高职院校归档文件的收集与整理工作

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高职院校档案管理制度

第一章总则第一条为加强高职院校档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有教职工、学生以及与我校有业务往来的单位和个人。

第三条档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，真实反映学校各项活动的历史面貌。

2. 准确性原则：档案内容应准确无误，真实反映各项活动的实际情况。

3. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学校教学、科研、管理、服务等各项工作提供有效服务。

第二章档案管理机构与职责第四条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的领导和管理。

第五条档案工作领导小组的主要职责：1. 制定学校档案管理制度，并组织实施。

2. 指导、监督全校档案工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3. 协调解决档案工作中存在的问题，保障档案工作的顺利进行。

4. 定期对档案工作进行总结、评估，不断提高档案管理水平。

第六条学校设立档案室，负责全校档案的收集、整理、保管和利用工作。

第七条档案室的主要职责：1. 负责制定档案收集、整理、保管、利用等具体工作流程和规范。

2. 收集、整理、保管学校各类档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3. 对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便查阅。

4. 对档案进行鉴定、销毁，确保档案的准确性和有效性。

5. 为学校各部门提供档案查询、复制、借阅等服务。

第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：1. 学校发展规划、政策法规、规章制度等文件档案。

2. 教学文件、科研成果、学术交流、教材编写等教学档案。

3. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等学生档案。

4. 教职工人事、职称、考核、培训等教职工档案。

5. 财务、资产、设备、基建等行政管理档案。

6. 其他具有保存价值的档案。

第九条档案收集要求：1. 档案收集应做到及时、准确、完整。

做好高职院校电子文件归档工作的几点建议和对策

（一）实行统一管理全程管理新体制，形成高职院校电子档案管理的合力。
高职院校电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。高职院校档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效。首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
[3]刘庆华.电子文件归档及电子档案管理实践[J]，四川档案，2001（02）.
加强高职院校电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好高职院校内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不涉密。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份。专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
（二）做好电子文件的收集、积累工作。收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。
（三）做好电子文件的鉴定工作。电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（五）提升管理人员的综合素质。一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。

学校归档资料的收集工作

浅析学校归档资料的收集工作摘要：在学校档案管理及利用的过程中，及时、准确、有选择性地把各类归档文件收集完整，确保学校档案的完整性，才能真实、客观、全面地反映出学校的历史活动轨迹，为学校的管理、发展和建设提供决策性服务。

关键词：学校；归档资料；收集中图分类号： g647.2 文献标识码： a 文章编号： 1009-8631（2013）02-0060-01随着社会的不断发展与进步，档案在各项工作中的作用越来越明显，对学校档案管理工作也提出了更高的标准和要求。

作为一名在校的档案管理工作人员，我更加深刻地理解归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项重要的基础性工作，为科学、及时、准确地做好这项工作，更好地为学校的管理、发展和建设提供决策性服务，结合我工作实际谈以下几点看法。

一、积极宣传，提高学校归档资料的收集意识归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项基础性工作。

作为一名档案管理工作者，必须立足现实、不断探索，吸收和借鉴优秀的归档资料收集管理者的工作经验，结合学校的实际情况，不断完善归档资料的收集工作，一定要在思想上重视起来，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，经常与学校党政办、各年级组办公室及学校其它科室保持密切的沟通与联系，尽量将全校的归档材料收集齐全，确保档案材料的准确性和完整性。

同时还可以利用学校的展板、政务宣传栏、黑板报、简报、电子邮箱、qq群、各种集会等宣传工具积极宣传相关的档案知识，并要求学校广大教职工及各科室相关工作人员自觉把归档材料上交到档案室来，宣传工作要创新思路，转变观念，多挖掘、多思考，不断提高信息宣传的深度和广度，最终达到通过大力宣传，提高广大教职工归档文件的收集意识，确保文件材料收集工作有条不紊地进行。

二、加强领导，健全学校的档案资料收集制度我校把档案资料的收集工作作为档案管理及利用的重点事项来抓并把档案管理工作列入重要议事日程。

为确保我校档案资料收集的齐全、准确和完整性，一是成立了以分管学校档案管理的副校长任组长、专职档案管理员任副组长、各科室领导和各年级组长任成员的档案资料收集领导小组，加强领导，密切配合、共同协作，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。

某高职院校学生档案管理办法

某高职院校学生档案管理办法职业学院学生档案管理办法第一章总则为了规范、制度化和科学化学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，结合中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法以及国家有关学生管理工作的政策规定，本办法制定。

第二章职责分工职业学院学生档案管理工作实行院、系两级管理。

学生工作处是学院学生档案管理的职能部门，在分管院领导的指导下，制订管理办法并组织实施管理。

各系（院）和培训部负责管理本部门学生的档案，并接受学生工作处的业务指导和监督。

第三章材料的收集和归档档案材料的收集和归档是学生档案工作的主要任务。

各有关形成学生档案材料的部门都应重视学生档案的建档工作。

第四章职责分工学生工作处主要职责：1.专人负责学生档案管理工作。

2.完成各类档案材料与各系（院）和培训部的交接工作，建好学生档案登记簿。

3.指导各系（院）和培训部完成新生档案的建档工作。

4.统一安排、具体指导各系（院）和培训部完成毕业生档案的整理、排序、密封和交接等工作。

5.指导各系（院）和培训部完成学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。

6.制作提供学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等建档材料。

7.协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。

各系（院）和培训部主要职责：1.贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的指导和监督。

2.落实专人负责学生档案管理工作。

3.负责接收、整理、分类、统计、保管本部门学生档案，建好学生档案登记簿。

4.具体负责新生的建档工作。

根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。

5.配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

6.完成毕业生档案材料的整理、封装和交接工作。

第五条学生在校研究期间应归档的材料包括：1.学生高考档案材料。

2.录取通知书。

3.新生入学体检表。

4.学生学籍登记簿。

5.学生奖惩材料。

6.高等学校毕业生登记表。

7.学生研究成绩单。

8.毕业生就业报到证副本。

浅析高职院校的档案管理工作

浅析高职院校的档案管理工作高职院校的档案管理工作在学校的日常运行中起着非常重要的作用。

档案管理是指对学校的各类文件和资料进行分类、整理、归档和保管的工作。

高职院校的档案管理工作包括档案的建立、档案的保存和档案的利用三个方面。

档案的建立是指对学校的各类文件和资料进行分类、整理和归档的过程。

在高职院校中，各个部门和单位都会产生大量的文件和资料，包括教学活动记录、学生档案、财务资料、人事档案等。

对这些文件和资料进行分类和整理，建立相应的档案是非常重要的，可以有效地管理学校的各项工作。

档案的保存是指对已建立的档案进行妥善保管的工作。

高职院校的档案保管工作需要遵循一定的规范和流程，包括建立档案室、制定档案管理制度、确定档案保管责任人等。

还需要对档案进行定期检查、清理和整理，以保证档案的完整性和准确性。

档案的利用是指对已保存的档案进行查询和利用的过程。

高职院校的档案不仅仅是用来保存和归档文件和资料，更重要的是提供相关信息和资料，为学校的管理和决策提供支持。

档案的利用需要建立科学的查询和调阅制度，确保档案的安全性和可用性。

为了做好高职院校的档案管理工作，需要加强档案管理人员的专业培训和素质提升。

档案管理人员需要掌握相关的法律法规和档案管理的理论知识，了解档案管理工作的流程和方法。

还需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各个部门和单位进行有效的合作和协调。

高职院校的档案管理工作在学校的运行中起着重要的作用，不仅可以管理好学校的文件和资料，还可以为学校的决策和管理提供支持。

为了做好档案管理工作，需要建立科学的档案管理制度，加强档案管理人员的培训和素质提升。

只有做好档案管理，才能更好地推动学校的发展。

XX职业学院《归档文件整理规则》实施细则

XX职业学院《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为做好学院的档案工作，提高文件材料整理工作的效率，推进文件、档案管理的现代化，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和上级有关法规文件精神，结合本院实际，制订本实施细则。

第二条本实施细则所指的归档文件，是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

第三条本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒等，使之有序化的过程。

第四条归档文件的整理应遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。

第二章归档文件整理的组织工作第五条学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门兼职档案员按照《XX职业学院归档工作流程》（附件1）、《XX职业学院档案实体分类方案》的规定进行整理，归档的文件材料按自然年度划分（如：2012年1 月1日至2012年12月31日所产生的归档文件），每年7月底前完成上一年度档案的整理归档工作，按时向学院综合档案室移交。

第六条各部门兼职档案员应做好归档文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。

第七条综合档案室工作人员必须严格履行岗位职责，加强与各部门的联系和沟通，进行业务指导和咨询服务，认真细致，严把质量检查关。

第三章归档文件的整理第八条归档文件的整理一、归档文件以件为单位进行整理，在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在整理、录入目录时，应归在一起：（一）文件正本与定稿应作为一件,重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件。

（二）正文与附件为一件，如果附件数量较多，或者太厚，也可各为一件。

高职院校档案管理制度

为加强高职院校档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高档案管理水平和档案服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

二、档案管理范围1. 党政机关、教学、科研、行政、后勤等部门及教职工的文件、资料、图表、照片、录音、录像、电子文件等。

2. 学生学籍、成绩、就业、奖惩等档案。

3. 校园建设、设备购置、维修、报废等档案。

4. 校刊、校报、学术著作、科研成果等档案。

5. 其他具有保存价值的档案。

三、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案收集工作应遵循“全面、系统、准确、及时”的原则。

（2）各部门应按职责分工，及时收集、整理、归档各类档案。

（3）档案收集过程中，应注重档案的完整性、准确性、系统性和连续性。

2. 档案整理制度（1）档案整理应按照档案的种类、内容和时间顺序进行分类、编号、装订。

（2）档案整理应保持档案的原始状态，不得随意涂改、剪裁、销毁。

（3）档案整理应确保档案的准确性和完整性。

3. 档案保管制度（1）档案保管应遵循“安全、可靠、便于利用”的原则。

（2）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案安全。

（3）档案保管人员应定期检查档案，发现问题及时处理。

4. 档案利用制度（1）档案利用应遵循“合法、合规、公开、便民”的原则。

（2）档案利用应优先满足校内教学、科研、管理等工作的需要。

（3）档案利用应严格控制档案的借阅范围和数量。

5. 档案信息化制度（1）积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平和档案服务质量。

（2）建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息的安全、准确、完整。

（3）加强档案信息化人才的培养，提高档案信息化管理水平。

四、档案管理职责1. 档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用和档案信息化工作。

2. 各部门负责人对本部门档案工作负总责，确保档案工作顺利开展。

3. 教职工应积极参与档案工作，认真履行档案管理职责。

职业技术学院教学类档案管理规范

教学类档案管理规范为了规范学院教学类档案管理，根据国家教育部发布的关于《高等学院档案实体分类法》与《高等学院档案工作规范》制定学院教学类档案管理意见如下。

（一）基本原则1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。

2、教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，也是学院档案的主体、核心和重点。

3、教学档案管理是教学管理的重要组成部分。

应实行“三纳入”，“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案、证明同步。

4、各分院（部）和教学业务部门应明确分管档案工作的负责人和配备专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院指定的档案管理部门办理移交。

5、努力提高教学管理档案部门和人员的现代化管理水平，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

6、要把教学档案工作列入本院教育发展计划，在经费、库房设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

（二）归档范围1、在教学实践中形成的文件材料，具有长期的参考价值和凭证作用。

2、必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、必须遵循自然形成规律，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（三）归档主要内容和重点1、归档主要内容主要以高职高专院校人才培养各种水平评估指标体系为准，结合学院的具体情况，具体范围见附件。

2、归档的重点是本学院（本部门）在教学工作特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

（四）教学文件材料的整理和归档1、形成和积累（1）每年新学年开始后，各分院（部）负责人、教学秘书接受由学院布置下达的积累教学文件材料的任务。

职业技术学校档案文件立卷与归档制度

职业技术学校档案文件立卷与归档制度
1.学校档案室由专人专管，按照档案立卷的原则和要求及时做好学校档案资料的收集、整理、鉴定、分类、组卷、编目、装订工作。

2.档案管理工作采取集中统管理的原则，维护档案文件材料的完整与安全性。

3.本校各科室具有保存价值的文件材料（文件材料保存价值由各部门领导根据其重要性自行确定），部门专人负责收集、整理、立卷，并于每年三月底交档案室归档。

4.归档文件材料应按它们形成的自然规律保持文件间的有机联系，按类立卷，以便查找利用。

案卷保管期限参照当年预立卷目录。

5.归档的文件材料，在整理过程中应由档案室进行检查，对立卷不符合要求者，应退回重新整理，以确保案卷质量。

6.档案室及时编制归档文件目录后，用扫描图片形式进行存档处理，以备查找。

浅析高职院校的档案管理工作

浅析高职院校的档案管理工作随着高职院校规模的不断扩大，档案管理工作也变得越来越重要。

高职院校的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保管和利用四个方面。

一、档案的收集对于高职院校来说，收集档案是一个非常重要的工作。

在这一过程中，主要包括了两个方面：一是对学生档案的收集，二是对教职工档案的收集。

对于学生档案的收集，应该建立健全校内收集政策和程序，并严格按照规定的标准进行收集。

具体操作中，可以采用现代化的收集手段，比如说电子化收集、扫描收集等等。

对于教职工档案的收集，同样也要按照标准进行，包括对于入职申请表的审核、对于基本情况的收集、以及对于工作履历、证书、证明等材料的完整性确认等。

二、档案的整理当档案收集完毕之后，就需要对档案进行整理。

这个环节主要包括对于档案的分类、编码和整理工作。

分类是指根据不同的类别将档案进行分开，比如说根据年级、专业等等分开。

编码则是给每一种类别赋予一个独一无二的数字或者字母，以方便整理和查询。

整理则是将档案按照编号、类别进行整合，同时记录相关的信息以便随时进行查询。

三、档案的保管档案的保管是整个档案管理工作的核心。

在高职院校，档案的保管需要做到安全、完整、准确。

这个环节包括了对于档案库的管理、对于档案箱的管理、对于档案防火、防震等措施的配置、对于档案的出借、归还等等方面的管理。

四、档案的利用档案的利用是档案管理工作的最终目标。

高职院校的档案主要用于宣传、考核、评优、证明等多个方面，比如说用于学校的宣传资料、学生的入学材料、教职工的职称评定材料等等。

在利用档案的过程中，需要做到科学、客观、公正，避免档案利用不当带来的不利影响。

总的来说，高职院校的档案管理工作是一个较为系统的工作，需要在整个过程中严格把握各个环节，力求做到细致、规范、科学、公正，以确保档案管理工作的高效运作。

高职院校学籍档案整理方案

高职院校学籍档案整理方案以下是一个高职院校学籍档案整理方案的示例，你可以根据实际情况进行修改和完善。

高职院校学籍档案整理方案**一、方案背景**学籍档案是学生在学校学习期间形成的重要记录，它不仅反映了学生的学习情况，也是学校管理和教育教学工作的重要依据。

为了加强学籍档案管理，提高学籍档案的利用价值，特制定本方案。

**二、整理范围**本次学籍档案整理范围包括高职院校所有在籍学生的学籍档案。

**三、整理步骤**1. 收集档案：从学校各个部门收集学生的学籍档案，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录等。

2. 分类整理：按照学生的年级、专业、班级等进行分类整理，便于查找和管理。

3. 编制目录：为每个学生的学籍档案编制目录，包括档案编号、学生姓名、年级、专业、班级等信息。

4. 电子化管理：将学籍档案进行电子化管理，建立电子档案库，方便查询和使用。

5. 定期更新：定期对学籍档案进行更新，确保档案的准确性和完整性。

**四、整理要求**1. 确保档案的完整性和准确性，对于缺失或错误的档案要及时补充或更正。

2. 严格遵守档案管理的相关规定，确保档案的安全性和保密性。

3. 注重档案的利用价值，为学校管理和教育教学工作提供有力支持。

**五、组织实施**1. 成立学籍档案整理工作小组，负责档案的收集、整理和审核工作。

2. 加强对参与档案整理工作人员的培训，提高他们的业务水平和工作能力。

3. 定期对档案整理工作进行检查和评估，总结经验教训，不断完善工作机制。

通过以上方案的实施，高职院校可以有效地整理学籍档案，提高档案管理水平，为学校各项工作的开展提供有力支持。

请注意，以上示例仅供参考，你可以根据实际情况进行修改和完善。

如果你还有其他问题或需要帮助，请随时告诉我。

2024职业学院档案资料管理办法

2024职业学院档案资料管理办法
2024年职业学院档案资料管理办法是指为了规范职业学院档案资料的管理，保护档案信息安全，提高档案工作效率而制定的相关规定。

一、档案资料的收集和整理
1. 职业学院应建立健全档案收集机制，明确档案资料的来源和收集方式。

2. 档案管理部门负责对档案资料进行整理和分类，确保档案资料的合理性和准确性。

3. 档案资料应按照一定的分类和编号规则进行整理，建立档案目录和索引。

二、档案资料的存储和保管
1. 职业学院应配备专门的档案库房，确保档案资料的安全存放。

2. 档案库房应符合相关的防火、防水、防盗等安全要求，并定期进行巡视和维修。

3. 档案资料应按照一定的顺序和标识放置，避免混乱和遗失。

4. 档案库房应实行限制人员进入制度，并配备相应的监控设备。

三、档案资料的利用和借阅
1. 职业学院档案管理部门负责对档案资料的利用和借阅进行管理和监控。

2. 档案管理部门应建立档案借阅登记制度，并保留借阅记录。

3. 档案资料的利用和借阅应符合相关的规定和程序，不得违反法律法规和学院规章制度。

四、档案资料的归档和销毁
1. 档案资料的归档应按照规定时间进行，归档后的档案资料应分门别类、放置整齐。

2. 档案资料的销毁应符合相关的规定和程序，并在销毁前进行审查和备案。

3. 档案管理部门应制定档案销毁计划，并定期进行档案的清理和销毁工作。

以上是2024职业学院档案资料管理办法的主要内容，具体的细则和操作细节可以根据实际情况进行补充和调整。

2024年职业学院学院文件、资料管理制度(3篇)

2024年职业学院学院文件、资料管理制度为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合我院的实际情况，特制订本制度。

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种发文、文件、资料。

本学院各类文件统一由院办公室管理、存档。

1、公文的签收⑴学校所有文件(除领导订启的外)均由院务办登记签收。

⑵对上级部门发来的文件，要进行文件、文号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

2、公文的编号保管⑴签收后应及时做好的文件的分类登记、整理、保管，并建立电子文档目录，以保证归档的文件材料齐全、完整。

⑵按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

单一问题的文件按时间顺序排列。

⑶本学校外出人员开会带回的文件及资料应及时送交院务办进行登记编号保管，不得个人保存，如工作需要借阅的可复印或借用。

3、公文的阅批与分转⑴正式文件均需由院办主任根据文件内容和性质阅签后，由院办人员分送领导和有关部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送有关部门阅办。

批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕。

相关发文发放后，应由各部门负责人签收。

⑵一般礼仪性质的函、电、单据等，可由院务办直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

⑶加速文件运转，行政工作人员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

⑷内部传阅文件，应履行登记手续，传阅文件的人对借阅的文件有保管责任，阅后应及时归还，防止泄密、丢失。

⑸各部门秘书负责收集整理学院下发的各种文件，并做好日常文件立卷管理工作。

4、文件的销毁⑴对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院务办应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

高职院校档案管理制度

一、总则第一条为了规范高职院校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有教职工、学生及各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条高职院校档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、准确、系统。

2. 保密性原则：严格保护档案的秘密，防止泄露。

3. 利用性原则：确保档案的及时、有效利用。

4. 规范化原则：按照国家档案管理标准和规范进行档案管理。

二、档案管理职责第四条校长是学校档案管理工作的第一责任人，负责全校档案工作的领导、协调和监督。

第五条档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。

第六条各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的档案管理工作。

三、档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：1. 收集范围：包括学校各项工作、教学、科研、行政管理、教职工、学生等方面的档案。

2. 收集时间：按照档案形成的时间顺序收集。

3. 收集方法：采用手工收集、电子收集、网络收集等多种方式。

第八条档案整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案的性质、内容、时间等要素进行分类。

2. 编号：对档案进行统一编号，便于查询和管理。

3. 标题：准确、简明地反映档案内容。

4. 归档：将整理好的档案及时归档。

四、档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 仓库：设置专用档案库房，保证库房安全、干燥、通风。

2. 设备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备等。

3. 环境：保持库房整洁、卫生，防止虫害、霉变等。

第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅：查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。

2. 借阅：借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经批准后方可借阅。

3. 利用：利用档案应确保档案的安全，不得擅自复制、泄露档案内容。

五、档案鉴定与销毁第十一条档案鉴定应遵循以下要求：1. 鉴定范围：包括学校已保存的档案。

职业学院档案立卷归档和移交工作制度

职业学院档案立卷归档和移交工作制度
一、严格执行档案实行集中统一管理的规定，凡在本校业务活动中形成的具有保存参考价值的文件材料都应归档。

二、各处室必须按照学校文件材料归档工作制度中指定的归档时间和归档范围，将各门类文件材料收集齐全并规范事后移交档案室。

三、各门类文件材料归档工作必须符合规范管理的要求。

交接时，交接双方应认真清查，根据归档单位提供的案卷目录和卷内文件目录逐件核对，确认无误后履行交接签字手续，一式两份，双方各保留一份。

四、临时机构形成的文件，在工作全部结束后应完整地向办公室移交。

五、学校档案室应遵循各门类文件材料的形成规律特点，对接收档案区别不同价值，进行科学的分类、编目和上架。

六、档案管理人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

高职院校强化档案收集工作的思考

高职院校强化档案收集工作的思考摘要：档案收集是档案资源建设重要的基础工作，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》对档案资源体系建设提出了明确、具体的措施，其中重点提出要加大档案收集整理力度，档案工作做到全面覆盖。

因此，高职院校做好档案工作的关键是要做好档案收集工作。

关键词：高职院校；档案收集1高职院校档案收集工作分析高职院校档案的收集是指高校档案馆工作人员主动接收、征集档案和有关文献的活动。

一般来说，高职院校每年都会进行一次大规模的收集活动，即按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各学院、部门、处室或个人手中的有价值有意义的档案，有组织、有计划地集中到档案馆，并实现档案的统一和分级管理。

高职院校档案收集工作主要包括文书档案、教学档案、科研档案、仪器设备档案、人事档案和名人档案等主要内容。

高职院校档案收集工作在整个档案管理中处于一个重要的环节，做好档案收集工作对高职院校档案管理工作有着十分重要的意义。

首先，工作是高职院校档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。

其次，高职院校档案收集工作质量影响到档案业务工作其他环节的工作质量。

档案收集工作重在及时、完整，如果档案收集不及时，档案材料残缺不全，整理工作就不能顺利进行，没有完整系统的档案，就会给以后的保管、鉴定、统计和利用等各项工作造成困难。

最后，高职院校档案收集工作直接关系到档案工作的信誉问题，体现党和国家的各项政策，体现对师生负责的一种态度，政策性强、接触面广、工作方法要求高。

2高职院校强化档案收集工作的策略2.1树立先进的档案收集工作理念档案收集工作是档案业务管理工作的第一个环节，是档案工作的起点，是档案获取和丰富档案的手段，在档案管理工作中处于特殊的地位，要树立以下几个工作理念。

①以人为本的档案收集理念。

人的主观能动性在很大程度上决定了收集工作质量，只有坚持以人为本，才能更好地拓展档案收集工作的深度和广度，助推企高职院校发展。

探讨如何做好高校文书档案收集与归档

探讨如何做好高校文书档案收集与归档摘要：本文将重点研讨提高高校文书档案收集与归档的措施，究其原因，主要是高校文书档案收集与归档是档案管理的重点内容，会直接影响高校信息资源建设，但如今高校档案收集工作仍存在诸多不足，建议有关人员结合高校档案发展工作，制定完备管理制度，加强管理意识，丰富专业知识培训。

关键词：高校文书；档案收集与归档；文书处理；文书归档引言：网络技术的大力发展，为现代化建设奠定了基础，行业模式随之改变，对社会变革影响重大。

高校文书档案工作深受其影响，在应用中，档案收集与归档发展速度加快，公共群体对档案工作的要求日渐增加，完成档案收集工作至关重要，因此，从实际生活出发，发现档案工作的缺陷，提出合理的解决建议，具有十分重要的意义。

一、建立健全的文档收集制度为做好高校文书档案收集与归档工作，应建立健全的文档管理收集制度，为档案工作提供完好的理论基础，教育是国之根本，高校教育是国家人才培养的主要途径，亦属于人才输出的平台，其教育工作均为工作重点，尤其是高校档案文书管理与归档。

结合我国人口基数可知，我国受教育人口比例占比较大，由此可见，档案存储数量重大，档案不仅涉及学生教职工个人经历，学历教育等个人档案，还包括学校的方方面面，比如，学校建设过程，校园发展历史等事迹，优秀的档案善于书写高校完整的发展历史，在具体工作中，应加强档案管理，扩大宣传文书知识，开展集体活动，比如，组织专题报告，召开校园板报活动，巡回宣传栏目的定期开展等，向大众普及档案文书建设工作，重点强调档案管理重要意义，让人们意识到档案工作不仅关乎学历学籍安全，还会带来经济效益，为社会行业发展提供支持。

为此，需大力促进档案工作。

另外，建立完备的档案管理制度，是首要突破的内容，能够为工作人员提供指导环境，有利于提高工作效率[1]。

二、提高文书处理专业能力和档案意识提高文书处理的专业能力和档案意识是做好高校文书档案收集和管理的关键途径，高校内部各专业学院，教职体各职能部门应公开处理档案文书流程，落实履行文书管理规范制度，熟悉档案归档等工作流程，整体加强档案工作水平。

高职院校归档文件的收集与整理工作

高职院校归档文件的收集与整理工作
陈丹营
【期刊名称】《兰台世界》
【年(卷),期】2010(000)019
【摘要】@@ 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料[1].如何做好归档文件的收集与整理工作,是档案工作者长期思索与需要解决的问题.归档文件收集工作是档案工作的基础,没有归档文件的收集工作,就谈不上归档文件的整理、提供利用及开发.
【总页数】1页(P14)
【作者】陈丹营
【作者单位】营口职业技术学院
【正文语种】中文
【相关文献】
1.高职院校适用《归档文件整理规则》问题探讨 [J], 杨帆
2.高职院校归档文件的收集与整理工作 [J], 陈丹营
3.高职院校年检档案材料收集与整理思索 [J], 张志平;袁森
4.信息化背景下高校学位档案收集与整理工作探讨 [J], 皇甫亮
5.从网络舆情背景下档案信息工作收集与整理——以新冠疫情为例 [J], 王春兰;陈碧婷
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