单位档案资料管理规定
单位档案管理制度(3篇)
单位档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
(一)档案收存的范围
1、行政档案：
①上级下发的各类文件
②发出的的各类文件
③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等
④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等
⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料
2、人事档案①编人员的档案材料②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案
②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文
一、引言
随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定
一、档案室资料的归档
1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用
1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输
1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
单位档案管理制度(三篇)
单位档案管理制度
一、总则
单位档案管理制度是为规范单位档案的管理行为，保护和利用单位档案而制定的，它是单位档案管理工作的基本依据和操作指南。
二、档案的定义与分类
1. 档案的定义：
档案是指记录单位活动及其产生的各类载体资料，包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案资料。
2. 档案的分类：
依据档案的内容、形式和用途，将档案分为以下几类：
(1) 机关档案：指行政机关、事业单位、企事业单位等所产生的档案。
(2) 社会团体档案：指民间组织、社会团体等所产生的档案。
(3) 个人档案：指与单位活动相关的个人档案。
(4) 其他特定档案：特定活动、特定事件或特定资源的档案等。
三、档案管理机构
1. 档案管理机构的设置：
单位应设立档案管理机构，负责单位档案的管理工作。档案管理机构应具备专业的档案管理人员和必要的档案管理设施设备。
2. 档案管理机构的职责：
(1) 负责单位档案的收集、整理、编目、归档等工作。
(2) 负责单位档案的保管、利用、复制等工作。
(3) 负责单位档案的鉴定、鉴定和销毁等工作。
(4) 负责单位档案的档案信息系统的建设和维护等工作。
(5) 负责单位档案的宣传、教育和培训等工作。
四、档案管理的基本原则
1. 法律依据原则：
档案管理应依法行政，遵循有关法律法规和政策的规定。
2. 整理归档原则：
档案应按照一定的顺序和规范进行整理和归档，以方便档案的管理和利用。
3. 完整性原则：
档案应保存完整，不得私自篡改或隐瞒档案的真实情况。
4. 安全性原则：
档案应得到安全保护，防止丢失、破坏或泄露。
5. 使用性原则：
事业单位档案管理制度细则
一、总则
为加强事业单位档案管理，确保档案资料的安全、完整、规范，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本事业单位实际情况，特制定本细则。
二、档案管理职责
1. 事业单位档案管理工作由档案管理部门负责，档案管理人员具体实施。
2. 事业单位各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案资料的真实性、完整性。
三、档案收集与整理
1. 档案收集范围：
（1）上级机关下发的各类文件、指示、通知等；
（2）本事业单位内部产生的各类文件、资料、报表等；
（3）各类合同、协议、会议记录、工作总结、规划等；
（4）人事、财务、资产、设备等各项管理工作产生的相关资料。
2. 档案整理要求：
（1）档案资料应按照档案分类、编号、编目等规范要求进行整理；
（2）档案资料应保持原貌，不得随意涂改、剪贴、折叠；
（3）档案资料应分类存放，便于查阅和保管。
四、档案保管与维护
1. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗等，确保档案安全。
2. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
3. 档案资料应按照规定期限进行归档、保管和销毁。
五、档案利用与保密
1. 档案利用应遵循以下原则：
（1）档案资料属于国家秘密的，按照国家保密法律法规进行管理；
（2）档案资料属于内部资料的，按照内部资料管理规定进行管理；
（3）档案资料属于公开资料的，按照公开资料管理规定进行管理。
2. 档案利用应按照以下程序进行：
（1）申请人填写档案利用申请表；
（2）档案管理人员审核申请表，确认档案资料可利用；
（3）申请人缴纳档案利用费用（如有）；
资料档案管理制度
资料档案管理制度
一、总则
为规范公司内部所有资料档案的管理流程、提高资料档案管理效率、确保资料档案的安全
性和完整性，特制定本资料档案管理制度。
二、管理范围
本制度适用于公司内所有部门的资料档案管理工作。
三、资料档案管理职责
1.公司领导：负责制定和审批相关资料档案管理政策，监督和检查资料档案管理工作的实
施情况。
2.资料档案管理部门：负责资料档案管理工作，具体职责包括资料档案的整理、分类、归档、检索、销毁等工作。
3.各部门负责人：负责本部门资料档案的管理工作，包括整理、归档、检索等工作。
4.员工：负责按照公司规定的流程和标准进行资料档案的管理工作。
四、资料档案管理流程
1.资料档案的整理和归档
公司内部所有资料档案需按照相关标准进行整理和分类，然后根据内容和重要性进行归档，归档后需标明文件名称、编码、日期等信息，并定期更新归档目录。
2.资料档案的检索
任何员工在需要查阅资料档案时，需向资料档案管理部门提交申请，经批准后方可查阅，
查阅后需及时归还并进行记录。
3.资料档案的借用和移交
如有资料档案需要借用或移交给其他部门或单位，需填写相关申请表并获得资料档案管理
部门的批准，同时需签订借用或移交协议，确保资料档案的安全性。
4.资料档案的销毁
公司内部资料档案如已经过期或无用，需按照公司规定的销毁流程进行处理，销毁后需填
写销毁记录并备案。
五、资料档案管理制度的执行
1.公司领导应定期对资料档案管理工作进行监督和检查，并定期评估资料档案管理制度的执行情况。
2.资料档案管理部门应建立健全相关管理制度、流程和标准，并对员工进行相关培训。
单位的档案管理制度
第一章总则
第一条为规范本单位的档案管理工作，确保档案信息的真实、完整、准确，保障档案的安全、有效保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节。
第二章档案管理范围
第三条本单位档案管理范围包括：
1. 财务档案：包括财务报表、财务报告、财务凭证、发票等；
2. 人事档案：包括员工档案、劳动合同、工资单、考勤记录、职称证书、培训记录等；
3. 技术档案：包括设计文件、技术报告、施工记录、质量检测报告等；
4. 事务档案：包括合同、招投标文件、投诉处理文件等；
5. 其他档案：包括声像档案、电子档案等。
第三章档案管理职责
第四条档案管理负责人负责制定、实施和监督本制度，组织开展档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全。
第五条档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，具体职责如下：
1. 收集：及时收集各类档案资料，确保档案的齐全完整；
2. 整理：对收集到的档案资料进行分类、编目、立卷，确保档案的规范化；
3. 归档：按照档案类别、保管期限等要求，将整理好的档案归档；
4. 保管：负责档案的存放、维护、保养，确保档案的安全；
5. 利用：为用户提供档案查阅、复制等服务；
6. 销毁：按照规定程序对到期档案进行销毁。
第四章档案管理程序
第六条档案收集
1. 档案收集应遵循全面、及时、准确的原则；
2. 档案收集范围包括本单位各部门、各岗位在工作中形成的各类档案资料。第七条档案整理
1. 档案整理应按照档案类别、保管期限等要求进行；
档案室资料管理规定
档案室资料管理规定
引言
档案室是一个极为重要的文献中心，所藏资料覆盖面广、内容丰富，是保护历
史文化遗产的载体，还是研究人文地理环境及社会历史经济文化等领域的重要辅助材料。为了更好地保护和管理档案室资料，制定档案室资料管理规定，对于规范档案的分类、保管、修缮、利用、借阅等工作都有重要意义。
管理规范
档案室的管理
1.档案室应当定期检查各类档案的价值和状态，并编制档案目录，建立
档案库存台帐记录存放位置、资料类型、件数等情况，严密查看档案资料的
保存状况，防止灰尘、虫蚀、机械受损等现象发生。
2.档案室应当在一年内至少进行一次收集工作，将所收集资料检索、登
记、归档，并经过严格分类，制定各类档案资料的保管期限。
3.档案室应当依据档案保密的需要，定期清理已过保管期限的档案资料，
并将清单报局领导审核批准后进行销毁。
档案的分类和编制
1.档案室资料应当按照主题性质和历史时期等原则分类编制，各类档案
资料必须守规矩归档，顺序排列。
2.档案应当建立档案业务系统，按照档案分类及其级别分别分工负责，
并分别确定档案负责人。
3.档案归档资料的资料编目及检索标线、标签等必须按照规定的格式书
写。
档案的修缮
1.对于已经受损的档案室资料，应当及时进行修缮。修缮涉及的范围包
括但不仅限于：描摹、复卷、封面挺直、糊口、重装和装订等。
2.对于受损严重难以修复的档案资料，可以复制存放在电子数据库等电
子媒介中，并对数字数据备份进行定时备份。
档案的利用和借阅
1.档案资料的利用，应按照档案室业务管理规定及国家相关规定实施，
并建立档案资料利用的申请存档制度。
档案室资料管理规定模版
档案室资料管理规定模版
一、引言
本规定旨在规范档案室资料的管理，确保档案室资料的安全、完整和便捷的管理和使用。所有工作人员都应遵守本规定，并加以执行。
二、基本原则
1. 法律合规：档案室资料的管理必须符合国家相关法律法规的要求，并遵循工作程序和规范。
2. 安全保密：档案室资料的管理应以安全和保密为首要原则，杜绝任何非法获取和泄露行为。
3. 整理分类：档案室资料应按照一定的分类和整理原则进行管理，确保资料的有序性和易查性。
4. 出借审批：档案室资料的外借必须经过相关审批程序，并在借出后做好记录和跟踪。
5. 定期检查：档案室资料应定期进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。
三、档案室资料的管理流程
1. 档案录入
1.1 所有进入档案室的资料都必须按照规定的程序进行录入，包括资料的名称、来源、时间等信息。
1.2 录入的资料应按照一定的分类进行归档，便于后续管理和检索。
2. 档案存储
2.1 档案室应设置专门的存储区域，确保档案的安全和完整性。
2.2 档案应按照一定的分类系统进行存储，同时应采取措施防止灰尘、湿气等对档案的损害。
3. 档案查询与使用
3.1 工作人员在需要查询或使用档案时，应填写档案查询申请表，并经过相关审批程序。
3.2 查询时，应按照档案编制的索引和分类系统进行查询。如遇到困难，可向上级部门或专业人员寻求帮助。
4. 档案外借管理
4.1 任何人员想要借阅档案，必须填写档案外借申请表，并经过相关审批程序。
4.2 借出的档案必须做好记录，包括借出人员信息、借档日期、归还日期等，并在归还后进行核对。
单位的档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范本单位的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统，防止档案的丢失、损毁和泄密。
2. 真实性原则：档案内容应当真实、准确，反映本单位的历史面貌和实际情况。
3. 保密性原则：严格保密档案，防止档案内容泄露。
4. 可利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有力支持。
第二章档案人员及职责
第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：
1. 制定和实施档案管理制度，确保档案工作的规范化、制度化。
2. 组织开展档案收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作。
3. 负责档案的保管、修复、复制、数字化等工作。
4. 提供档案查询、利用服务，确保档案的合理、合法利用。
5. 负责档案信息安全保密工作。
第六条档案人员应当具备以下条件：
1. 遵守国家法律法规，具有良好的职业道德。
2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识。
3. 具有较强的责任心和敬业精神。
第三章档案收集与整理
第七条档案收集范围：
1. 本单位在各项活动中形成的各类文件、资料、图表、声像等。
2. 外部单位与本单位有关联的文件、资料、图表、声像等。
3. 本单位各部门、各单位报送的文件、资料、图表、声像等。
第八条档案整理要求：
1. 按照档案类别、时间、文件编号等进行分类、排序。
档案室资料管理规定
档案管理规定
一、科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、为维护工作提供信息。
二、档案被分类编号放入档案柜妥善保管，有专人负责、专人管理。
三、各种材料摆放整齐，有相关的记录。
四、原则上图纸资料不外借，检查资料室并返回原始位置，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。
五、查阅资料时，要爱护资料，不允许撕扯和涂抹页面。
六、有收发、借用、退货记录。
七、未经领导批准，图纸、不得从外部装置借用材料。
八、打印图纸有记录，施工图的交付应记录在案。
九、如果借款丢失，原则上补还资料，否则罚款100元。
十、新设备随机资料移交档案统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。
十一、档案室所有资料、除数据管理员外，任何人都无权借用记录。
档案室资料管理规定
档案室资料管理规定
背景
档案室是一个机构或企事业单位中的重要部门，主要负责管理机构
或单位的历史文化、制度规章、业务数据等各类档案资料。档案室的
管理工作不仅涉及到档案资料的管理，也涉及到业务协调、服务保障
等多个方面。为了规范档案室的管理工作，制定一套管理规定，对于
档案室管理工作的推进具有重要的意义。
目的
本文旨在制定一套档案室资料管理规定，旨在规范档案室的管理工作，保证档案资料的安全、完整性，提高档案管理的效率和服务质量，确保档案资料随时能够进行查阅和利用，并保障档案室管理工作的正
常进行。
范围
本规定针对机构或企事业单位的档案室资料的长期保存、利用和管
理的过程。
术语
•档案资料：指机构或单位历史文化、制度规章、业务数据等经过鉴定已经有保存价值的书面、电子文件等记录材料。
•馆藏：指档案室收集和管理的所有档案资料。
•馆内流通：指档案资料在馆内的借阅、浏览、复制等行为。
•档案鉴定：指根据国家有关规定，将机构或单位的档案资料是否有保存价值进行鉴定、判定。
•保密：指对机构或单位档案资料中所涉及的国家秘密、商业秘密、个人隐私等涉密信息的保护和管理。
规定内容
1. 档案室管理的分类
档案室管理应根据档案资料的性质和用途来进行分类管理，建立不
同的档案库房：
1.文件库房：存放机构或单位的文件类档案资料，以文件装
订存放，标志悬挂在相应的架子上。
2.图片库房：存放机构或单位的图片类档案资料，以保护纸
或聚酯片为载体，分为黑白与彩色两类。
3.磁介质库房：存放机构或单位的电子档案资料，以光盘、
磁盘等数字媒体为载体，保证电子媒体的安全存放，可以进行定
资料、档案管理制度范文（3篇）
资料、档案管理制度范文
一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。
二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。
三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
四、资料归档范围
1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。
3、本公司的请示与上级部门的批复。
4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。
5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。
6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。
7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。
8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。
9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。
10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。
五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。
六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。
七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。
八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。
公司档案管理制度规定内容(10篇)
公司档案管理制度规定内容（10篇）
公司档案管理制度规定内容篇1
一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
公司档案保存管理制度规定
公司档案保存管理制度规定
一、目的与范围
制定本制度的目的，在于规范本公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、安全性、
可用性和保密性。本制度适用于公司所有部门及员工的档案保存和管理行为。
二、档案分类与归档要求
1. 按照档案的性质和用途，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别，并明确各类档案的归档时间、保存期限和责任人。
2. 每份档案应包含完整的内容，如相关文件、附件、审批记录等，并确保信息的真实性和
准确性。
3. 归档的档案应清晰标注档案编号、名称、日期等信息，便于检索和使用。
三、档案保存与保密
1. 根据档案的重要性和保密等级，采取相应的物理和技术措施保护档案安全，防止档案遗失、损坏或泄露。
2. 对于涉密档案，实行严格的访问控制和权限管理，仅限授权人员查阅和使用。
3. 定期对档案进行维护和检查，确保存储环境的适宜性，防止因环境因素导致的档案损害。
四、电子档案管理
1. 电子档案应备份至少两份，一份用于日常使用，另一份作为备用存档，存放在不同的存
储介质或地点。
2. 建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、信息化管理，提高档案检索效率和利用率。
3. 定期更新防病毒软件，确保电子档案不受病毒侵害，同时对重要数据进行加密处理，增
强数据安全性。
五、档案借阅与归还
1. 制定档案借阅流程，任何借阅行为都需经过审批，并由专人负责登记备案。
2. 借阅者应当爱护档案资料，不得随意涂改、折叠或损坏，使用完毕后应及时归还。
3. 归还的档案需由管理员检查确认无损后，方可完成归还手续。
六、档案销毁与转移
档案资料管理制度
档案资料管理制度
一、概述
二、档案收集
1.组织成员应按照规定时限提交和整理相关档案资料，确保资料及时完整。
2.档案管理员应对收集到的档案资料进行分类、整理和编号，并记录档案资料的基本信息和存放位置。
三、档案保存
1.档案资料应按照一定的分类编制和排列顺序，并采用合适的介质保存，以确保其长期的保存安全。
2.档案管理员应定期检查档案资料的保存状态，发现问题及时采取措施进行修复和调整。
四、档案利用
1.组织成员在需要使用档案资料时，应提出申请，并填写《档案利用申请表》，经档案管理员审批后方可使用。
2.对于涉及机密的档案资料，应限制访问权限，确保信息的保密性。
五、档案销毁
1.档案资料到期或者不再需要时应及时进行销毁，以防止无用信息的堆积。
2.档案管理员应按照销毁程序进行处理，并做好销毁记录，确保销毁
工作的可查证和可追溯。
六、档案安全
1.档案管理员应负责定期对档案资料进行备份，并将备份档案存放在
安全的地方，以应对突发情况的发生。
2.对于贵重档案资料或者涉及机密的档案资料，应采取更严格的安全
措施，确保其不被盗窃或泄露。
七、违纪处理
对于违反本制度的行为，组织应根据情节轻重给予相应的处罚，包括
口头警告、书面警告、工资扣除、调离岗位等。
八、制度宣传和培训
为确保本制度的有效实施，组织应定期进行相关制度的宣传和培训，
确保全体成员了解并遵守相关规定。
九、制度的修订
本制度须经组织内部相关部门的审批，如需修订，应经过严格评审和
讨论，确保制度的合理性和规范性。
总结：
通过建立档案资料管理制度，有助于组织内部档案工作的规范化和高
档案室资料管理规定
档案室资料管理规定
1. 管理原则
1.尊重档案资料的完整性、真实性和保密性；
2.严格遵循国家有关档案管理法律法规、规章制度及有关标准、规范和技术要求；
3.审慎处理涉密档案，符合国家的机密、秘密、绝密级别要求；
4.注重对历史、科技、艺术、文化价值的保护与传承，保护社会公共利益和公民合法权益；
5.依法提供档案利用服务，积极参与文化建设和社会发展。
2. 资料管理职责
档案室资料管理职责主要包括以下方面：
1.负责全面进行档案资料分类、鉴定、登记、归档、转移、移交、开架等管理工作；
2.工作中应立志于做到信息零散化程度尽可能高，文件保管程度尽可能严格，信息管理程度尽可能规范化，向更正规的数字化管理发展；
3.建立完善档案知识产权制度，保护档案的知识产权和版权，依法笃行档案保密制度；
4.申请档案资料和开放档案资料，保护公民、法人、社会团体合法权益；
5.实施保管制度，为档案资料提供安全保障；
6.协调对档案资料的利用，确保档案资料的科学、规范使用；
7.定期对档案馆藏的情况进行评估，有效地提高档案管理水平。
3. 档案资料收集工作
1.根据工作计划，确定收集时间、收集数量及收集标准等因素；
2.对进行的档案资料收集工作进行评估和监控，及时了解收集工作的完成情况；
3.建立档案资料收集评估制度，把握收集的量、质和速度；
4.加强査阅、核查工作，发掘各类档案资料。
4. 档案资料保存工作
1.严格按照国家的相关标准和规范处理档案资料，确保档案资料的完整性、真实性和保密性；
2.采取正确的技术措施和方法，确保档案资料的质量及长期保存；
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单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（1）
（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。
（4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。
五．档案和资料的保管
1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产
的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。
2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文
件与资料必须编号。
3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资
料室必须确保安全。
(1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不
得复制、使用保密档案。
(2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
(3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。
(4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。
(5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
六、档案资料的使用
1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有
严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、
借用，但需进行登记备案。
2.查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工
可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。
3.档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室
做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4.借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非
本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。
5.凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在
调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。
七、文件和资料的更改、销毁
1.已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更
改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。
2.技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计
文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。
3.文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行
文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。
4.对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，
原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。
5.对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员
会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。
八、其他
本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。
附件一：有关表格、清单样本
1.《受控文件和资料清单》
2.《档案移交（接收）登记》
3.《文件和资料更改通知单》
4.《文件和资料更改登记表》
5.《设计变更补充通知单》
6.《技术文件和资料处置表》
7.《终止执行文件和资料目录》
8.《申请销毁文件和资料目录》
9.《图纸资料存档清单》
10.《文件资料借阅申请单》
11.《文件资料借阅单》
附件二：工程项目资料归档范围
1.设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2.合同书及附件、协议、会议纪要
3.系统原理图、施工图
4.软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告
5.系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书
6.调试过程中的原始记录
7.竣工图
8.用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录
9.项目鉴定、获奖证书、用户感谢信
注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件