档案借阅流程图(原始版)
档案查阅借阅审批流程
档案查阅借阅审批流程
1. 提出申请
需查阅或借阅档案的个人或单位向档案馆提交书面申请。
申请应包括以下内容:
- 申请人姓名或单位名称
- 申请目的
- 需要查阅或借阅的档案名称或编号
- 预期查阅或借阅时间
2. 初步审核
档案管理人员对申请进行初步审核,判断申请是否合理合法,所需档案是否可以提供查阅或借阅服务。
3. 资格审查
对申请人的身份、资格和目的进行审查,确保其有合法的查阅或借阅需求。
4. 档案准备
经审批后,档案管理人员准备好相关档案,做好借阅登记。
5. 查阅或借阅
申请人前往指定场所查阅档案,或按规定办理借阅手续后借出档案。
6. 归还和归档
借阅人按时归还档案,档案管理人员核对档案完整性后进行归档。
7. 复印和收费
如需复印档案,按照规定的收费标准缴纳费用。
注意事项:
- 严格遵守保密和安全制度
- 不得损坏或遗失档案
- 借阅期限一般不超过一个月
- 查阅和借阅需事先预约,避免扰乱馆内秩序。
档案借阅流程
档案借阅流程
一、借阅登记
1.1凡本中心各服务领域需要借阅档案资料，应办理借阅登记手续，借阅机密档案需经本中心主任签字同意后方可借阅。
1.2申请借阅者必须在行政部档案管理员处登记，填写《档案借阅登记表》，按照规定登记借阅的档案名称、内容，借阅时间、借阅人员签名和借阅用途等内容。
1.3未办理借阅手续和发现借阅手续不全者，档案管理员有权拒绝提供借阅档案。
二、借阅信息复核
行政部档案管理员对档案借阅人员的信息和借阅用途等内容进行复核，确认无误后将档案移交给申请借阅者。
三、借阅使用
3.1申请借阅者在收到档案资料后，根据登记的用途使用该资料。
3.2申请借阅者只限于指定场所进行，未进批准不得将案卷带出档案室。
3.3在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自拆卷、涂写、撕毁、污损等，防止损坏档案。
3.4申请借阅者需要复印档案资料的，必须经本中心主任同意后方可进行复印，档案管理员需在《档案借阅登记表》备注情
况。
四、档案归还
4.1申请借阅者使用完档案资料后，将该档案资料完整归还档案管理员，并在《档案借阅登记表》上登记归还信息。
4.2申请借阅者必须当天归还档案资料。
五、归还信息复核
5.1档案管理员认真复核申请借阅者归还的档案资料，复核该档案资料是否完整、准确，案卷是否整洁。
5.2复核无误后，档案管理员在《档案借阅登记表》上确认登记归还信息。
六、档案入库
档案管理员将归还的档案资料及时存放入原保存地点。
本流程自发布之日起开始执行，如有未尽事宜需申报中心主任批准执行。
行政部
二○一二年十二月十日。
档案管理流程及流程图
.
档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人的权限：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
工 关于此流程图的解释 作 每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存 流 档。
程
具体工作
结算资料接收
详 流程图 细 接收 →核对 →录入 →存档 工 接收合同要求： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进行一一核
（1.2）建立人事副档：
档案管 理专员
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限（1.3） 4、人事副档建立的权限
A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并
存档。
（1.3）人事副档建立的时限：
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
具体工作
对集团所有文书材料进行整理
流程图 详 细 收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订 工 关于此流程图的解释 作 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。 流 程
精选范本
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具体工作
文件借阅
档案借阅流程
档案借阅流程
一、申请借阅。
1. 申请人需提前填写《档案借阅申请表》，并注明借阅的档案名称、档号、借阅目的等信息。
2. 申请表需经主管领导审批签字，方可提交至档案管理部门。
3. 档案管理部门收到申请表后，将进行审核并安排借阅时间。
二、借阅流程。
1. 申请人携带有效证件到档案管理部门办理借阅手续。
2. 工作人员核对申请表和借阅人员信息，确认无误后办理借阅手续。
3. 申请人需在《档案借阅登记簿》上签字确认，并领取借阅通知单。
4. 借阅通知单需在规定的时间内归还，逾期需办理续借手续。
三、借阅注意事项。
1. 档案借阅仅限于阅览，不得擅自拆阅、涂抹、涂改档案内容。
2. 档案借阅期间需妥善保管借阅通知单，不得转借他人或遗失。
3. 借阅人员需在规定的时间内归还档案，逾期需承担相应的责任。
四、归还流程。
1. 借阅人员在规定的时间内携带借阅通知单到档案管理部门办
理归还手续。
2. 工作人员核对档案完好无损后，确认归还手续。
3. 借阅通知单归档案管理部门保管，借阅流程结束。
五、其他事项。
1. 如需复印档案内容，需提出书面申请并经档案管理部门批准。
2. 对于机密、重要档案的借阅，需经过相关部门的审批。
3. 档案管理部门有权根据实际情况对借阅流程进行调整，并及
时通知借阅人员。
六、结束语。
档案借阅流程的规范执行，有助于提高档案利用效率，保障档
案的安全和完整性。
借阅人员需严格遵守相关规定，共同维护好公
司档案的管理工作。
感谢大家的配合与支持！。
物业公司3-3 档案借阅及移交流程
流程图
说明
归还
4档案室
借出或调出
3档ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ室
核对审批手续
否
否
否
档案室
催还
是
是
1.经办人员填写《档案借阅审批表》或《档案移交审批表》（以下统称《审批表》）；
2申请部门负责人审核并签署意见，相关领导审批；
3档案室核对《审批表》的审批手续是否完整，不完整的退回申请人，让申请人补充完整；
4.档案室根据《审批表》借出或调出档案，让经办人在审批表上签字确认已签收，并登记《档案借阅台账》或《档案移交台账》；
5.档案室每天查看《档案借阅台账》，发现逾期尚未归还档案的应马上督促经办人即时归还；
6.归还档案时，档案室应核对已归还档案是否与《档案借阅审批表》一致，不一致的则要求补齐，符合要求的则在《审批表》上作归还标识，并更新《档案借阅台账》的归还信息。
档案借阅流程
档案借阅流程档案借阅一、流程（一）借阅人所在部门和归档部门不是同一部门时：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→归档部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。
（二）借阅人所在部门和归档部门是同一部门：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门审核→借阅办理。
（三）归档部门为空或归档部门就是档案管理部门，这种情况多为历史数据导入造成：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门指定档案审核部门→所指定的档案审核部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。
二、电子档案借阅具体操作步骤（一）借阅申请（档案借阅人员）1.档案借阅人员进入E6系统，点击“档案利用”—“我的借阅”，点击“档案借阅申请”，打开“借阅单”界面。
2.档案借阅人员在“借阅单”界面点击“添加档案”，打开档案搜索界面。
3.档案借阅人员在E6搜索界面搜索目标档案。
（可用普通搜索、高级搜索两种方法），并在档案条目的尾部点击“借阅”。
待借阅档案全部选定后，点击“待借阅列表”，回到“借阅单”界面。
4.档案借阅人员在“借阅单”界面依次填写：证件名称、证件号码、联系方式、借阅方式（选定借阅电子文件）、申请权限（选定阅读）、借阅期限、利用目的、事由。
全部填写完成后，在“借阅审批”栏中将表单“本部门领导审核”给XXX人（注意：审核人员不能是全局角色，而应该落实到具体个人），点击“提交审核”。
至此，由档案借阅人员操作的档案借阅申请工作完成，下面进入领导审核流程。
（二）领导审核流程（部门领导、档案部门领导）5.档案借阅人员部门领导点击“工作助理”—“工作提示”，在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单。
（档案借阅人员部门领导也可在“档案利用”—“借阅审批”，“借阅流程待办任务”中审核办理）。
（注意：“档案管理部门审核”不能是全局角色，而应落实到具体个人。
）如果如果档案借阅人员部门领导审核不同意，借阅表单移交给档案借阅人员；如果档案借阅人员部门领导审核通过，借阅表单移交给档案管理部门审核人员，从而进入下一流程。
档案管理流程及流程图
具体工作
借阅图书
流程图
详
细 查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档 工 关于此流程图的解释 作 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上
流 登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。
（1.2）建立人事副档：
档案管 理专员
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限（1.3） 4、人事副档建立的权限
A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并
存档。
（1.3）人事副档建立的时限：
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
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档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人
精选范本
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（1.4）人事副档建立的权限：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
档案工作流程图
工作流程图
一、档案、公文管理
（一）档案管理
1、归档流程
2、说明
1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、通知、文件、客户资料
2）归档
○1各部门将所需存档的档案整理成册；
○2本部门存档及移交档案室存档；
○3相关人员在《存档登记表》登记。
○4技术档案归档：由技术部自行建档并报档案室备案。
3、使用表格
存档登记表
（五）文件/档案查询、借阅管理
1、流程图
1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意；
2）由总经理批准行政部方可借阅。
3、使用表格
1）档案借阅登记表 2）公文查询登记表。
借阅档案转移流程
借阅档案转移流程
一、准备阶段
1.确定借阅档案的种类和数量
2.检查档案的完整性和准确性
3.确定借阅的时间期限
4.申请借阅档案的流程审批
二、档案借阅流程
1.填写借阅申请表
（1）包括借阅目的、借阅时间等信息
2.提交借阅申请表
3.档案管理员审核
（1）检查借阅条件是否符合规定
（2）确认档案的可借阅性
4.批准借阅申请
5.借阅档案
三、档案归还流程
1.归还档案前备份重要信息
2.填写归还登记表
3.归还档案给档案管理员
4.档案管理员确认归还（1）检查档案完整性（2）更新档案归还记录
5.档案归还流程结束
四、特殊情况处理
1.借阅期延长申请
2.档案遗失或损坏处理
3.拒绝借阅申请处理。