我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望

我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望

摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位

下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其

未来发展方向与期望。

【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务；

随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档

案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案

的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。发展为五位一体的职

能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心；

四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。为对于现代档案管理工作最科学有

效解决方案就是建设数字档案馆（室）。

一、数字档案馆与数字档案室的区别

数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管

理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文

件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全

文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利

用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而

数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。

二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况

国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统

测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。数字档

案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地

获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。

按照各地档案馆网站、新闻报道和相关文献查询，从2015年6月5日至

2019年12月31日通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案馆”一共31个分

别为：青岛市档案馆、太仓市档案馆、绍兴市档案馆、珠海市档案馆、十堰市档

案馆、青岛市南区档案馆、上海市徐汇区档案馆、南京市建邺区档案馆、漳州市

档案馆、常州市档案馆、杭州市城建档案馆、济源市档案馆、蚌埠市档案馆、嘉

善县档案馆、潍坊市档案馆、楚雄州档案馆、湖州市档案馆、重庆市国土资源和

房屋档案馆、济南市档案馆、芜湖市档案馆、张家港市档案馆、宁波市数字档案馆、中山市档案馆（数字档案馆）、杭州市档案馆、日照市数字档案馆、浙江省

档案馆、成都市档案馆、成都市双流区档案馆、西安市档案馆、上海市青浦区档

案馆、山东省档案馆。

2016年-2018年通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案室”一共7个分

别为：中山市档案馆（数字档案室）、海关总署数字档案室、南京市审计局数字

档案室、南京建邺区档案馆（数字档案室）、广东省自然资源厅数字档案室、福

建省公安厅数字档案室、浙江省公安厅数字档案室。

2015-2019年期间平均每年约新增6个全国示范数字档案馆，建设范围不断

扩大，建成数量逐年攀升。2016-2018年期间共认定了全国示范数字档案室7个，

虽然2017年出现了断层情况，但是2018年认定全国示范数字档案室数量是2016年的2.5倍，可以推断数字档案室的建设工作持续在进行中从未中断过。可以推

断一是各地投入数字档案馆建设的经费支持逐年上升；二是数字档案馆建设中应

用的各类技术水平逐年上升；三是数字档案馆整体运行效果逐年提高。

全国示范数字档案馆（室）分别分布在14个省份中，也就是说全国34个省

级行政区域中，还有20个省份未达到了全国示范数字档案馆（室）标准，达标

率只有41%。其中华东地区26个，华北地区1个，华中地区2个，华南地区4个，西南地区4个，西北地区1个，东北地区0个。由此可见全国示范数字档案

馆（室）建设发展极为不均衡，华东地区的数字档案馆（室）已小具规模，数量

上遥遥领先其他区域，是全国示范数字档案馆（室）建设的前沿阵地，其余地区

在数字档案馆（室）建设方面仍然处于起步阶段。

三、数字档案馆（室）建设中存在的问题分析

（一）数字档案馆（室）建设宏观管理不到位，国家层面上相关指导性文件

和标准规范出台相对滞后，个别地方党委政府对数字档案馆建设的支持力度不够。档案部门对数字档案馆建设的认识不清项目管理经验少，实施方案与资金分配不

合理，功能定位不清楚，系统建设低水平。

（二）档案信息化水平不均衡，信息化顶层规划与设计不够全面。发展较快

的已经基本建成数字档案馆，开始数字档案馆向智慧档案馆的转型；发展较慢的，基本的信息化设施还不完善；各地电子文件管理和数字档案馆（室）建设水平参

差不齐，部分地区传统档案数字化比例较低，个别市县数字化率不到10%，以致

空有数字化系统而无数字档案内容；

（三）档案信息化建设人才缺乏。在队伍建设中专业性人才的引进、使用、

培养不够。基层信息化工作被动和盲从，甚至有的单位软件系统开发、应用、数

字化加工全部甩手交给外包公司，数字化质量无人把关、无人监督检查，存在严

重隐患。

（四）安全防范不够到位。一些单位监管不到位，涉密和非涉密档案信息混

合管理，未进行有效划控，存在降密使用和泄密风险；带密级信息、敏感信息未

经严格审查，公开上网提供利用；对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审

不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险；优盘、硬盘使

用混乱，公私不分，内外不分，登记不明。

四、数字档案馆（室）未来发展方向及期望

（一）以问题为导向，提升数字档案馆（室）的建设水平。

加强数字档案馆（室）基础设施建设，进一步提高档案管理软件的技术和应

用水平。各级各级档案馆（室）的现存档案大多还是传统载体的，应积极推进档

案数字化把档案载体变为数字形态，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的

档案数字化。按照"增量电子化"的要求，全面开展原生电子文件的归档、接收工作。随着办公自动化的日益普及，绝大多数档案形成单位的好多文件现在都有电

子文件，新形成的档案都有电子档案。从源头抓起，及时地把新形成的电子文件

归档保存，并进一步及时地接收进档案馆备份保存。

（二）以利用为导向，提高数字档案馆（室）的服务水平。提升档案公共服

务能力，实现档案信息资源的社会共享，解决传统档案的利用方式不能满足新时

期广大人民群众对档案利用需求的矛盾，是建设数字档案馆（室）的主要目的之一。各级档案馆（室）对已数字化的档案，尚未放入数据库或局域网提供利用的

要尽快放入数据库或局域网提供内部利用；尚未开展开放鉴定的要尽快开展开放