XX学校物资采购管理办法

石竹山文武学校物资采购管理办法

第一章原则

第一条.为进一步规范学校的采购行为，加强学校的物资采购管理，根据石竹山文武学校的实际情况特制订本物资采购管理办法。

第二条.本物资采购管理办法针对的是石竹山文武学校下列采购业务：

1.食堂采购

指学校食堂所需要的主副食品采购，以及食堂工作中的物资采购。

2.五金等采购

指学校各部门所需要的行政办公用品采购、学校各教学单位所需要的教学用品采购，医务室物资采购，以及学校后勤部门所需要的物资采购。

第三条.整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、物资管理、采购资金管理等四个主要环节。

第二章采购申请审批

第四条.各部门所需要采购的物资，必须填写“物资采购申请单”，经部门主管签字同意后，报送总务处办理申请手续。学校食堂所需要的主副食品采购，应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划，经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。“申购单”一式两联，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。

第五条.总务处收到各部门的申购需求，在核对学校库存物资情况后编制采购计划及采购费用预算，并审核部门的费用支出是否超出部门学期费用预算，签署意见后报送主管财务副校长。

对于食堂采购需求，总务处应该征求营养专家、学校采购人员对食堂周谱的意见，如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划；如无修改，总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意并编制采购费用预算，报送主管财务副校长。

第六条.主管财务副校长接到总务处转送的部门“申购单”后，审批是否执行。

如果没有超出部门费用预算，则由主管财务副校长审批同意后执行；如果超出部门费用预算，则主管财务副校长审批后，还需要由常务副校长最终审批同意后执行。

第七条.审批通过的部门“申购单”一份由申购部门留存，作为以后领取物资的依据；另一份由总务处留存，并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人员办理购物手续。“采购订货单”一式三联，其中一份由采购人员保管，作为采购依据；一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员，作为验收货物的依据；一份由总务处归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。

第八条.上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手机短消息或电话授权，之后补办书面文件。

第三章采购过程管理

第九条.总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化情况，建立主要采购物资的基准价格体系，据之编制采购费用预算及规范采购价格决定。

第十条.当采购金额在10000元（含）以下时，采购最终决定权在主管财务副校长；采购金额在10000元以上，10万元以下（含）时，主管财务副校长审核后，由常务副校长最终审批决定。

第十一条.对单项或批量采购费用预算达到10万元以上的物资采购，具备招标条件的，一律实行招标采购。具体实施方法见《石竹山文武学校物资采购招标实施办法》。

第十二条.食堂采购业务管理

对于食堂主副食品赊购业务，应尽可能采取定点采购，同类产品应定点两个供货单位。采购员进行询价后，将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处了解详细情况后签署审核意见，然后由监察审计室进行价格核对后签署审核意见，最后报送主管财务副校长审批决定。赊购业务审批后，应和供货单位签署供货合同或协议，约定供货日期、供货方式、付款时

间及方式等事宜。对于定点采购，必须定期进行价格、质量、供货及时性等方面的检查，以加强对供货商的管理和降级学校采购成本。

对于食堂主副食品现金采购业务，必须由采购员和厨师长一同进行现场询价，当采购食品总金额不超过当日经审批后的采购费用预算时，由采购员和厨师长共同决定是否采购，并且在原拟采购食品单价上涨幅度较大，造成采购总金额超预算时，可以根据实际情况调整采购品种，但是必须保证当日采购的食品数量能够满足当日学校需要；当采购食品总金额大于当日经审批后的采购费用预算时，采购员必须首先将拟采购的食品名称、规格、价格等信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。

第十三条.五金采购业务管理

对于单项或批量采购金额在5,000元以下（含），并且采购物资单价上涨幅度不超过基准价格10%（含）的物资采购，采购员可以最终决定是否进行采购。

对于单项或批量采购金额在5,000元以上，或者采购物资单价上涨幅度超过基准价格10%的物资采购，采购员应该首先进行询价过程。根据询价结果，采购员将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。

对于学校初次采购以及没有单项物资基准价格的物资采购业务，当采购金额在500元以内（含）时，采购员可以最终决定是否进行采购。当采购金额大于500元时，采购员没有价格最终决定权，必须将产品标准、规格、价格等相关信息报送总务处，总务处了解相关详细情况后签署审核意见，报送监察审计室审核，最后由主管财务副校长审批决定。

第十四条.采购价格决定过程中，总务处主任、监察审计室主任、主管财务副校长、常务副校长根据需要可以参与价格谈判和采购合同的签订。

第十五条.上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手

机短消息或电话授权，之后补办书面文件。

第十六条.监察审计室负责对采购流程的监控，应该定期及不定期检查采购单据，审查采购流程及采购价格决定是否执行和遵守采购制度。同时，监察审计室也负责定期及不定期对采购价格进行调查和对外询价，为领导决定采购价格和签订采购合同提供决策支持。

第十七条.学校采购的一切物资，在尾款支付前，总务处必须督促采购员向供货商索要发票。

第四章仓库管理

第十八条.仓库的物资验收入库：

采购员购回的各种物资都应及时送交仓库验收。仓管员应对照“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明物资已经验收入库的会计凭证。“入库单”一式四联，由仓管员填制并签字后，一张仓管员留存，登记仓库台帐；一张由仓管员在2日内交总务处进行业务核算，总务处在收到入库单后应及时通知申购单位领取物资；一张由采购员作为报销依据，连同发票、供货商货物清单等资料一起送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。

对于没有入库，直接运到现场使用的采购物资，必须履行验收手续。由总务处相关负责人员、现场施工负责人或者领用部门共同核对“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种物资的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”作为验收依据并共同签字确认。“入库单”一式四联，一张交总务处留存；一张由领用部门留存，作为业务核算依据；一张作为报销依据，送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。

学校分设食堂仓库管理员和行政后勤物资仓库管理员（分设五金仓管员和服装仓管员），分别对食堂采购物资和行政后勤采购物资进行入库管理。

第十九条.物资在库期间的管理：