(档案管理)科技档案管理规定实施细则

深圳市燃气集团有限公司企业标准Q/SR G14.1-1999 科技档案管理规定实施细则1999年3月12日发布1999年3月12日实施燃气技术咨询委员会发布目录第一章总则 (1)第二章文件材料归档及保管期限 (1)第三章科技档案分类编号办法 (2)第四章科技档案的保管和统计 (7)第五章科技档案的鉴定和销毁 (9)第六章科技档案的利用和保密 (10)第七章科技文件材料复制和发放 (11)附录A 科技档案管理网络 (13)附录B 文件材料归档范围及保管期限表 (14)附录C 科技档案案卷质量要求与案卷整理方法 (23)深圳市燃气集团有限公司企业标准科技档案管理规定实施细则Q/SR G14.1-1999本标准依据《中华人民共和国档案法》《国营企业档案管理暂行规定》《科学技术档案工作条例》《深圳市工业企业档案分类试行规则》《深圳市城市建设档案管理规定》而制定、适用于本企业科技档案的管理。

第一章总则第一条为使集团公司深燃字[1997]53号文《科学技术档案管理规定的通知》更具有切实的可操作性，保证文件材料完整、准确、系统地收集归档，以利于档案信息的科学管理和开发利用，促进和服务于集团公司的经济发展，科学进步，特制定本细则。

第二条集团公司科技档案情报工作遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。

服从公司主管部门的领导，接受上级档案部门的检查考评。

第三条集团公司由总工程师主管科技档案情报工作。

科技档案情报管理应形成网络、详见附录A《燃气集团科技档案情报管理网络图》。

集团公司科技档案情报室和基层档案员应各负其责，共同做好集团公司科技档案情报管理工作。

第二章文件材料的归档及保管期限第四条文件材料归档范围详见附录B《文件材料归档范围及保管期限表》第五条文件材料归档时间一、各项技术管理工作中形成的文件材料，在第二年3月末要将应归档的文件材料组成案卷，属集团公司科技档案情报室建档保存的由有关部门及二级公司负责人审定后，交集团公司科技档案情报室归档。

属部门及二级公司建档保存的，应交本单位专（兼）职档案员归档。

二、基建工程项目竣工验收后的技术文件、图样，大工程六个月，小工程三个月内向集团公司科技档案情报室归档。

改建、扩建工程，其修改、补充项目的技术文件、图样，应随时向集团公司科技档案情报室归档。

三、管线工程项目竣工验收后一个月内交集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）归档。

（南油、宝安、龙岗地下管线部份交集团公司科技档案情报室，户内部份二级科技档案室自存）四、设备到货开箱验收后，随机文件材料立即向集团公司科技档案情报室归档。

五、产品通过鉴定合格后，限在一个月内向二级科技档案室归档。

产品创优或获奖后随时归档。

工艺工装图样及技术文件，经过工艺验收签字后一个月内向二级科技档案室归档。

六、设计任务完成后及时向二级科技档案室归档。

七、摄录人员收集的声像材料及时向集团公司科技档案情报室归档。

八、科研、技改、技革项目，在课题完毕成果鉴定后、或项目告一段落时，一个月内向集团公司科技档案情报室归档。

第六条文件材料归档要求一、文件材料归档质量要求按《科学技术档案案卷质量要求与案卷整理方法》（见附录C）二、文件材料归档手续：文件必须由本部门或项目负责人审定签字后，再向集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）移交。

移交时交接双方必须在资料交接登记簿上逐项登记、签名。

第七条文件材料归档份数一、凡属归集团公司科技档案情报室的文件材料，归档一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要归档两份。

二、凡不归属集团公司科技档案情报室的，或与集团公司科技档案情报室重复的副本文件材料，均在各部门及二级公司科技档案室存放，归入一份。

第八条文件材料保管期限（详见附录B）《文件材料归档范围及保管期限表》第三章科技档案分类编号办法第九条类目设置一、一级类目的设置集团公司科技档案设置九个一级类目。

即生产技术管理类、设备仪器仪表类、工民建筑类、储气(油)站类、供气管线类、工程设计类、产品类、声像类、科研（技改、技革、新技术发展）类。

集团公司科技档案一级类目表二、二级类目的设置（一）技术管理档案设十一个二级类目。

即档案管理类、科技情报管理类、燃气开发管理类、技术标准管理类、用户资料管理类、供气调度方案管理类、安全环保管理类、工程质量管理类、计量管理类、能源管理类、工艺管理类。

（二）设备及仪器仪表档案设五个二级类目。

即综合性文件材料类、仪器仪表类、压力容器类、购置设备类、单台设备管理类。

（三）工民建筑类档案设四个二级类目。

即办公楼类、厂房类、宿舍楼类、门市房类。

（四）储气（油）站档案设九个二级类目。

即液化石油气储配站类、液化石油气气化站类、液化石油气瓶组站类、加气站类、油库类、加油站类、天然气储配站类、天然气门站类、调压站类。

（五）供气管线档案设四个二级类目。

即市政管线类、小区管网类、楼栋管线类、区域管网类。

（六）工程设计档案设十个二级类目。

即多层类、高层类、庭院管线类、厨房类、市政管线类、瓶组类、气站类、规划类、别墅类、其它类。

（七）产品档案设四个二级类目。

即燃气用具类、设备及仪表类、电子类、工业气体类。

（八）声像档案类设四个二级类目。

即照片类、录象带类、光盘类、缩微片类。

（九）科研档案设一个二级类。

既科研课题类。

第十条二级以下（含二级）类目集团公司科技档案二级以下（含二级）类目表一、生产技术管理档案的分类及编号示意A ·4 ·1997年—01案卷顺序号年度类（三级类）技术标准类（二级类）生产技术管理类（一级类）二、设备及仪器仪表档案的分类编号示意B ·4 ·Q11F-25 ─01案卷顺序号型号类（三级类）仪表类（二级类）设备及仪器仪表档案类（一级类）三、工民建筑工程档案的分类编号示意C ·1 ·1 ─01案卷顺序号工程项目类（三级类）办公楼类（二级类）工民建筑档案类（一级类）四、储气（油）站工程档案分类编号示意D ·1 ·1—01案卷顺序号工程项目类（三级类）液化气储配站类（二级类）储气（油）站档案类（一级类）五、供气管线工程档案的分类及编号示意E ·1 ·1 —01案卷顺序号工程项目类（三级类）市政管线（二级类）供气管线档案类（一级类）六、工程设计档案的分类及编号示意F ·3 ·1998 —01案卷顺序号年度类（三级类）庭院管线设计类（二级类）工程设计档案类（一级类）七、产品档案的分类编号示意G · 1 · 1 — 01案卷顺序号产品规格（三级类）燃气用具（二级类）产品档案类（一级类）八、声像档案的分类编号示意H · 1 · 1998 ─ 01案卷顺序号年度类（三级类）照片类（二级类）声像档案（一级类）九、科学研究档案的分类及编号示意F · 1 ─ 01案卷顺序号××科研课题（二级类）科研档案类（一级类）第四章科技档案的保管和统计第十二条科技档案保管条件一、存放档案必须有专用柜架。

二、克服与限制损毁档案的各种因素：光、温度、湿度、虫、尘、火等。

三、维护档案的系统、整齐、严格执行档案的归档及保管期限规定，不齐全的档案不予验收。

四、维护档案的准确性。

建立底图、蓝图更改规章制度，随变随改，不得有误，做到物档相符。

五、保证档案的安全，存放地点安全可靠，设施齐全，符合保密要求。

六、阅览室为利用者提供查阅，抄写等方便条件，提高档案的利用率。

七、具有查找性参考总目录、分目录等。

有条件的要利用电脑检索。

第十三条技术要求一、存放档案的排架方法要自上而下，从左至右和便于查找。

二、底图存放必须平放。

三、存放胶片、照片、录像带、软盘、光盘等，要用特制的密封盒、胶片夹和影集等。

第十四条保证措施一、设置专门的库房、阅览室和办公室，便于保管和阅览。

二、库房通风：根据库内外温度、湿度的高低，调节库内温度、湿度，使其达到要求标准。

三、保持档案库房内清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠。

创造良好工作环境。

（一）防尘。

防止尘土进入库内一般要紧闭门窗。

有灰尘时，应用吸尘器或毛刷保证无灰尘。

（二）防火。

库房内禁止存放易燃物品，严禁吸烟，严禁明火装置和使用电炉。

应设灭火器材。

（三）防盗。

库房应安装防盗报警装置。

平时出入要锁门。

节假日必须封存。

（四）防光。

档案库房宜选用白炽灯，不宜采用自然光源。

应挂防光窗帘。

（五）防潮。

库房的温度应控制在14—18°C。

湿度应控制在50-65％。

应用温湿度表并作好记录。

（六）防虫、防鼠。

禁止在库房内存放食品及腐蚀物品。

在库房内放置防虫剂及灭鼠药品。

四、非档案室人员未经许可，不得进入档案库房。

不允许在库房内会客或从事其它活动。

五、每逢年底要进行库藏档案的清理核对工作。

做到帐、物相符。

对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

第十五条档案出入库管理档案出入库必须认真检查核对验收，并办理交接手续和登记造册。

第十六条档案管理帐簿的设置及填写要求一、帐簿的设置（一）集团公司科技档案情报室设有档案人员统计台帐，档案工作情况统计台帐（已采用电脑统计），档案利用效果登记，档案借阅登记簿，收进移出帐簿，文件材料交接登记簿，销毁清册等。

（二）部门及二级公司应设文件材料登记簿，借阅登记簿，案卷分目录、总目录等。

二、填写要求（一）填写帐簿应按帐簿设置内容以原始记录为凭据，逐项填写。

（二）如有漏项，在备注栏说明。

第十七条档案统计工作的方法、范围、内容及要求一、方法(一)统计工作由集团公司科技档案情报室负责，统计数据要以原始记录为依据，并做到准确，可靠。

（二）借阅档案的人次、卷数每半年统计一次。

（三）档案的利用效果每月收集一次。

（四）新入库的档案建立登记帐簿，便于统计新增档案状况。

二、范围（一）专（兼）职人员统计，档案工作情况统计。

（二）工作情况统计包括集团公司科技档案情报室，及建档部门、二级公司。

三、内容（一）专（兼）职人员统计包括姓名、部门、年龄、文化程度、专（兼）职、专（兼）管档案工作年限、专业程度、专业职务等。

（二）工作情况统计包括建档部门名称，现有档案资料数量。

利用人次和卷次，库房设备、归档率、完整率、准确率、查准率、指导次数等。

四、要求（一）有关二级科技档案室要在下一年一月底之前，将专（兼）职人员统计内容报送集团公司科技档案情报室。

每半年将工作情况统计内容报送集团公司科技档案情报室。

（二）集团公司科技档案情报室要将本室和二级科技档案室的统计情况输入电脑。

根据需要及时向上级主管局和档案局上报档案人员基本情况的统计、管理情况和基础数据。

第十八条原始记录、帐簿、报表的管理和归档一、二级科技档案室的原始记录、帐簿、报表，由专（兼）职科技档案员收集、整理、立卷。