OA办公系统用户手册.

企业信息化软件系列
目录
一系统简介 (7
1 界面风格及快捷方式 (7
1.1登录界面 (7
1.2主界面 (7
1.3“个人设定、消息设置”快捷方式 (8
1.4“修改资料、修改密码”快捷方式 (9
1.5“待办事宜”快捷方式 (9
1.6“我的职责”快捷方式 (10
1.7“发短信、发消息、发邮件”快捷方式 (10 1.8“提意见”快捷方式 (11
1.9“通迅录”快捷方式 (11
1.10“计算器”快捷方式 (12 1.11消息中心弹出式窗口 (12 1.12我的快捷方式 (13
二办公管理 (13
1 个人办公 (13
1.1我的消息 (13
1.2我的邮件 (14
1.3我的短信 (15
1.4我的名片夹 (15
1.5我的日程 (16
1.6我的会议 (16
1.7我的申请 (17
1.8我的计划 (19
1.9我的记事本 (20
1.10我的意见箱 (21
2工作流、表单 (22
2.1表单分类 (22
2.2表单设计 (23
2.3工作流管理 (25
2.4红头文件 (30
3 印章管理 (31
3.2私章审批 (32
3.3私章管理 (33
3.4公章管理 (33
3.5印章使用日志 (33
4 工作管理 (34
4.1手工注册OCX控件(可选 (34 4.2新建工作 (35
4.3待办工作 (38
4.4工作查询 (40
4.5工作监控 (40
4.6归档工作 (40
4.7委托设置 (41
5 计划管理 (41
5.1个人计划审批 (42
5.2部门计划审批 (43
5.3部门计划制订 (43
6 知识管理 (43
6.1知识大类 (44
6.2知识小类 (44
6.3知识管理员 (44
6.4我的知识 (45
6.5知识审批 (46
6.6知识排行 (47
6.7知识地图 (47
6.8知识检索 (48
6.9知识互动 (48
7 考勤管理 (48
7.1上下班时间、间歇时间 (48 7.2上下班登记 (49
7.3出差登记 (50
7.4加班登记 (50
7.5病假登记 (51
7.6事假登记 (51
7.7出差审批 (52
7.9病假审批 (52
7.10事假审批 (52
7.11考勤统计 (53
8 资源管理 (53
8.1资源分类 (53
8.2资源登记 (54
8.3资源调度 (54
9 会议管理 (55
9.1会议室管理 (56 9.2会议审批 (56
9.3会议记录 (57
9.4会议查询 (57
9.5网络会议 (57
10 车辆管理 (58
10.1车辆档案 (58 10.2驾驶员档案 (59 10.3车辆查看 (59
10.4车辆调度 (59
11 短信管理 (60
11.1常用短信 (61 11.2短信费用统计 (61
11.3短信授权 (61 11.4短信帐号余额 (61
11.5短信充值记录 (62
12 行政管理 (62
12.1企业公告 (62 12.2规章制度 (63 12.3意见箱设置 (63 12.4单位名录 (64 12.5视频点播 (64
12.6网络硬盘 (64
13.1设置调查项目 (67 13.2设置调查题目 (67 13.3查看原始数据 (68
13.4分析调查结果 (68
14 新闻管理 (69
14.1新闻分类 (69 14.2新闻撰稿 (70 14.3新闻审批 (70 14.4新闻查询 (70
15 项目管理 (70
15.1项目列表、跟踪、联系人、附件 (70 15.2项目查询、打印 (71
15.3客户维护 (72
15.4客户回访 (72
15.5客户提醒 (73
16 人事管理 (74
16.1维护员工工种信息 (74
16.2员工信息录入 (75
16.3员工信息查询 (75
16.4员工卡片 (76
16.5员工合同到期提醒 (76
16.6新培训活动制订 (76
16.7培训活动查询、打印 (77
16.8培训提醒功能 (78
17 辅助工具 (78
17.1万年历 (78
17.2中文繁简体转换 (78
17.3各地车牌信息 (78
17.4服务电话 (79 17.5度量衡转换 (79 17.6邮编区号 (79 17.7手机号码查询 (79 18系统管理 (79
18.1部门管理 (79 18.2职位管理 (79 18.3岗位职责设定 (79 18.4角色维护 (80 18.5角色权限 (80 18.6用户维护 (80 18.7用户查询 (82 18.8用户待办事宜 (82 18.9企业档案 (82 18.10在线用户 (82 18.11初始化密码 (83 19参数配置 (83
19.1模块管理 (83 19.2参数选项 (83
19.3自定义类型 (84
19.4打印纸张设置 (85
19.5快捷方式图标 (85
19.6公共快捷方式 (85
19.7登录日志查询 (86
19.8操作日志查询 (86
19.9清除日志 (86
19.10清除历史消息 (86
19.11IP地址查询 (86
一系统简介
1 界面风格及快捷方式
1.1 登录界面
登录时系统将自动判断当前用户的有效期和状态,如果非”正常”状态或者该用户帐号超出有效期范围,则将禁止登录。

提示:本系统的用户登录密码已采用md5加密算法,安全性高。

1.2 主界面
左上角:可用于放置企业自己的LOGO,方法为手工替换/images/logo.gif文件; 左中间条为快捷工具栏:可以快速打开常用的系统功能;
左下侧为菜单栏:根据每个角色的权限不同显示不同的内容;
右中间主区域为信息显示区域:在首页可以参与投票和快速查看各类信息;
最下方的状态显示信息栏:显示登录角色、登录时间等;
1.3 “个人设定、消息设置”快捷方式
每个登录用户可以设置自己的站内即时消息相关设置。

●是否需要提醒:即是否开通当前用户的站内消息提醒功能;
●消息提醒形式:图标闪动并弹出窗口(即有新消息时将自动在左下角闪动小图标并弹出
小窗口、仅图标闪动(即有新消息时只在左下角闪动小图标;
●提醒间隔时间:即当有未读消息时,系统每隔多长时间提示一次。

如果同时登录用户数
较多如超过20个,则推荐设置为5-10分钟提醒较适宜以减轻数据库的压力;
●消息提醒声音:即弹出消息的提醒声音。

●每个登录人员可以设置在使用各功能时的分页记录数,此项只对当前用户生效。

每页行
数设置为0时则不分页,即显示全部记录,这样当数据量过大时将导致浏览器响应速度变慢,所以不建议设置为0。

另外,每个登录用户可以设置自己的左侧菜单样式。

●每个登录用户可以配置自己的Smtp邮箱,用于实现对外网发送邮件。

具体设置可参考
下图所示,经过反复测试发现sohu免费邮箱的发送成功率较高。

注意:有些邮箱服务提供商会自动监测,如出现多次发送相同内容邮件将予以屏弊或限制该邮箱。

所以强烈建议不要设置成同一个邮箱。

每个登录用户可以设置自己桌面显示的内容、每项行数、显示顺序等。

1.4 “修改资料、修改密码”快捷方式
每个登录用户可以在变更联系电话时,自主修改自己的联系信息或登录密码。

1.5 “待办事宜”快捷方式
此功能可以让当前登录人员直接看到自己在本系统中未完成的全部工作记录数和摘要,在此的内容全部是系统自动产生,不能人为添加和修改。

提示:系统管理员可以提前对每个登录用户设定其应显示的待办事宜内容权限。

设置步骤:系统管理>用户待办事宜
1.6 “我的职责”快捷方式
此功能有助于推广企业的文化及岗位规范工作。

新用户可以随时点击该快捷方式了解本职工作内容及流程。

该职责维护模块:系统管理>岗位职责设定
1.7 “发短信、发消息、发邮件”快捷方式
便于同事之间办公交流时快速沟通的三种方式。

1.8 “提意见”快捷方式
行政人员可以预先增加若干”意见箱”,这样企业用户可以随时有好建议或好想法时直接点击该快捷方式,向意见箱管理员发送自己的意见。

意见发送后本系统可以自动用站内消息来提醒意见箱管理员查看意见。

意见箱设置模块:行政管理>意见箱设置
1.9 “通迅录”快捷方式
此功能方便用户想获悉各部门同事的联系方式时,直接点击即可弹出显示。

在此显示的内容
来自于“系统管理员>用户维护”,在此只能显示不能更改。

数据来源于用户档案。

1.10 “计算器”快捷方式
此功能方便用户在手中无计算器时使用,可进行复杂的数学计算功能。

1.11 消息中心弹出式窗口
当登录用户有最新站内消息时,系统将自动在窗口左下角弹出如下图小窗口,以提醒用户。

如果有多条未读信息,“下一条”按钮将可用,点击“历史记录”按钮可查看当前用户的全部历史短消息;单击“回复”按钮可直接回复对方短消息。

1.12我的快捷方式
每位登录用户均可以定义一套属于自己的外部应用程序(.exe快捷方式,实现让操作人员每
天只需打开本系统即可打开几乎全部的电脑程序,真正的平台化。

二办公管理
1 个人办公
1.1 我的消息
显示当前登录用户已收或未收的短消息,双击某条记录即可自动选中。

不能删除消息,目的是为了方便发送者可以跟踪对方是否已读取,同时节省重复数据导致的空间浪费。

提醒:这里的消息指站内消息,而不是手机短信。

显示当前登录用户发送出去的全部消息,同时可监督对方是否已读取。

不能删除消息。

可以群发消息,单击放大镜可以选项多个用户。

1.2 我的邮件
收件箱:显示当前用户全部已读、未读的站内邮件,可以点击标题浏览邮件内容或删除到废件箱。

发件箱:显示当前用户全部已发送邮件,可以删除到废件箱。

废件箱:显示全部被删除的邮件,可以在此彻底删除或还原到原位置。

草稿箱:显示全部预存的草稿邮件,可以将其删除到废件箱。

撰写新邮件:可以在此发送站内邮件或站外邮件,或者先暂时保存到草稿箱。

站内消息提醒收件人:即当邮件发送成功能将自动用站内消息提醒全部收件人去收信,内容由系统自动生成。

手机短信提醒收件人:即当邮件发送成功能将自动用手机短信提醒全部收件人去收信,内容由系统自动生成,同时只有在本系统中维护的手机号的用户才会收到短信。

同时该选框受权限控制,具体权限设置模块:手机短信>短信授权
注意:正常发送外网邮件的前提是已正确配置好了个人SMTP邮箱,配置方式:窗口右上角>个人设定>邮箱配置。

最多可以带3个附件,每个附件的大小均受本系统的相关参数限制。

站外邮件功能是利用Jmail组件来实现,如果使用免费smtp服务器包括163、126、gmail 等,可能发送到几十封就被邮箱服务提供商当作垃圾邮件给封了,可以考虑使用收费邮箱263等(只要不太过份不会有大事或公司自有网站的邮箱。

1.3 我的短信
这里的短信指的是手机短信,要正常使用此项功能,必须向短信服务商购买短信服务。

本系统已经集成短信接口,并可以成功发送到移动、联通、小灵通任意号码。

已发送短信:显示当前登录用户已成功发送完成的全部手机短信。

待发送短信:显示当前登录用户更入短信发送队列,等待发送的短信。

出现待发送短信的原因通常有短信自动发送程序运行忙、运行异常或短信充值余额不足等。

写短信:可以向单人或多人同时发送短信,并可以设定定时发送时间以实现定时发送。

由于此短信平台在发送时会追加注册帐号名称,所以短信内容相比正常短信要少几个字符。

1.4 我的名片夹
此功能用于管理个人的名片夹。

每个人可以增加、修改、删除属于个人的名片信息,同时只
可以查看别人的“共享名片”。

共享名片便于同事间共享一些通用的联系信息。

1.5 我的日程
此功能用于个人管理自己的日程安排,包括工作时间和非工作时间,界面风格和OutLook 非常类似,容易使用。

注意:由于此功能使用了大量的JS代码实现,所以使用时会比较消耗客户端的内存,有刷新相对缓慢的现象。

显示方式:选择工作周(不含六日、日查询、周查询三种显示方式;
显示工作外时间:即显示工作时间以外的其它业余时间的日程安排;
新建日程:单击该按钮或者在日程表中单击某一天的时段即可弹出新增窗口;
右侧的日历表:可快速定位显示到该日期上。

至今…的日程:根据日程安排的状态进行分别显示日程工作。

通过三种“优先”图标可以根据紧急程度来区分。

具体每个日程工作的“状态”和“优先”由个人手工在具体工作中修改。

1.6 我的会议
此功能用于管理个人发起组织的全部会议内容。

正常使用此功能的前提是在“会议管理>会议室管理”中事先维护了会议室档案。

会议的状态流程为:起草中(未正式生效的会议、送审中(将由会议室管理员进行审批、已审批(被会议室管理员审批通过的会议申请、已退回(由于时间冲突等原因被会议室管理员退回的会议申请、已完成(已经作完“会议记录”的会议申请
提示:选择不同的检索主题时系统将自动设置增加、删除、送审按钮的可用状态。

如只能删除和送审“起草中”状态的会议申请。

同时,点击上图中不同状态的“会议主题”在弹出窗口下方看到的按钮将不同,如只有“已审批”状态的会议记录可以使用“发送通知”按钮,通过选择“站内消息通知参加人员”或“手机短信通知参加人员”复选框并点击该按钮将自动向会议“参加人员”发送提醒信息,并由系统自动生成提醒内容,非常方便。

1.7 我的申请
此功能可以用于个人对公司的各类办公资源、车辆进行申请,申请记录将由指定资源管理员或车辆管理员审批才能生效。

每个人只能增加他的申请,而不能修改和删除。

提示:正常使用此功能必须提前在“车辆用品”中维护相关信息才行。

状态包括:审批中(新提交的申请、已同意(被管理员审批通过、已拒绝(被管理员拒绝
单击“申请资源”按钮可以新增相关资源申请,首先选择“资源分类”然后选择“申请资源”,填写其它信息后点击“检索状态”按钮系统可以自动检索在相同时间范围内是否存在有冲突的其它申请,如果没有冲突则最后点击“保存”按钮即可。

提示:系统没有严格限制不让其冲突时保存,由审核人员自行判断。

保存时可以选择用站内消息或手机短信自动提醒该“资源分类”的管理员尽快完成审批。

单击“申请车辆”按钮可以新增相关用车申请,车辆申请时可以选择“保存并送审”在审批后才使用。

1.8 我的计划
此功能用于管理个人的各种年度、季度、月度等不同周期的工作计划。

状态按顺序包括“录
入、审核中、评价中、完成”四种。

单击“增加”按钮,首先输入计划的概要信息,当选择“按半年、按季度、按月份”不同项时,“选择周期”将自动刷新下拉框对应变换值为:
●选择按半年时,下拉框值为“上半年、下半年”
●选择按季度时,下拉框值为“一季度、二季度、三季度、四季度”
●选择按月份时,下拉框为“01月、02月…12月”
最后点击“保存”按钮,系统将自动显示出更多按钮。

然后可新增该项计划的具体“工作项”
细节,比如第一步作什么、第二步作什么等。

保存工作项后返回,选择指定下拉框中的“计
划审批人”和通知方式(站内消息或手机短信,最后点击“送审”按钮就可以了。

点击我的计划的“总体目标”标题时,根据计划状态的不同其弹出窗口显示的内容也将不同。

如只有“录入”状态的计划可以修改、删除各类信息;
“审核中”和“完成”状态的计划只能查看;
“评价中”状态的计划可以输入自我评价内容然后向“审批人”提交评价。

1.9 我的记事本
此功能用于管理个人日常记事、查看回顾历史事件时使用,最主要的是可以设定循环周期事件,如每周三下午5点都要参加公司会议时将不必重复添加事件,系统将自动根据循环条件自动显示,以提醒您不要误过这些事件。

相比“我的日程”功能查询效率要高一些。

可以选择“按月查、按周查、按日查”三种方式
来显示事件。

在日历表上将显示出事件主题,点击后可以查看明细内容。

单击日历表每个方格的左上角的小按钮可以新增该日的事件。

提前n天提示我:设置此项后,在每次打开“我的记事本”时系统将自动判断如果有要提示的事件则会在右下角弹出一个小提示窗口。

重复周期:可以按日、周、月、年、隔周(即跳跃式、隔月来设定当前事件的重复规律,并可以指定一个最终日期。

预约人员:可以通过站内消息或手机短信在保存成功后自动提醒这些人员参予此项事件。

1.10 我的意见箱
首先当前登录人员必须是意见箱管理员,此功能会显示当前登录人员所负责的意见箱中的全部意见,单击意见标题可以查看意见详细内容,意见箱管理员可以删除意见。

意见箱管理员设置模块:行政管理>意见箱设置
2工作流、表单
整体工作流功能的使用流程如下:
(1首先通过“表单设计”功能设计好要在各个工作流程中使用的文档表单,如收文单、
发文单、请假单、费用申请单、项目申请单、报表填报单等各种文档单据。

具体内容包括表单样式、表单中需要权限控制的字段、表单中可以使用的印章等。

(2然后通过“工作流管理”,创建各个工作流程的基本信息,例如收发文流程、请假流
程、项目报销流程、数据申请流程等。

具体内容包括流程名称、流程步骤、审批模式、审批人员选择、超时时间等。

(3再通过“工作流管理”模块的图形化界面,对各个流程的各个步骤设定经办人员、
经办部门或经办角色权限;根据流程的分支设置分支跳转条件;根据流程相关人员的权限设定其“可写字段”。

(4再通过电子印章相关模块,创建个人的私章或单位公章,并作好授权管理。

(5接下来,每个用户就可以在“工作管理>新建工作”中选择定好表单后,点击相关操
作中的“新建工作”来发起一条新的工作流程申请。

(6流程撰写完成后保存并提交,系统将自动根据流程的分支和授权流转到下一步骤,
并自动提醒下一步骤人员尽快审批。

审批人收到审批通知后,可通过“工作管理》待办工作”对该条工作流程进行审批。

(7如此一步一步向下传递,中间管理人员可以随时通过“工作管理》工作监控”进行
流程监控和催办提醒。

如果有特殊情况,审批人员需要临时将流程审批权限委托他人代办,则可以通过“工作管理》委托设置”模块进行委托授权。

(8最后,可以通过“工作管理》归档工作”模块对已经流转结束的工作流程进行分类
归档操作。

2.1 表单分类
此功能用于增加、修改、删除表单的分类信息。

2.2 表单设计
此功能用于增加、修改、删除工作流中要使用的表单模板信息。

提示:请不要删除已在工作流程中使用的表单。

单击“增加”按钮,选择表单类别,输入表单名称、选择面向的用户范围后。

接下来,开始表单的详细设计:
可添加到表单的选项有:
1插入常规输入框:适用于单行、不需要限制特定用户才能填写、不作为流程分支判断条件、通用类的内容输入框。

2插入数据输入框:适用于强制必须输入数字、不需要限制特定用户才能填写、不作为流程分支判断条件的单行输入框。

3插入文本输入框:适用于多行、不需要限制特定用户才能填写、不作为流程分支判断条件、通用类的内容输入框。

如下图:
4插入日期选择:适用于日期类(年月日的输入框。

5插入复选框:适用于可以多项选择的输入项。

6插入下拉列表:适用于可以单项选择,且限制一些备选值的输入项。

目前最多支持50个备选项。

如下图:
7插入印章域:即当需要在表单的某个区域使用个人私章或单位公章时选择此项。

插入此项前必须先添加并选中一个“电子印章”类型的字段,如下图:
8插入用户姓名:即自动插入填写表单时的登录用户姓名。

9插入用户部门:即自动插入填写表单时的登录用户所属部门名称。

10插入用户角色:即自动插入填写表单时的登录用户所属角色名称。

11插入用户职位:即自动插入填写表单时的登录用户所属职位名称。

12插入当前日期:即自动插入填写表单时的系统日期(年月日。

13自定义宏控件:即可以通过组合一些表达式,来实现自由定义出要显示的表单内容。

如工作名称、流程名称、部门名称、角色名称、用户姓名、年月日时分秒、星期等。

关于表单字段的功能说明如下:
(1如果输入框不做任何条件比较仅用于输入值,则默认选择【常规表单字段】即可。

(2如果是用于数值比较的字段,请新增【数字型】表单字段,并在选择该新增字段的前提下,插入数字输入框;
(3如果是用于字符串比较的字段,请新增【常规型】表单字段,并在选择该新增字段的前提下,插入常规输入框;
(4如果是用于放置电子印章的字段,请新增【电子印章】字段,并在选择该新增字段的前提下,插入印章域;
重点提示:
(1设计表单时,如果新增了某"数字型字段",则只能在表单中出现一次,否则将会在
新建工作并提交时一直报"...有必填字段..."等相关提示。

(2请在插入表单元素前,先在文本编辑器中要插入的位置点击一下鼠标,使光标出现
在该处,否则将不会插入任何内容。

(3如果在表单模板中有相同名称的字段(位置如下图,右击各表单元素后选择“属性”
即可查看,则系统在流程的条件判断中将默认只取表单中第1个控件的值,如果第1个控件无值,则系统就会判断为未取到值。

2.3 工作流管理
此功能用来完成对各类工作流程的新建设计、修改、删除、查看和复制流程等操作。

首先在左侧树上选择本次要进行流程设计的表单(一个表单可对应多条流程,然后在右侧即可看到历史已新建好的流程列表。

单击“新建工作流”按钮,在弹出窗口输入流程名称等信息,细节提示如下:
●对应表单:默认已选中且不可修改;
●流程状态:只有“正常”状态的工作流才可以正常选择和使用;
●允许监控用户:即在“工作管理》工作监控”模块中允许监控此流程的用户范围,范围
外的用户将不能监控此流程;
●使用人部门:即限制可以使用此流程的相关部门,只有选中部门下的用户才可
以查看并
使用此流程,其它用户在“工作管理》新建工作”中无法看到此流程。

●结束后归档:即提前指定好当此流程全部流转结束后,默认归档存放的文件夹
目录。

注:归档文件夹可以在“工作管理》归档工作”模块中维护。

●文号:可以理解为当用户发起一条新工作流程时,系统为该流程自动创建好的一个流程
标题。

●允许修改文号:即在发起新工作流程时,是否允许用户再次编辑修改系统自动生成的文
号。

●自动文号表达示:即定义系统生成文号的规则,详细表达示规则可点击后面的问号图标
查看。

●自动编号计数器:即相同流程下开始编号的起步数字,如设置为0则代表从0开始计数,
设置为5则代表从5开始向后计数。

●自动编号位数:即流水号的位数,如设置为3,则代表为001、002、003、004…;如设
置为5,则代表00001、00002、00003、00004…等。

示例:如自动文号表达式为“京府发BH[{Y}{M}]{N}号”,自动编号计数器为0,自动编号位数为3,则用户在基于此流程新建第1条工作时,其标题将自动命名为“京府发BH[201108]001号”。

基本信息和工作文号输入完成后,如果点击“保存并关闭”按钮则只保存当前概要信息而不会进行下一步设置;如果点击“下一步复制流程”则可以基于目前已有的流程快速创建出新流程。

这两步操作比较简单我们不作重点介绍,下面我们介绍下设置节点的操作。

点击“下一步设置节点”将进入图形化的流程设计界面,在空白处右击“新建步骤”,细节提示如下:
●步骤序号:即此流程各节点的步骤先后顺序,默认由系统自动生成也可以手工修改。

●步骤名称:输入当前步骤的名称概要。

●步骤位置:“开始”代表流程的第1步;“中间段”代表流程中的中间环节;“结束”代
表流程的完成终止。

●下一步骤:即用于维护当前步骤和下一步骤之间的流向,可以多选。

●审批模式:“仅一人通过审批即可向下流转”即如果当前步骤有多人可以参与审批,当
其中任意1人执行了审批操作即可通过,其它人将无需再审批;“必须全部人员通过审批才能向下流转”(也可以理解为会签即如果当前步骤有多人参与审批,且必须全部审批通过才能向下流转;
●审批人员选择:“审批时由当前用户从指定人员中选择”即预先为能够参与当前步骤审
批的用户确定好人选,在实际流程执行过程中用户只能从这些备选人员中选择;“审批时由当前用户指定人员”即不预先准备,完全由用户在实际流程执行过程中自由选择。

●如果当前节点在n小时仍未审批,则自动结束:即超过设定时间后仍未审批,则自动
结束。

如果不想让流程由于某环节的人员未及时审批而自动结束,则可以设定一个较大的值如100。

●允许终止审批:即用户可以在当前步骤提前终止当前步骤的审批。

●允许编辑附件:即用户可以在当前步骤在线编辑该流程上传的相关附件文档。

●允许删除附件:即用户可以在当前步骤删除该流程上传的相关附件文档。