议主题：会议讨论的核心议题
WHO：谁？
WHO：关键人物
“谁参加？” “每个成员的独特作用”
考虑因素： ❖ 职位 ❖ 会议中发挥的作用 ❖ 会后发挥的作用
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
会议的作用
信息沟通类 决策讨论类
会议是由哪些要素组成的？
会议三维立体图
会议任务 会议程序 会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
❖ 会议任务 Task ❖ 会议程序 Process ❖ 会议成员 People
会议要素--会议任务
❖ 完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
❖须事先准备 ❖有可能出现混乱局面
❖可能误解 ❖看不到非语言的反馈
❖看不见非语言信息 ❖反馈慢
❖须多重审核 ❖不能及时获取反馈
❖制作时间及成本相对高 ❖需要专业人员协助
会议的独特优势
❖ 在有效沟通中，所传递的信息
❖ 55% 是通过身体语言传达的 ❖ 38％ 通过语调完成的 ❖ 7％ 是通过所使用的言辞传达的
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况，开会是种资源的浪费
❖ 主持人没有时间为会议作充分准备 ❖ 与会者没有时间为会议作充分准备 ❖ 必要人物不能出席 ❖ 会议没有时间对问题展开讨论 ❖ 书面形式比开会更有效
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢 ・说明会谈的目的和重要性 ・说明议题的讨论进程（时间分配等）
Step2 把握状况 ・・・・・・说明详细的相关信息
・确认背景状况 ・寻求补充信息 ・总结
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、商讨方案