业务相关流程诊断报告及优化建议2015.12.11

二、尽量减少交接次数原则：工作流程中的交接对工作结果是不
增值的，并且，大多数的问题都是由工作交接造成的，问题产 生同时导致流程阻碍、影响工作进度和效率，因此应尽量避免 不必要的交接。
序. 前言
流程设计四原则
三、减少不增值的工作流程原则：不增值的工作并非不重要的工作 ，也并非完全需要，我们需对不增值的工作流程进行准确判定，
• 报销单由报销人员填写后除需各级领导签批外还需业务助理审核、营销中心助理 复核、财务部会计复核、财务部经理确认才能报销。另外业务部门、营销中心及 财务部都对费用进行了统计。本来两点一线能够完成的简单的报销流程现在成为 了一条生产线，费时费力，过程审核人员及审批领导还会遭受池鱼之灾。
1. 业务流程诊断报告
试样 反馈
报价 下单
售后 维护
客户报备不规范，名称错 误或不完整，信息不齐全， 重复报备。客户资源浪费 情况严重。
无试样跟进记录及 反馈，不利于后续 的跟进处理。
没有系统化的客 户维护渗透发展 计划，自由发挥。
2. 流程优化建议
问题描述 优化建议
1. 营销中心下达销售订单并明确送货时间， 确认无误后审核，生产部根据订单要求安 排生产、下推发货，若无法满足时间要求 及时反馈营销中心协调处理。 2. 营销中心自主负责订单存档工作，订单营 销中心自主管理，送货单生产部负责按顺 序收回后统一交到营销中心管理。
• 需优化审批流程，跟上 公司改革发展的步伐， 提高工作效率
• 人工管理费时费力，准确率低， 信息化系统化管理方便快捷高效
1. 业务流程诊断报告
Ⅴ.客户管理流程现状
无拜访记录或跟进计划， 无法对业务活动进行管控。 报价较为松散，仅 有审批流程，没有 得到系统化的管理。
发现 客户
系统 报备
跟进 磋商
业 务 相 关 流 程 诊 断 报 告 及 优 化 建 议
营 销 中 心
目录
序 1
前言
业务流程诊断报告
2
流程优化建议
2
流程管理保障制度
序. 前言
流程
是事物进行中的次序或顺序的布置和安排，在
一个企业中就是工作进行的标准化格式。对的流程 不仅仅指做正确的事，还包括如何正确地做事。流 程需要在设计和实施过程中不断完善、改进，以期 取得最佳的效果。为了解决企业面对新的环境、在 传统以职能为中心的管理模式下产生的问题，很多 企业都对业务流程进行重整，从本质上反思业务流 程，彻底重新设计，以便在当今衡量绩效的关键（ 如质量、成本、速度、服务）上取得突破性的改变 和成效。
1. 简化审批流程，合理放权； 文件、订单审 2. 引入OA系统或带有移动端审批功 批流程现状 能的其他系统化管理工具。
1. 提供一个合理规范的样品管理平台，1. 完善提样流程，从提样→试样→结 样品管理流程 果全程系统化规范化管理； 2. 现状 2. 定期将试样产生的问题反馈到研发 中心。 1. 引入完善的管理系统，能够做到移 动端查询、报备客户，管理业务活 客户管理流程 动及费用； 现状 2. 客户管理系统覆盖全公司； 3. 营销中心对客户资源整合分配。
1. 业务流程诊断报告
单据整理归档
Ⅰ.发货流程现状
打印送货单及跟催回收送货单
• 送货单原由生产部打印，于14年7月转交至营销中心 完成。送货单交接流程：业务助理打印→生产部→
行政部司机队长→司机送货签单→前台→业务助理。
送货单交接过于频繁，经手人太多且大部分经手人 不受营销中心管控，难以完成送货单跟催工作。
• 单据整理归档原是 财务部专人负责处 理，于14年7月转 交至营销中心完成。 鉴于送货单的回收 数量不一，需复印 送货单以用于订单 存档、月度对账、 送货单存档，另订 单与送货单对应粘 贴按序排列，交接 至财务部存档时逐 张签收，费时费力。
1. 业务流程诊断报告
Ⅱ.报销审核流程现状
报销单经营销中心和财务部双重审核
1. 业务流程诊断报告
Ⅳ.样Biblioteka Baidu管理流程现状
• 手写单据客户名称不清 晰，样品型号不规范， 不易于样品登记和提取 • 化工产品提样管理松散， 自主性较强。且所有提样 无打样反馈和资料记录
业务员 填单申 请
审：实 验室
审：经 理/总监 总经理
提样 出库
参照价 格表核 算费用
营销中 心登记
提交至 财务部
使用有效的手段进行优化、减少，尽可能将企业的资源从不增值
的工作中解放出来，做到人尽其用。 四、部门间的沟通、决策和问题解决应在直接参与作业的层面进行 ：下级能够决策的事宜无须上升到领导层，很多时候由于领导对 具体问题了解不足，上下级反复沟通反而带来信息失真和时间浪 费，因此需跨部门沟通解决的事宜不如请领导牵桥搭线给予支持 由作业操作者协商解决。
1. 避免客户撞车； 2. 彻底改善现在客户管理 混乱的局面； 3. 加强对业务活动的管控； 4. 盘活客户资源。
3. 流程管理保障制度
发货流程规范：待优化 报销流程规范：待优化 审批流程规范：待优化 样品管理流程规范：待完善 客户管理流程规范：待优化
1. 营销中心仅负责费用统计，并根据费用预 算判断费用是否合理，报销单的填写及发 票问题，财务部直接对口报销当事人，不 要增加过程交接的次数； 2. 建议公司取消填写错误处罚株连制度，只 针对单据填写人进行处罚，签字的人没有 错。
优化原因/预期效果
1. 生产部能够准确掌 握生产、发货信息； 2. 送货事宜由生产部 安排。 3. 业务助理的业务工 作已经饱和，急需 减负。
1. 财务中心设有报销 单审核岗位，不必 浪费人力去做重复 工作； 2. 避免造成不必要的 纠纷和不愉快。
发货流程现 状
报销审核流 程现状
2. 流程优化建议
问题描述 优化建议 优化原因/预期效果
1. 节省等待时间，简化流 程； 2. 方便快捷处理公务； 3. 提高工作效率。 系统数据便于统计和查 询； 便于了解产品缺陷和客 户需求，妥善与技术部 门协作处理。
序. 前言
流程优化封闭式循环
调研诊断 长期、有效 地完善和优 化业务流程
制定保 障制度
完善优化
序. 前言
流程设计四原则
一、完整性原则：流程设计时尽可能使同一个人完成一项完整的
工作，这样不但能够增加员工的工作积极性和成就感，也能将
此作为对员工的绩效评估的一个可衡量依据，同时还减少交接 中造成的重复工作和工时浪费。
Ⅲ.文件、订单审批流程现状
①实时当 面签批， 权力受限 ②部门业 务人员基 数大
人呢？
③领导及 业务人员 经常出差
审批等待耗时，影响工作反应效率
• 销售业绩是业务部门最重要的工作绩效标准，业务人员与竞争对手为了获取订单 订单都在争分夺秒，而公司内部由于各种客观原因，文件、订单的审批并没有那 么迅速，使其大部分时间都浪费在了等待的过程上。人的一生，无论是工作还是 生活，都有很多时间浪费在了等待上，如果能够有效地减少或合理利用等待时间， 那将是一笔不菲的财富。