公文的概念、特点与分类

公文的概念、特点与分类

一、文书、公文及文件的概念

文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。包括行政公文、事务文书、公关文书、财经文书、法律文书和生活文书等常用文体。文书是公文、书信、契约的统称，外延最大。根据文体功用、行文方式及语言风格等方面的差异，文书可分为行政文体（公文）、财经文体、法律文体及科研文体等种类。

公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权，处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是治理国家、管理社会的重要工具。公文是公务文书的统称，外延较文书小；从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。从狭义角度讲，公文分为两大块：中国共产党的公文，中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。

文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。

二、公文的特点

公文具有如下几个特点：

法定性：公文是由法宝机关或组织制发，内容具有法定权威和法定效力；

政策性：公文是处理公务问题的工具，内容要符合党和国家各项方针、政策；

实用性：公文是为完成某项工作或者针对某公务活动而制发，为解决实际问题；

时效性：公文有严格时间要求，是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用；

规范性：公文不是可以任意撰写的文种，其文体、格式有统一标准和要求。

三、公文的分类

公文也即公务文书，概括地说，主要包括两大种类：一类为行政机关公文或行政公文，即国家有关机构与部门正式规定的公文文种，它又称法定公文或通用公文，：如决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等；另一类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，由于适用于不同的社会行业或领域，所以它又称通用文书或常用文书，如：工作总结、工作计划、调查报告、讲话稿和述职报告等。

我们可以从不同的角度，依照不同的标准，对公文进行分类。常用的分类法有以下三种：

1、按行文关系和行文方向分类

可分为上行文、平行文、下行文三种。

上行文是指下级机关向上级机关呈送的公文，如请示、报告等。

平行文指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函等。通知有时也可作为平行文。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。

2、按照紧急程度分类

可分为特急、急办和常规公文。

公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。

3、按机密等级分类

可分为绝密、机密、秘密和普通公文。

绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。